多任务工作

多任务工作

一个人同时处理多件事情的工作状态
“多任务工作”指的是当前很普遍的工作状态,一个人同时处理多件事情,比如以下这个常见的画面:写一会报告,刷一下网页,查一下资料,收一下邮件,回去做一下数据,点开微信回应一下,再回去贴图表……诸如此类。今天这个时代,专注在一件事情上,已经近乎不可能了。每个人手上都有一大堆任务,同时开着Word、Excel、PPT,微信和QQ总是同时闪动好几个头像……似乎,不能同时处理这些事情,就是能力不够。
    中文名:多任务工作 外文名: 适用领域: 所属学科: 释义:批一个人同时处理多件事情 如何避免:1. 冥想、2. 利用白噪音等 影响:谋杀你的效率

概述

互联网时代,人们在工作生活中往往在多屏之间频繁切换自己的注意力,有研究认为这可能会导致大脑结构的改变,对情绪调节不利。但如果保证合理的分配以及适度的时间,也可能改善思维效率。

细数一下人们身边的多媒体设备,互联网电视、电脑、手机、平板、电子书以及层出不穷的可穿戴设备,除了睡眠时间,许多人几乎一刻也离不开它们。从某种意义上来说,屏幕构成了现代人生活的主体部分。这些屏幕之间,没有严格的区分,而是一种联动的关系。正因如此,人们在工作生活中往往在多屏之间频繁切换自己的注意力,一边看电视一边用平板,一边用电脑一边用手机。这种多屏时代的使用习惯究竟是带给人更多的欢乐,还是加深大脑多任务工作的负担?

原因

实施多任务时,会让大脑充满应激激素和肾上腺素,而它们会导致大脑无法清晰地思考。

人类大脑并不适合同时完成多任务。当有人认为自己正在实施多任务时,其实他们只是从一项任务快速地切换到另一项任务。而且,他们每一次这样切换,都是在消耗认知能力。这就意味着,我们在消耗葡萄糖(大脑燃料)越快,我们的大脑就会越来越疲惫和混乱。多任务阻止了深度思考、创造性思维,因为我们大脑思维一直在不断切换,每一次都是从头开始。造成的结果是,思维越来越没新意,思考越来越肤浅。

分析

1.多任务工作,会占用我们的认知资源

明尼苏达大学商学院教授Sophie Leroy,在一篇2009年的论文中,提出了一个概念,叫做“注意力残留”(Attention residue)。

他指出,当你从一项未完成的任务A,切换到任务B时,由于A还没有做完,你的大脑中会有一部分资源,仍然在对A进行处理和运算,你会抑制不住地回想到任务A,从而抑制你对于任务B的投入。

这部分仍然在处理任务A的资源,就叫做“注意力残留”。

一方面,“注意力残留”会占用我们大脑的认知资源,降低对任务B(以及其他任务)的投入程度。

另一方面,“注意力残留”会在我们的认知中造成“多目标焦虑”,从而使我们产生“认知负担”(Cognitive Load),降低我们在任务B上面的表现。

什么是“认知负担”?简单举个例子。当你来上班的时候,我告诉你:你今天要写完一篇1万字的报告,写不完不许下班——你是不是会觉得晴天霹雳?

一整天,这个任务都会沉甸甸地压在你的心上,让你心神不宁。你会不由自主地担忧:要是我完不成怎么办?怎样做才能尽快写完?

我相信,你这一天的工作,一定表现得非常糟糕。

这就是认知负担。当一个人大脑中同时存在着越多的目标和任务,他就会越焦虑,用于处理任务的资源会减少,状态也会下降。

所以,我们常常看到,如果一个人脑子里装了太多的事情,他会表现得魂不守舍,对别人的话经常听不进去,刚交待的事情也很容易忘记——这就是因为,沉重的认知负担,使他难以腾出更多的资源来处理额外的信息。

这两个效应加在一起,共同降低了我们的工作效率。

本质上,人对于未完成的事物,会有一种强烈的冲动,想去把它完成,否则就会一直想到它——这称为“契可尼效应”。

所以,在工作A和工作B之间来回转换,不但不会提高效率,反而会不断地加重这种焦虑感。从而使你无论在处理哪项任务时,都会因为受到干扰而降低表现。

2.多任务工作,会干扰我们的工作记忆

你也许有一点体会:当你从别的任务切换回去之后,你会忘记之前在想什么。

人的“工作记忆”(WT)空间,是非常狭小的——它只能同时存放4个单位。即使你通过组块、分类等方式,把大量信息聚拢起来,但也很难超过4个单位的限制。

而当你切换出去,哪怕只有几秒钟,对新信息的处理,也会占据你的工作记忆。由此带来的后果就是,你刚刚建立起来的记忆,瞬间就被清除出去。

你只能从长时记忆(LTM)中,通过仅存的痕迹,尝试着把那些信息再次聚集、组合起来。

先不提这个过程耗费的时间,更严重的后果是,也许一个刚刚诞生的点子,就这样消失了,再也回想不起来。

3.多任务工作,摧毁了我们进入“心流”的可能性

进入“心流”的条件之一,就是全心投入的专注——当你所有的念头都集中在“如何更好地操作来克服困难”时,你就更容易从微小的反馈中获得激励,心流也就应运而生。

而多任务工作,恰恰摧毁了我们对任何一个任务的投入和专注。

所以,看起来高效的“多任务工作”,实际上恰恰是效率的杀手。

实际上,“多任务工作”的危害,可能比你想的更严重。

2014年的一项研究指出,仅仅是几秒钟的走神(比如检查一下微信、看一下邮件),也会造成错误率的显著上升,甚至可以高达两倍。

密歇根大学的一个研究团队表示,在企业中,多任务工作几乎无处不在——每个人在工作的时候,都难免要接一下电话,跟同事讨论工作,或是回应老板的询问。而这些“多任务”带来的后果是什么呢?

