把"内容"連起來管理
就在這時候，出現了另類的思考。如果制作一個新的系統，把上述提到的那些M放進去，則多半是由上而下的結構，也就是把下層原來運行的系統、原來分散在各處各種格式的數據，移植到上層，建立一個龐大系統，形成一個龐大的集中式數據儲存庫，這樣，工程浩大是在意料之中的。但是，一個創新的構思正好相反，是從下而上，下層的原有運行的系統與數據，不論分散在什麼地方、也不論什麼格式，都可以維持不動、繼續運行。然後用轉換的方式，把數據轉換成中性如XML的格式，作為與别的系統銜接溝通的共同語言，再由一個信道把這些系統串連起來。概括來說内容管理，是把現有各個底層的數據，建立一個共同的目錄控管機制，各個系統處理數據的軟件，都依此目錄配送，使數據流動橫跨各系統，既不必制造一個集中的龐大數據庫，也不必更改現有系統的運行。這種模式的建立，自然較傳統的作法省時省錢，風險也大為降低。Agari的Mediaware系統即是一例。 内容管理的順暢，有賴于内容的結構化，因為隻有結構化，才能對内容分類、索引、排序、搜尋。利用XML相關工具，來制作結構化的内容，正是内容管理的基礎建設。這項基礎建設，無疑是内容管理的重要程序，也是一項十分艱苦的工作，更是實時企業所需要付出的代價。
内容管理的發展趨勢
内容管理發展到今天，時間并不長，其價值也未被充分挖掘，還具有很大的發展潛力。Ovum咨詢公司把内容管理分為工具和服務兩個領域，認為到2004年CM工具和服務的市場規模将發展到53億美元和80億美元。目前C軟件市場主要有兩類産品，一類産品功能比較豐富，主要面向企業級用戶，如Microsoft、IBM等公司提供通用平台性c、1解決方案；還有一類是内容管理的專項技術提供商，如Verity提供知識檢索，Micromedia提供内容創作平台等。
從技術和應用角度來看内容管理的未來發展，可能會有以下幾個趨勢：一是内容管理雲化；二是應用範圍的繼續拓展；三是和業務應用更加緊密結合，應用集成将成為内容管理解決方案所必須要考慮的問題；四是技術應用的進一步深化；五是和知識管理趨向融合，并最終成為知識管理解決方案的組成部分。
(1)内容管理雲化已經成為一種趨勢，正在成為雲計算的主流服務，将雲計算和内容管理相結合，具有高集群性和拓展性，可為不同主體、多級組織，随時、随地、按需提供内容豐富、形式多樣、可擴展的内容管理雲服務。用戶無需購買軟件，按需使用、按需付費，節約軟硬件購置和維護成本，即可享受安全、便捷的雲服務。
内容管理雲主要提供電子文檔雲、搜索雲、電子表單雲、網站雲。電子文檔雲可以看作是升級的網盤、雲盤，搜索雲可看作是内部的百度、谷歌網盤一般重在文檔的在線存儲，但像文檔版本管理、組織權限管理、外鍊權限管理、組織内外部協同工作管理等這些企業服務就比較少提供了。像開普互聯有着十多年的内容管理開發經驗，在這些方面有着豐富的經驗，曾為國家質檢總局、國家衛計委等部門提供過服務。所謂内部的百度，就是對電子文檔雲提供的搜索服務，比如最近數字北京推出的‘首都之窗網站群雲搜索門戶’就是這種服務的集中應用。”
“電子表單雲可以為企業提供一個高效的電子表單設計、分發、回收、統計的平台。比如國家信息中心利用這個服務，可以快速對相關行業進行摸底普查，為一些專項改革提供數據。網站雲可以對政府和大型企業的網站群進行高效管理，快速實現模闆、框架、發布、同步、移動端的管理。這在文化部、中石油等網站群内容管理中發揮了重要作用。”
