采購管理

采購流程

采購計劃

采購計劃管理對企業的采購計劃進行制定和管理，為企業提供及時準确的采購計劃和執行路線。采購計劃包括定期采購計劃（如周、月度、季度、年度）、非定期采購任務計劃（如系統根據銷售和生産需求産生的）。通過對多對象多元素的采購計劃的編制、分解，将企業的采購需求變為直接的采購任務，系統支持企業以銷定購、以銷定産、以産定購的多種采購應用模式，支持多種設置靈活的采購單生成流程。

采購訂單

采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應商确認訂單、發貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉的各個環節進行準确的跟蹤，實現全過程管理。通過流程配置，可進行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經過到貨質檢環節後檢驗入庫等，在整個過程中，可以實現對采購存貨的計劃狀态、訂單在途狀态、到貨待檢狀态等的監控和管理。采購訂單可以直接通過電子商務系統發向對應的供應商，進行在線采購。

發票校驗

發票管理是采購結算管理中重要的内容。采購貨物是否需要暫估，勞務采購的處理，非庫存的消耗性采購處理，直運采購業務，受托代銷業務等均是在此進行處理。通過對流程進行配置，允許用戶更改各種業務的處理規則，也可定義新的業務處理規則，以适應企業業務不斷重組，流程不斷優化的需要。

交易管理

(Transaction)

較初級的采購管理多為對各個交易的實施和監督。其特征為：·圍繞着采購訂單(PO，PurchaseOrder)；

與供應商較容易的讨價還價；

僅重視諸如價格，付款條件，具體交貨日期等一般商務條件；

被動地執行配方和技術标準。

采購合同

(Procurement)

采購對于供應商來說就是他們的訂單。

随着對前期大量訂單的經驗總結和彙總以及管理技能的提高，管理人員意識到供應商管理的重要性；同時，根據自身的業務量分析(ABC法)，整個Logistics系統的要求，合理分配自身的資源，開展多個專案管理。這個階段的特征為：

圍繞着一定時間段的采購合同，試圖與供應商建立長久的關系；

加強了對供應商其他條件的重視，如訂單采購周期(LeadTime)、送貨、經濟批量、最小訂單量和訂單完成率；

重視供應商的成本分析；

開始采用了投标手段；

加強了風險防範意識。

策略采購

供應鍊管理(StrategicSourcing-SupplyChainManagement)比較新的概念策略性采購，其特征是：

與供應商建立策略性夥伴關系；

更加重視整個供應鍊的成本和效率管理；

與供應商共同研發産品及其對消費者的影響；

尋求新的技術和材料替代物，OEM方式的操作；

充分利用諸如跨地區，跨國家的公司(工廠)的集團力量集中采購；

更為複雜，廣泛的應用投标手段。

其中，集中采購的手段正被愈來愈多的公司采用。集中的概念事實上包含兩層含義：集中集團内各分公司/各工廠的采購量；采購量集中給少數的供應商，以圖獲取規模效應帶來的節省。更進一步的工作，是盡可能地減少材料的規格或标準，以圖從供應商在原料采購和生産加工收益中帶來節省。

管理制度

采購是現代物流鍊中的一個基礎環節，它的管理狀況關系着整個物流鍊的進程。因此搞好公司的采購管理工作，對整個公司的經營活動的進行至關重要。

具體做法

一、采購工作管理目标

二、采購管理系統

三、采購管理工作内容

四、标準采購作業程序

五、标準采購作業細則

六、公司采購規程

七、采購工作實施辦法

八、采購入庫驗收管理規定

産品銷售制度

産品銷售是公司實現利潤與經營目标的關鍵環節因此産品銷售是現代公司最重要的一項管理制度一家公司缺乏現代的産品銷售管理制度不一定賣不出産品但肯定不能達到最好的效果現代公司的産品銷售管理制度主要有以下幾個方面

