定义
应用文的含义通常是指各级国家机关、企事业单位、社会团体以及个人处理公私事务、传播信息、表达意愿等所应用的具有一定格式的文体总称。
写作原则
第一，符合党和国家的方针政策。
第二，符合业务工作的实际。
第三，观点必须鲜明。
第四，材料必需准确真实。
第五，符合文种规范要求。
应用文在其长期的历史发展中，已经形成了区别于文学作品与实用文体的极其鲜明的个性特点。
关于“应用文”的概念，学界尚无统一严格的定义，也不可能会有这样的定义，不同的学者和书籍往往有不同的归纳和概括。学习者可从以下几个方面把握其本质特征：
1.写作目的明确（实用性）应用文是为实现特定目的服务的，因此其写作动因与目的十分明确。应用文写作为处理工作中和生活中的实际问题而写，具有直接的功用性和广泛的实用性。
2.语言表达规范（规范性）应用文主要使用规范的现代汉语，具有程式化，规范化的特点。规范是指应用文的内容结构和文面格式有规律可循。应用文的内容结构一般都是约定俗成的（如写计划一般写目的，然后再写具体任务目标措施时间步骤写消息一般采用到金字塔结构形式，即把最重要的内容写在前面写调查报告，一般先介绍调查的目的，调查的对象调查的时间和地点，调查的方式，然后再就调查的问题分项阐述）。适当采用一些古语词汇，文章的语言庄重、简洁、严密，这一点和文学作品形成了鲜明的差异。
3.格式体例稳定大多数应用文已经形成了稳定的通用格式和体例，这体现了其规范性和严肃性，撰写者在拟文时必须遵守格式体例的要求。
4.时间要素明确应用文其所针对的事务一般是在一定时期内存在的，因此执行时间、有效期和成文日期等时间要素非常明确。
综上所述，可以这样定义应用文：应用文是各类企事业单位、机关团体和个人在工作、学习和日常生活等社会活动中，用以处理各种公私事务、传递交流信息、解决实际问题所使用的具有直接实用价值、格式规范、语言简约的多种文体的统称。（参见韦志国主编《实践技能训练应用写作》一书）
概述
人类自从有了文字就开始了写作活动。人类最早的写作就是为了解决各种实际需要而开始的。就写作的目的而言可以分成两大类，一类是文学写作，一类是应用写作，文学写作主要用于抒发作者主观情感，反应社会现实，是为人们欣赏而进行艺术创作，如诗歌、小说、戏剧、散文等，应用文写作是为了公务和个人事务而写的，用于解决实际问题。人们通常把应用型文章的写作称作应用写作。
种类划分
依用途分
指导性应用文，指具有指导作用的应用文，一般用于上级对下级的行文，如命令（令）、决定、决议、指示、批示、批复等。
报告性应用文，指具有报告作用的应用文，一般用于下级对上级的行文，如请示、工作报告、情况报告、答复报告、简报、总结等。
计划性应用文，指具有各种计划性质作用的应用文，常用于对某件事或某项工程等开始前的预计，如计划、规划、设想、意见、安排等。
依性质分
一般性应用文，指法定公文以外的应用文。一般应用文又可以分为简单应用文和复杂应用文两大类。简单应用文指结构简单、内容单一的应用文，如条据（请假条、收条、领条、欠条）请贴、聘书、文凭、海报、启事、证明、电报、便函等；复杂应用文指篇幅较长，结构较繁、内容较多的应用文，如总结、条例、合同、提纲、读书笔记、会议纪要等。
公务文书又称为公文，它是指国家法定的行政公务文书。1964年中华人民共和国国务院秘书厅发布了《国家行政机关公文处理试行办法（倡议稿）》，在第二章中把公务文书规定为九类11种，即命令、批示、批转、批复（答复）、通知、通报、报告、请示、布告（通告）。国务院1981年发布了《国家行政机关关于公文办理暂行办法》，其中又把公文分为九类15种，即命令（令、指令）、决定（决议）、指示、布告（公告、通告）、通知、通报、报告（请示）、批复、函。国务院2000年又发布了《国家机关公文处理办法》，把公文分成13种，即命令（令）、通告、批复、指示、决定、请示、意见、函、会议纪要等。国务院2012年又发布了《国家机关公文处理办法》，把公文分成15种，即命令（令）、决定、决议、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、批复、请示、议案、函、纪要等。