(2)内容管理應用範圍的拓展，主要表現為兩種方向的”E”-CM。第一個”E”是Enterprise，是指内容管理将從辦公自動化以及某些局部應用拓展到整個企業，形成企業内容管理。Gartner Group在2001年給出了 企業内容管理的定義，将它定位為”運用技術對貫穿企業的内容進行創建、捕獲、分發、客戶化以及管理的過程”。另一個”E，，是E-business，如果說 企業内容管理主要強調對企業内部管理，而E-buSiness的内容管理主要強調電子商務交易中對整個内容 價值鍊的管理，使企業能夠和供應商、合作夥伴、客戶之間能夠實現充分的内容共享。
(3)和業務應用的結合也是内容管理發展的必然趨勢，因為内容管理最終還是要服務于具體的業務過程。這很大程度上是一個系統和應用的集成問題，它需要消除應用(如ERP、SCM、CRM等)之間妨礙内容應用的界限，使企業能夠充分感知市場和用戶的需求并做出快速響應。如在微軟的Content Management Servet 2001和CRM的集成方案中，客戶使用Web站點輸入個人特征信息，這些信息存儲到CRM中，而Content Management Server2001訪問這些數據并根據客戶特征管理客戶訪問到的内容，如果客戶特征發生變化，提交給客戶的内容也自動變化。
(4)内容管理中技術應用的深化主要表現為更多智能手段的引入，目前的内容管理解決方案具備了檢索、工作流、版本控制等基本功能，處理的智能性尚還不高；文檔自動分類技術、文本挖掘、Web挖掘、poital等技術也有了一定的應用，但必定還會發展出更智能化的内容處理技術，如語義分析、自然語言理解、智能代理等。
(5)内容管理将逐漸和知識管理趨于融合，這主要是歸因于内容管理的很多功能和知識管理相比并不具備獨特性。而且在目前内容管理和知識管理各自的應用中，也沒有顯示出太多的差異性，這其中一個原因是因為知識管理尚處于初步階段，更多強調的恰恰是内容管理的功能。随着知識管理應用的深化，很多内容管理解決方案提供商可能會将其标簽改為”知識管理”。
中國大地保險企業内容管理實例
成立于2003年的中國大地财産保險股份有限公司是我國第一家由國有獨資金融企業吸收境内外優質資産參股設立的全國性财産保險公司，也是全國第四家擁有“國”字品牌的财産保險企業。作為亞洲最大的再保險公司中再集團旗下唯一一個直保的财産保險公司，中國大地保險2007年保費規模即突破100億元，目前市場排位穩居第五，綜合實力位居全國第四。
作為擁有35家省級分公司，遍布全國将近1700家機構，業務複蓋機動車輛險、人身險、再保險、特殊風險等不同業務的保險業龍頭企業，中國大地保險在處理車險和人身險業務時，同樣面臨着高效管理大量文檔、圖像等非結構化内容、及時準确提供關鍵信息的壁壘。雖然中國大地保險的蓬勃發展和業務擴張在業内實現了跨越式發展，開創了“大地現象”并取得了驕人成績，但其采用的以行政區域為單位的層級性授權管理體系，即根據總公司、分公司、中心支公司的組織架構，進行逐級核保授權管理的車險核保系統，已無法滿足公司業務量的不斷增長，中國大地保險遇到了四大問題。
首先，伴随着業務量的增長，冗長的業務層層審批流程不得不增加相應的核保和管理人員，無形中增加的人員成本導緻了公司核保管理運營成本率，無法通過業務增長得以提升，更無法體現規模效應從而取得最佳經濟效益。
其次，原有核保系統采用的是業務平均分配形式，有經驗和經驗較少的核保人員都在一個平台混合作業，從而導緻了經驗豐富人員耗費大量的精力處理簡單任務；而經驗較少人員遇到複雜任務時無法立即做出決策。
第三，分級核保授權模式需要企業對業務進行逐級審批，冗長的流程無法确保業務處理效率。
最後，漫長的各層核保權限調整流程，使得公司無法快速、高效地應對企業運營模式的變化。