它会降低一个团队20%-40%的工作效率。

这是一个很可怕的数字。

早在2012年8月,伦敦奥运会中奥运观赛和移动设备就开始紧密融合。用户在观看电视画面和报道之后,还会用智能手机或平板电脑获取更多赛事、运动员信息。据谷歌透露,在奥运会进行的某些时刻,来自平板电脑和智能手机的搜索量,甚至超过了电脑。观众观看行为的改变也让广播公司开始思考“多屏化”的赛事转播模式。

这种观看行为的变化也被称作为“第二屏效应”。国际著名的市场调研公司尼尔森公司在一项研究报告中指出,第二屏、社交网络和电视观看行为的融合,正在提升看电视的体验和乐趣,观众观看节目的满足感、幸福感加深,第二屏甚至导致人们看电视的时间延长。

然而,近期英国撒克萨斯大学的研究人员发表在美国学术期刊PLoS One的一项研究指出,同时观看或操作多台媒体设备可能会导致大脑结构的改变,对情绪调节不利。

撒克萨斯大学萨克雷意识研究中心的研究人员针对75名志愿者的脑部进行了扫描,与此同时调查他们平时使用智能手机、电脑、看电视、看纸质媒体的习惯。分析结果发现,从脑部结构来说,同时使用多个电子设备的调查对象的前扣带皮层体积更小,而且,同时使用电子设备的数量越多,前扣带皮层内的灰质密度就越小。

据北大心理系教授沈政解释,前扣带皮层从广义来说是大脑皮层前额叶的一个组成部分,它与情绪、情感的调节作用有关,同时还与执行监控和注意的调节作用有关。比如,儿童注意多动缺陷障碍就与该区域的脑功能失调相关。

撒克萨斯大学的研究人员担心多媒体多任务工作可能对普通人的认知能力、社会心理健康状况产生不利影响。

如何避免

那么,如何避免“多任务工作”对我们造成的负面影响呢?

1、冥想

如果你即将开始一项工作,而大脑中还残存着许多杂念时,不妨先闭上眼睛,深呼吸,尝试着与它们和解,告诉自己不要焦虑。

很多时候,给自己一些正面的心理暗示,以及通过一些操作——比如用悠长、缓慢的深呼吸,刺激分泌内啡肽,传达出“平静、舒缓”的信号,可以让身体镇静下来,降低自己的焦虑水平。

深呼吸的时候,不妨回想自己以前的优秀表现,想象那些正面的、令人兴奋的场景,提高整个人的信心,提高大脑的活跃程度。

这会有助于把注意力,集中在手头即将开始的工作上。

2、向自己提一个问题,尝试去解决它

问题,是最能够吸引注意力的东西。

在开始一项工作之前,提一个问题,并在工作中寻求答案,会为你的工作增加乐趣,提高对其的注意力。

举个例子,在做一份PPT之前,可以问自己:我这份PPT的亮点是什么?我可以如何呈现这个亮点?

或者,在读一个章节之前,问自己:作者是如何解释他的论点的?跟同类相比,好在哪里,有哪些缺漏?

这样一来,就可以把枯燥的工作,变成一个寻求答案、解决问题的过程。这可以显著提高自己集中精力的意愿。

3、利用白噪音

我写作的时候,往往会去星巴克。如果在家里,也会插上耳机,播放白噪音。

什么是白噪音?咖啡馆背景的嘈杂声,树林里的风声,流水声,火炉噼啪的声音,路人杂乱的交谈声,等等。

这些声音,一来,不含有任何信息量——因此它们对大脑来说是低优先级的,不会给大脑造成任何负担;二来,它们可以掩盖各种突兀的、细小的噪音,从而帮助你跟环境隔绝起来。

也可以听轻音乐,但是注意,不要听有歌词的音乐,也不要听摇滚、金属等律动感太强的音乐,因为它们会吸引你的大脑。

4、将琐事集中在同一个时间段处理

不要急着应答微信、QQ、邮件,专心致志做你的工作,等告一段落或者感到疲倦,再休息一下,将这些琐事一一搞定。

可以参考《如何高效的管理时间?3个清单介绍给“忙碌”的你》,分别把不同的事项写入三个清单,再分门别类打开,处理,划掉即可。

如果你并不是一个作息非常非常规律的人,不要使用番茄钟。你应该按照自己的状态和精力安排工作,而不是听从闹钟的安排。

5、隔绝干扰

如果可以,在做每天最重要的工作时,挑一个单独的、确保不会受到任何干扰的地方工作。

当然,很多时候,这一点主要看公司,而不是看自己。

令人振奋的是,越来越多的公司,开始意识到这一点的重要性。比如,在办公室里设置“沉思空间”,设置“单人办公隔间”、员工可以自行寻找空房间使用,允许员工到咖啡馆办公,允许员工远程办公,等等。

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