一、年度銷售計劃管理制度

二、銷售方針計劃書

三、銷售管理制度

四、銷售促進計劃

五、産品定價管理制度

六、産品降價銷售管理規定

七、特約銷售組織制度

八、公司特約銷售經營制度

九、公司經銷商年度獎勵辦法

十、業務員開拓新客戶獎勵辦法

十一、公司銷售人員管理制度

十二、銷售人員考核與獎懲辦法

十三、賣場服務标準

十四、售後服務管理制度

十五、客戶投訴經濟處罰細則

十六、客戶投訴行政處罰條例

十七、客戶投訴管理制度

十八、客戶投訴案件處理辦法

十九、客戶提案意見處理規定

倉儲管理制度

倉儲管理與采購管理一樣也是現代物流管理的一個重要環節做好倉儲管理工作對于保證及時供應市場需要合理儲備加速周轉節約物資使用降低成本以及提高企業的經濟效益都具有重要作用因此倉儲管理制度已成為現代公司管理制度中的重要組成部分它主要包括以下幾個方面

一、公司倉庫規劃管理制度

二、庫存量管理工作細則

三、公司物資儲存保管條例

四、公司儲存管理辦法

五、公司材料編号辦法

六、倉庫管理辦法

七、公司産品領用細則

八、公司發貨管理規定

九、退貨管理規定

十、進貨管理規定

十一、調貨管理規定

十二、出庫管理規定

十三、商品進出庫管理規定

十四、公司産品保管條例

十五、倉庫安全管理辦法

管理辦法

标準采購作業程序

采購作業内容是從收到"請購案件"開始進行分發采購案件，由采購經辦人員先核對請購内容，查閱"廠商資料"、"采購記錄"及其他有關資料後，開始辦理詢價，于報價後，整理報價資料，拟訂議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥後，依核決權限，呈核訂購。詳細作業程序及要點如：

采購作業程序及要點

标準采購作業細則

請購

第一條請購部門的劃分

各項材料的請購部門如下：

(一)常備材料：生産管理部門

(二)預備材料：物料管理部門

(三)非常備材料：

1、訂貨生産用料：生産管理部門

2、其他用料：使用部門或物料管理部門

第二條請購單的開立、遞送

(一)請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管審核後依請購核決權限呈核并編号(由各部門依事業部别編訂)，"請購單(内購)(外購)"附"請購案件寄送清單"送采購部門。

(二)需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統購材料，請購部門應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。

(三)緊急請購時，由請購部門于"請購單""說明欄"注明原因，并加蓋"緊急采購"章，以急件卷宗遞送

(四)材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應于"請購單"上注明"試車檢驗"及"預定試車期限"。

(五)庶務用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制"請購單"提出請購。

第三條免開請購單部分

(一)下列總務性物品免開請購單，并可以"總務用品申請單"委托總務部門辦理，但其核決權限另訂，其列舉如下：

1、賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。

2、招待用品：飲料、香煙等。

3、書報(含技術性書籍及定期刊物)、名片、文具等。

4、打字、刻印、報表等。

(二)零星采購及小額零星采購材料項目。

第四條請購核決權限

(壹)内購：

1、原物料：

(1)請購金額預估在1萬元以下者，由科長核決。

(2)請購金額預估在1萬元至5萬元者，由經理核決。

(3)請購金額預估在5萬元以上者，由總經理核決。

2、财産支出：

(1)請購金額預估在2000元以下者，由科長核決。

(2)請購金額預估在2000元至2萬元者，由經理核決。

(3)請購金額預估在2萬元以上者，由總經理核決。

3、總務性用品：

(1)請購金額預估在1000元以下者，由科長核決。

(2)請購金額預估在1000元至1萬元者，由經理核決。

(3)請購金額預估在1萬元以上者，由總經理核決。

附注：凡列入固定資産管理的請購項目應以"财産支出"核決權限呈核。

(二)外購：

1、請購金額預估在10萬(含)元以下者，由經理核決。

2、請購金額預估在10萬元以上者，由總經理核決。

第五條請購案件的撤銷

(一)請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于"請購單(内購)"或"請購單(外購)"第一、二聯加蓋紅色"撤銷"的戳記及注明撤銷原因。

(二)采購部門辦妥撤銷後，依下列規定辦理：

1、采購部門于原請購單加蓋"撤銷"章後，送回原請購部門。

2、原"請購單"已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由物料管理部門據以将原請購單退回原請購部門。

