檔案數字化:企業開展業務活動的憑證性信息記錄-中文百科頻道

優勢

檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性：

一、提高經濟效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，緻使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反複印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、提高辦公效率

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，幹部的任用、幹部的提拔都需要詳細準确的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無牆界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增強檔案原件保護

将紙制檔案轉變為數字化電子檔案後，檔案的使用更加安全。尤其對曆史久遠的檔案材料，數字化處理後無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理後，防止了部分檔案篡改的行為。

内容

檔案數字化管理：

數字化幹部人事檔案管理系統是對傳統幹部人事檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒别、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現幹部檔案的網上浏覽和遠程查借閱功能。

按照幹部檔案業務工作流程，經過系統管理員的授權，單位内部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱幹部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。系統全面運行後，可以大大提高工作效率，提升幹部工作服務的水平和質量，實現幹部檔案由管理向幹部信息研究與利用的質的轉變。

檔案數字化采集：

從檔案實體庫提卷後，首先拆卷、校對檔案頁數、區分高掃、平掃材料，然後進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然後由專人再次對檔案原件及數據進行審核，确認無誤後，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準确可靠的數據信息。在整個過程中，各環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

檔案數字化查閱：

以組織系統專用資源網為網絡基礎，采用B/S(浏覽器/服務器)模式架構，在組織系統内部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

集團企業解決方案

檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業的核心信息資源與重要資産。集團企業具有機構龐大、下屬單位較多且層次複雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業，實現集中部署應用、分級管理，構建立體式企業數字檔案館，是集團企業數字檔案管理最佳解決之道。紫光利用當前最先進的标準規範、信息技術，推出面向集團企業的數字檔案館解決方案。

網絡拓撲結構

紫光檔案管理系統企業版支持集中式、分布式部署和存儲，集中或分級管理模式。對于網絡條件比較好的集團企業，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設模式，基于企業内部網絡，将檔案信息資源集中存放在總部，如下圖所示。通過網絡實現下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息共享、彙總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平台和統一的權限管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、浏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛拟檔案信息中心。