為解決日益凸顯的需求，實現對核保系統的信息化發展目标，中國大地保險與IBM展開緊密合作，搭建了全方位的核保運營體系，有效的管理了企業内海量信息，形成了完善的閉環管理模式。可以為中國大地保險提供一整套策略及實踐，通過分工、統計、監控和檢查四方面搭建完善的核保運營體系，實現與流程相關内容的抓取、管理和分享，幫助中國大地保險從内容中獲得價值的最大化。
管理者通過ECM技術可實時監控運營情況，及時有效地發現問題，避免任務阻塞。通過量化的工作報表，可以更合理的進行分工和考核，這不僅提高了基層對核保效率的滿意度，更提升了企業在開展業務時的核心競争力。同時，ECM項目的實施大幅提升了中國大地保險在全部時段、工作時段、值班時段的核保處理時效，特别是工作時間，比原來節省了50%。除此之外，基于新系統的核保運營管理更将系統配置、系統測試、上線準備三方面的核保流程變更周期時間也大幅縮短。
通過部署IBM企業内容管理解決方案，中國大地保險成功構建了全新核保運營管理體系，提高了核保系統的運行效率、準确性和成本效益，提升了訂單、客戶、員工等信息管理的高效性及企業決策的有效性，率先在車險和人身險服務領域實現了内容生命周期的靈活化管理，将基于内容的流程化管理運營效率顯着提高一倍。
此外，該項目的成功實施不僅優化了中國大地保險關鍵業務流程，降低風險、削減成本并提高收入，更增強了中國大地保險業務能力，助力業務人員更快地響應不斷變化的業務挑戰，率先在車險和人身險服務領域實現内容生命周期的靈活化管理。
中國大地财産保險股份有限公司信息技術部負責人舒南燕表示：“在如今互聯化的世界裡，信息就等于機會，明天的優勝者将會是那些善于通過管理和分析信息來提高核心競争力的企業。因此，若能高效、規範的管理好人員、設備和系統生成的每一個與我們息息相關的信息，我們會赢得更多的市場競争優勢。随着企業的發展，業務的流程化轉型是我們加速信息化發展的重點，同時也對我們的系統提出了更高的流程化管理需求。 IBM ECM解決方案有效地幫助我們搭建了新的核保運營管理體系，管理了我公司内部系統信息，我們可以更好地将人員和信息相連，提取商業智能，進而挖掘更廣泛的市場商機。”
協達内容管理在中石油的應用
對于石油石化企業，擁有種類繁多的各類企業文檔等數據，如何對其進行管理、分類、保管、應用、處置及利用曆來是一個繁重、耗時、耗力的事。經常出現“要找的數據找不到，不想找的數據淹了腳”等現象。尤其是重要的科研、專業生産、法規遵從需要的信息和數據，石油石化企業缺乏一個好的辦法将這些數據安全地分類歸檔存儲起來，在需要時能夠方便地快速找到。目前在企業内容管理方面的窘境對于石油石化企業不僅是一個挑戰，更是一個迫切的業務需求。
企業内容管理不僅可以為企業提供面向應用的企業内容管理策略、全面且細化的企業内容模型、安全動态共享平台、快速的遷移及回遷。還可以為企業集中、科學、有效地管理企業重要的資産、數據信息；安全保密地存儲信息、數據、文檔；為企業對數據和信息的應用提供安全、動态、高效地共享；建設企業級數據管理中心應用平台；集中管理分散在個人、部門或企業中的數據文檔；為資源有效共享提供可能，以此來提高企業生産、科研、經營活動工作效率；安全方便的保存數據、信息、數字文檔、有效利用和共享企業内容資源，推動跨部門、跨專業的協同工作，為核心業務的科學決策提供全面共享的信息服務，同時為“知識型企業”的建設奠定良好的基礎。
IBM根據石油石化企業的特點，把企業内容管理細分為三個部分：企業文檔管理部分、企業數據信息管理部分、數據遷移存儲及回遷管理部分。可以幫助企業管理内容、優化和内容相關的業務流程，同時滿足法規要求和企業下一步商業智能數據挖掘需求。