3、原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。

□采購

第一節一般規定

第六條采購部門的劃分

(一)内購：由國内采購部門負責辦理。

(二)外購：由國外采購部門負責辦理，其進口庶務由業務部門辦理。

(三)總經理或經理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價。專案用料，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理采購作業。

第七條采購作業方式

除一般采購作業方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：

(一)集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。

(二)長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準後通知各請購部門依需要提出請購。

第八條采購作業處理期限

采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。

第二節國内采購作業處理

第九條詢價、比價、議價

(一)采購經辦人員接獲"請購單(内購)"後應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經核準得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析後議價。

(二)若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應檢附資料并于"請購單"上予以證明，經主管核發後，先會使用部門或請購部門簽注意見後呈核。

(三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量)，采購經辦人員于議價後，應于請購單"詢價記錄欄"中注明，經主管簽認後呈核。

(四)對于廠商的報價資料經整理後，經辦人員應深入分析後，以電話等聯絡方式向廠商議價。

(五)采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單後，按一般采購程序優先辦理。

(六)"試車檢驗"的采購條件，采購經辦人員應于"請購單"注明與廠商議定的付款條件呈核。

第十條呈核及核決

(一)采購經辦人員詢價完成後，于"請購單"詳填詢價或議價結果及拟訂"訂購廠商""交貨期限"與"報價有效期限"經主管審核，并依請購核決權限呈核。

(二)采購核決權限

第十一條訂購

(一)采購經辦人員接到經核決的"請購單"後應以"訂購單"向廠商訂購，并以電話或傳真确定交貨(到貨)日期，同時要求供應商于"送貨單"上注明"請購單編号"及"包裝方式"。

(二)若屬分批交貨者，采購經辦人員應于"請購單"上加蓋"分批交貨"章以資識别。

(三)采購經辦人員使用暫借款采購時，應于"請購單"加蓋"暫借款采購"章，以資識别。

第十二條進度控制及事務聯系

(一)國内采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以"采購進度控制表"控制采購作業進度。

(二)采購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制"進度異常反應單"并注明"異常原因"及"預定完成日期"，經呈主管核示後轉送請購部門，依請購部門意見拟訂對策處理。

第十三條整理付款

(一)物料管理部門應按照已辦妥收料的"請購單"連同"材料檢驗報告表"(其免填"材料檢驗報告表"部分，應于收料單加蓋"免填材料檢驗報告表"章)送采購部門，經與發票核對無誤，于翌日前由主管核章後送會計部門。會計部門應于結帳前，辦妥付款手續。如為分批收料者，"請購單(内購)"的會計聯須于第一批收料後送會計部門。

(二)内購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。

(三)短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。

(四)超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。

第三節境外采購作業處理(含進口事務、關務)

第十四條詢價、比價、議價

(一)外購部門依"請購單(外購)"的需求日及急緩件加以整理，并依據供應廠商資料，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業，但因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于"請購單(外購)"注明外，原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或經分析後議價。

(二)請購的材料規範較複雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規範并簽注意見後，會請購部門确認。

第十五條呈核及核決

(一)比價、議價完成後，外購部門應填制"請購單(外購)"，拟訂"訂購廠商""預定裝船日期"等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權限核決。

(二)核決權限

1、采購金額以CIF美元總價折合在×××元(含)以下者由經理核決。

2、采購金額以CIF美元總價折合超過×××元以上者由總經理核決。

(三)采購案件經核決後，如發生采購數量、金額的變更時，請購部門應依更改後的采購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改後的核決權限低于原核決權限時仍應由原核決主管核決。

第十六條訂購與合同

(一)"請購單(外購)"經核決送回外購部門後，即向廠商訂購并辦理各項手續。

(二)需與供應廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及拟妥的長期合同書，依采購核決權限呈核後辦理。

第十七條進度控制及異常處理

(一)外購部門應以"請購單(外購)"及"采購控制表"控制外購作業進度。

(二)外購部門于每一作業進度延遲時，應主動開立"進度異常及反應單"記明異常原因及處理對策，據此修訂進度并通知請購部門。

(三)外購部門于外購案件"裝船日期"有延誤時，應主動與供應廠商聯系催交，并開立"進度異常反應單"記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。

第十八條進口簽證前("請購單(外購)"核準後)的專案申請

(一)專案進口機器設備的申請?專案進口機器設備時，外購部門應準備全部文件申請核發"輸入許可證"，申請函中并應請求"國貿局"在"輸入許可證"加蓋"國内尚無産制"的戳記及核準章，以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅。

(二)進口度量衡器及管理物品時，外購部門應于申請"輸入許可證"之前準備"報價單"及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核準進口。

第十九條進口簽證

外購材料訂購後，外購部門應即檢具"請購單(外購)"及有關申請文件，以"申請外彙處理單"(需在一星期内辦妥結彙時，加填"緊急外購案件聯絡單")送進口單位辦理簽證。進口單位應依預定日期向"國貿局"辦理簽證，并于"輸入許可證"核準時通知外購部門。

第二十條進口保險

(一)FOB、FAS、C&F條件的進口案件，進口單位應依"請購單(外購)"外購部門指示的保險範圍辦理進口保險。

(二)進口單位應将承保公司指定的公證行在"請購單(外購)"上标示，以便貨品進口必須公證時，進口單位憑以聯絡該指定的公證行辦理公證。

第二十一條進口船務

(一)FOB、FAS的進口案件，進口單位(船務經辦人員)于接獲"請購單(外購)"時，應視其"裝運口岸"及"裝船期限"并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船隻裝運。

(二)進口單位(船務經辦人員)應将所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進口結彙經辦人員，于"信用狀開發申請書"列明，作為信用狀條款，向發貨人指示裝船。

(三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應于"請購單(外購)"上注明，避免在信用狀指定船公司而委由發貨人代為安排裝船。

第二十二條進口結彙

進口單位應依"請購單(外購)"标示的"間發信用狀日期"辦理結彙，并于信用狀(L/C)開出後以"開發L/C快報"通知外購部門聯絡供應廠商。

第二十三條稅務

(一)免貨物稅及"工業用證明"的申請

1、進口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應于"輸入許可證"核準後，檢具必需文件，向稅捐處申請，經取得核準函後向海關申請免貨物稅。

2、除"免憑經濟部工業局證明辦理具結免稅進口"的項目外，其他合于免稅規定的人造樹脂類材料，外購部門應于開發"信用狀"後檢具必需文件向經濟部工業局申請"非供塑膠用"證明，以便于報關時據此向海關申請依工業用物品稅率繳納進口關稅。

(二)專案進口稅則預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應于進口前，檢具有關文件，憑以向海關申請稅則預估，等核準後并辦理分期繳稅及保證手續。

第二十四條輸入許可證、信用狀的修改

供應商成本公司要求修改"輸入許可證"或"信用狀"時，外購部門應開立"信用狀、輸入許可證修改申請書"經呈核後，檢具修改申請文件送進口事務科辦理。

第二十五條裝船通知及提貨文件的提供

(一)外購部門接到供應商通知有關船名及裝船日期時，應立即填制"裝船通知單"分别通知請購部門、物料管理部門及有關部門。

(二)外購部門收到供應商的裝船及提貨文件時，應檢具"輸入許可證"及有關文件，以"裝運文件處理單"先送進口單位辦理提貨背書。

(三)提貨背書辦妥後，外購部門應檢具"輸入許可證"及提貨等有關文件，以"裝運文件處理單"辦理報關提貨。(四)管理進口物品放行證的申請：進口管理物品時，外購部門應于收到裝運文件後，檢具必需文件送政府主管機關申請"進口放行證"或"進口護照"，以便據此報關提貨。

第二十六條進口報關

(一)關務部門收到"請購單(外購)"及報關文件時，應視買賣、保險及稅率等條件填制"進口報關處理單"連同報關文件，委托報關行辦理報關手續，同時開立"外購到貨通知單"(含外購收料單)送材料庫辦理收料。

(二)不結彙進口物品，進口單位(郵寄包裹則為總務部門)應于接獲到貨通知時，查明品名、數量等資料，并會外購部門确認需要提貨者再行辦理報關提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關時關務部門應開立"外購到貨通知單(含外購收料單)"通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯絡單簽收後，送處理部門處理。

(三)關稅繳納前進口單位應确實核對稅則、稅率後申請暫借款繳納。

(四)海關估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應立即通知外購部門提供有關資料，于海關核稅後14天内以書面向海關提出異議，申請複查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進口單位應于"進口報關追蹤表"記錄，以便督促銷案。

(五)稅捐記帳的進口案件，進口單位應依"請購單(外購)"，于報關時檢具必需文件辦理具結記帳，并将記帳情況記入"稅捐記帳額度記錄表"及"稅捐記帳額度控制表"。

(六)船邊提貨的進口材料，進口單位應于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續，以便船隻抵港時，即時辦理提貨。

第二十七條報關進度控制

關務部門應分報關、驗關、估稅、繳稅、放行五階段，以"進口報關追蹤表"控制通關進度。

第二十八條公證

(一)各公司事業部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目(如外購散裝材料)，通知進口單位于材料進港時，會同公證行前往公證。

(二)外購材料于驗關或到廠後發現短損而合于索賠條件者，進口單位應于接獲報關行或材料庫通知時，聯絡公證行辦理公證。

(三)進口貨品辦理公證時，進口單位應于公證後配合索賠經辦時效，索取公證報告分送有關部門。?

第二十九條退彙

(一)外購部門依進口材料的裝運情況，判斷信用狀剩餘金額已無裝船的可能時，應于提供報關文件時提示進口單位，并于進口材料放行及"輸入許可證"收回後，開立"信用狀退彙通知單"連同"輸入許可證"送進口事務科辦理退彙。

(二)退彙金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購部門應向供應廠商索回信用狀正本，送進口單位辦理退彙。

第三十條索賠

(一)外購部門接到收貨異常報告("材料檢驗報告表"或"公證報告"等)時，應立即填制"索賠記錄單"連同索賠資料交索賠經辦部門辦理。

(二)以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口單位辦理索賠；以供應廠商為索賠對象時，由外購部門辦理索賠。

(三)索賠案件辦妥後，"索賠記錄單"應依原采購核決權限呈核後歸檔。

第三十一條退貨或退換

(一)外購材料須予退貨或退換時，外購部門應适時通知進口單位依政府規定期限向海關申請。

(二)複運出口、進口的有關事務，外購部門應負責辦理，其出口進口簽證、船務、保險報關等事務則委托出口單位及進口單位配合辦理。

(三)退換的材料進口時依本節有關規則辦理。

第四節價格及質量的複核

第三十二條價格複核與市場行情資料提供

(一)采購部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。

(二)采購部門應就企業内各公司事業部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。

第三十三條質量複核

采購單位應就企業内所使用的材料質量予以複核(如材料選用、質量檢驗)等。第三十四條異常處理審查作業中，若發現異常情況，采購單位審查部門應即填制"采購事務意見反應處理表"(或附報告資料)，通知有關部門處理。

管理原則

1、首先必須建立完善的供應商評審體制:對具體的供應商資格、評審程序、評審方法等都要作出明确的規定。

2、建立采購流程、價格審核流程、驗收流程、付款結算流程。

3、完善采購員的培訓制度，保證采購流程有效實施。

4、價格的評審應由相應程序規定由相關負責人聯名簽署生效，杜絕暗廂操作。

5、規範樣品的确認制度，分散采購部的權力。

6、不定期的監督，規範采購行為。

7、建立獎勵制度，下調價格後應對采購員進行獎勵。

8、加強開發能力，尋求廉價代替品。

解決方法

采購是供應鍊當中的一個重要環節，它對企業管理是否成功有着巨大的影響。對任何生産企業而言，将正确的原材料和半成品以正确的價格，正确的質量在正确的時間送到正确的地點，是至關重要的。

在實際操作中，要把采購當成供應鍊的一部分進行管理，要想管理得當，需要注意以下幾個方面的問題：

1、制定采購計劃，其中包括采購商品的價格，付款條件，質量，商品來源地，交貨方式和運輸方式等。

2、選擇合适的供應商并确定他們的合作方式。

3、确定采購的數量和批次，防止造成不必要的庫存和增加運輸成本。

采購理念

一、采購管理與ERP集成的一體化思想

ERP系統面向企業的整個業務流程，其核心思想是将企業的業務流程看作是一條緊密連接的供應鍊，它将企業管理從企業内部延伸到企業外部，對企業供應鍊的所有環節進行管理和集成。

1、在企業内部的集成方面

在企業内部，ERP系統将整個企業的相關部門通過信息共享有機地集成一個整體。而采購管理作為企業内部信息流、物流、資金流的源頭，實現基于ERP的采購管理系統的集成對于整個企業ERP系統集成具有重要意義。ERP系統重視對入們已習慣的原有工作方式與工作流程進行重新改造和設計，改造範圍越廣，新系統的潛能越能充分發揮。

企業所得的收益也應越大。在采購管理中不斷追求高效的流程，先進的軟件系統與業務流程結合在——起考慮，不斷優化、磨合。這種在企業内部進行的ERP的有效集成，将提高采購管理的效率，實現企業資源最大限度的發揮作用。

ERP是以計算機技術為支撐的資源的管理，計劃、運用都是以數據的形式體現的。确保采購管理中數據的準确性，建立完善的數據收集機制。在管理活動中以數據說話，以合乎事實的數據為決策依據，這才能實現ERP系統在企業内部的有效集成。

2、在企業外部供應鍊上的集成方面

ERP與供應鍊系統的有效集成，是企業從整個市場競争與社會需求出發，整合、優化供應鍊上的企業内部各個部門、材料供應商等各種資源，這樣實現了社會資源的優化、重組，大大捉高了企業采購活動中物流、資金流與信息流的運轉效率，消除了衆多的中間冗餘的環節。從而減少流通成本。并提高企業應變能力。

這種ERP與供應鍊系統的有效集成把企業與供應商良好地連接宋，并通過信息網絡融為一體，目的是在激烈的市場競争環境中求生存和發展，大大提高了企業采購管理的效率，給企業帶來了顯着的利益。企業采購管理中實現ERP的有效集成，消除了采購的許多冗餘的中間環節，減少了浪費，避免了延誤，具有良好的社會效應。

綜上所述，一方面采購管理通過ERP系統在企業内部的有效集成，實現了企業物流、資金流以及信息流的有機集成提高采購管理效率的目的。另一方面。企業通過ERP系統在企業外部供應鍊上的有效集成，達到與供應商建立長期牢固的合作關系，優化了企業的采購管理。總之，通過ERP系統在企業内外兩方面的集成，提高了企業采購管理的應用效率，集中體現了采購管理與ERP集成的一體化思想。

二、ERP采購管理信息系統的設計與運作

企業的采購工作相當重要并且也非常繁雜，相當多的企業采購從中央到地方經常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對采購工作的主要控制要素：物料供應的數量、價格以及供應時間反而隻是勉強應付，幾乎沒有時間與精力去研究采購市場與開發供應商，更談不上建立企業的穩固、高效和低成本的供應鍊條。

ERP的出現為采購工作注入了強大的活力，提供了管理和技術并舉的解決方案。應該說在諸多業務部門的ERP推廣與應用中，采購部門是見效最快的部門之一。企業在實施基于ERP的采購管理信息系統時可以根據一定的業務順序進行：

1、建立供應商資源

運行ERP下的采購管理系統時首先是建立供應商檔案，同時對首選、次選等供應商加以分類，并建立供應商的供應貨物明細(品種、價格、供應期、運輸方式等)，資料必須進行最終确認才有效。系統在執行采購訂單下達時，要讀入相應的供應商資料，并且初始化供應商的有關賬務資料。初始化完成之後才能處理采購業務。供應商資料是采購子系統的基本資料。

2、生成采購申請

根據ERP的物料需求計劃生成的采購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進行系統自動物料合并，也可以人工幹預和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長(有的進口件要半年以上的采購周期)，因此有可能超過主生産計劃制定周期。這類采購的采購計劃應經過銷售、财務與計劃等部門的綜合讨論與評估來确定所需的數量和時間，然後制定物料的中期或長期采購申請。

3、确定優選供應商

該過程是落實采購供應商。采購業務人員根據系統中的供應商資源，綜合考查有關供貨價格、交貨數量、交貨期、質量要求與技術要求，進行供應商選優評價，落實每種物料的優選供應商。對新開發的供應商資源還要進行供應商的認證過程，經過相應的評審并合格後才能作為許可采購的供應商。

4、生成用款計劃

生成采購計劃後，系統自動生成用款計劃，并根據詢價結果進行維護。由财務對用款計劃進行确認之後反饋意見給采購部。

5、下達訂單

根據訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合并，生成采購訂單。并經過确認後即可進行訂單輸出，最後下達給供應商。也可以網上發布訂單。對于臨時追加的采購任務，可以通過與供應商協商直接下達采購訂單。

6、采購訂單跟催

采購業務人員對下達的采購訂單按計劃進行跟蹤，系統可以設置跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計劃。在跟催過程中，要了解供應商的生産進度及質量情況，并及時對供應商給予支持。

7、貨物驗收

由采購業務員對供應商所供貨物按訂單與進行驗收，并錄人收貨單。也可以根據系統集成的特點與企業的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，并對不按計劃交貨的供應商進行管理控制(拖期、提前)。

8、結賬與費用核算D結賬付款工作

應由采購部門配合财務部門來完成，并根據物料的采購結算單據和對采購各種費用的分攤。計算出物料的采購成本。

9、采購訂單結清

在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核後，要及時結清采購訂單。系統可提供自動結清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。一般系統按付款結清的方式處理。也可以進行強制結清。

10、系統基礎數據維護

采購子系統的基本數據有采購員資料、供應商資料、采購提前期以及業務流程設置。對這些數據應及時加以維護。

11、采購子系統運作帶來的效益采購子系統的實施可以給企業采購部門的管理工作帶來顯着的變化與改善。

主要表現在以下幾個方面：

(1)提高采購工作效率。例如。催促已下訂單的時間可以從實施前占總時間的50%，下降到12%。日常查詢庫存的時間也可以大大減少等。

(2)流程變革帶來的效益。例如：通過采購訂單，可以直接完成驗收貨物、發票錄入等工作，并且簡化了所有數據的查詢。這些都會帶來流程效益。

(3)較少文件流轉。提高處理信息的效率。

(4)提高業務人員素質。有統計表明，實施ERP後，采購業務人員的工作時間分配會發生較大的變化。業務人員研究工作來尋求降低成本的時間從28%增加到36%，而總的采購成本可以下降5%。這就說明實施ERP系統會提高采購人員的工作效率和素質。

(5)提高基礎管理工作水平。采購業務的規範性将得到加強。采購部門管理人員将有更多的時間抓業務培訓、供應商開發等基礎管理工作。

ERP是在市場競争的動力下發展起來的，企業為了在市場中求生存與發展。不斷地整合、優化與擴人企業的自身資源。ERP經過發展，其功能模塊及内部各個分系統的性能不斷增強。功能也在不斷擴展和完善，涉及企業的領域越來越廣。但随着ERP的發展，它應用的局限性也越來越明顯地表現出來。因此，随着信息技術以及電子商務的出現和發展，ERP必然要謀求與其他信息系統的集成，實現其功能不斷擴展和增強。以便更好地适應企業發展的需要。

七個規則

1、建立企業費用支出明細表。企業所有的費用都應該詳細記錄在一張表上，這樣一方面有助于發現資金節約的機會，避免産生浪費，另一方面也有助于把企業的采購業務和行業标準進行比較，消除無效的采購操作。

2、進行費用分析。通過費用分析，企業根據自身的購買力需要明确采購什麼、誰來采購、向誰采購。通過分析，應該解決一些關鍵的問題：采購費用是多少？與同行業的其他企業相比，采購成本的高低情況？首選供應商的采購量是多少？此外，通過費用分析企業也能夠明确支出項目，制定相應的采購戰略以降低采購成本。有一點須指出，費用分析是一個持續進行的過程，不能間斷。

3、支持戰略性采購。戰略性采購是任何成功采購的精髓。遵循第一、第二個規則後，要為每一項費用支出制定一個戰略。企業應明确以下問題：為了節約成本、提高服務質量，企業應如何改進供應鍊？企業的供應需求是什麼？如何制定統一采購規範，内容包括産品質量、配送、服務條款和單位成本？如何采購可替代性産品？一旦這些問題得以解決，制定出相應采購戰略，企業就可以胸有成竹地與供應商談判。同時，這也為将來評估供應商績效奠定了基礎。

4、從戰略層面應用技術。與供應商簽訂合同後，企業需投資安裝跟蹤采購活動的軟件，向供應商發送電子訂貨單和其他電子文件，這樣既有利于減少書寫錯誤，又能夠加快訂單的處理。采購軟件技術能夠使訂貨更加快速便捷，将節約出的訂貨時間用來完成更加重要的任務。

此外，采購軟件技術也能夠簡化企業費用分析和合同部門間信息的溝通，這樣有利于同供應商建立同盟關系。換句話說，企業可以通過軟件技術了解供應商是否确實在供貨，以及企業員工是不是從重點供應商那裡采購原材料。但有一點：技術不是采購的萬能鑰匙。電子采購系統是十分有用的采購輔助工具，但是為了獲得長期的效益，企業需要對操作人員進行專業培訓。

5、将采購業務提升至企業發展重要戰略地位。如果得不到高層經理的認同，再好的采購計劃都是沒有意義的。因此，企業應思路清晰地闡明如何降低采購成本，從而赢得财務總監的認可。

6、拟定合理計劃确保獲得企業内部的支持和供應商的執行。假如企業已經明确成本節約的機會，也能夠監控供應商的業務執行情況，同時高層經理也認可了采購計劃，然而采購部門仍以高成本從很多供應商購買服務和産品。這種情況下，企業應該确保有适當的人員、以适當的方法激勵供應商和員工。請牢記：供應商對采購計劃的執行和績效的評估負有同樣重要的責任。為适應時刻變化的需求和企業間合作關系，企業要考慮供應商所提供的産品和服務的質量及柔性，從而确定這個企業是否容易合作。

7、改變企業員工行為。員工參與對于一個成功的采購計劃是至關重要的。因此，企業必須激勵員工積極參與，使他們了解采購的作用及其對整個企業的影響力。員工的思維和行為方式必須和采購流程相一緻，其态度和信念也必須符合企業的采購理念。每當企業有新的變動或者采用新技術時，員工都會感到有壓力。

所以，開誠布公是非常重要的，要向員工解釋企業進行變動的原因及其能夠帶來的好處，解答他們的疑問，減輕他們的壓力，告訴他們如何做才對公司有利。這就是企業變動管理所面臨的挑戰。改變企業員工行為非常重要，所以再強調一遍，因為如果員工不支持，任何計劃都是紙上談兵。

采購分類

工業企業的采購,即企業購買生産或支持企業生産所需物資的過程。一般來說,企業采購過程包括明确采購需求,甄選供應商,确定采購價格,确定交貨時間、地點,簽訂合同并按要求收貨付款等程序。

根據不同的标準可将采購分為不同的類型,按地區可分為國内采購和國外采購;按采購方式可分為直接采購、委托采購和調撥采購;按采購政策可分為集中采購和分散采購;按性質可分為一般采購和項目采購;按采購主體可分為政府采購和集體采購;等等。以下就企業常用的集中采購和分散采購以及代表企業采購作業新潮流的準時采購方式作簡單的介紹。

1、集中采購

集中采購是指企業的所有采購任務由一個專一部門負責,具體辦法是将企業各部門的原材料需求集中起來,由采購部門集中向供應商詢價、發标訂購。集中采購可以使企業采購部門用較大的采購量作為砝碼,得到供應商較好的折扣價格,同時由于采購作業量的減少而使企業采購的成本降低,從而降低企業原材料成本。

2、分散采購

分散采購是指企業的采購作業分散在各個使用部門,各個部門或各獨立單位自行滿足采購需求。分散采購能比集中采購更快地滿足使用單位的需要;如果使用單位地理位置極度分散,分散采購還能通過就地購買節約運輸成本。

3、準時采購

準時采購,也叫JIT(JustInTime)采購法,是一種先進的采購模式,代表着企業采購發展的新方向。

準時采購和傳統的采購方式有許多不同之處,主要表現在如下幾個方面:

第一,較少的供應商,甚至單源供應。

第二,供應商的選擇标準不同。

第三,對交貨準時性的要求不同。

第四,對信息交流的需求不同。

第五,制定采購批量的策略不同。