依行业分
传统意义上的应用文多指行政机关使用的公文，包括命令、批示、批转、批复（答复）、通知、通报、报告、请示、布告（通告）等等通用性常用文体。随着社会经济的发展及其越来越细的社会分工，为适应各行各业具体需要的专业类应用文文体应运而生，拓展了应用文的领域，增加和丰富了应用文的种类与内容，。如：
财经应用文。指各类只为财经工作所用的财经专业类文书，是专门用于经济活动的经济应用文体的统称。
财经应用文在内容和形式方面体现出两大特征：从内容方面来看，财经应用文是为解决某个特定的经济问题或处理某项具体的经济工作而撰写的文种，它的内容同经济活动有关，是经济活动内容的反映；从形式方面来看，财经应用文大都有着固定的体式，带有一定的程式化特点。
财经应用文又可分为：财税工作应用文，生产经营应用文，企业管理应用文，信息交流应用文等等。
银行应用文。是银行企业在日常经营工作中所使用的一类应用文文体，它是在处理和解决银行如存款、信贷、计划、核算、管理等具体工作而撰写的文种，它的内容同银行的资金运动有关，是银行经营活动内容的反映。
银行应用文又可分为信贷工作文书（信贷工作计划，信贷、现金计划执行情况分析，投资信息与调查报告，基建和技改项目评估报告，银行财务决算报告，企业流动资金运用情况分析）。事务文书，内部管理工作文书等。
外贸应用文。是对外经贸企业专用的一门使用英语的应用文体。它是从事对外投资贸易工作的业务人员在沟通、处理和解决对外经贸的具体工作时一门用英文撰写的专业文种。它最突出的特点：一是、使用英文，或英、汉两种语言文字并存（一般在经贸合同中使用）；二是、基本结构、格式、用语及法律依据须符合国际惯例。
外贸应用文的内容包括：1、对外公务、商务访问的文体。如：邀请信、感谢信、请柬、回帖与名片、宴会讲话、国际经贸会议讲演。2、业务通信。如业务信件、传真等。3、投资与贸易合同、协议书等。
四要素
主题每篇应用文都要围绕着一个主题展开。主题越是具体专一，应用文就越容易写出
为谁而写私人信件为家人、朋友、爱人而写；商务信件为生意伙伴而写；广告为一般大众而写；海报为某一群人而写。了解了为谁而写，就可以使应用文的内容适度而得体，使你的信息能全面地传达给对方。
写作目的为什么要写这篇应用文？是要把你的信息提供给对方，还是要求对方给你提供信息？是洽谈生意还是联络感情？一篇应用文尽管确定了主题，有时却达不到目的，这是为什么？目的不明确，就会造成内容不确切，造成费解。
文章的格式和结构不同类型的应用文其格式和结构是不相同的。信件有信件的格式和结构，广告有广告的格式和结构。不了解各类应用文的格式和结构，就写不好应用文。
特点
实用性强应用文在内容上十分重视实用性。它是用来办事、解决实际问题的，具有很强的实用性。
真实性强“真实”是文章的生命，一切文章都要求具有真实性。对于这一点，各类文章要求不同。它反映的情况、问题，叙述的事实是客观存在的，发布、传达上级指示精神是确有的，不能经过任何艺术加工。
针对性强它根据不同的领域、不同的具体业务、不同的行文目的，选用不同的文种。
时效性强应用文在传递信息、解决实际问题方面取得好的效果，必须注意时间、效率，讲究时效性。一般来说，应用文往往是在特定的时间来处理特定的问题，尽快的传递相关信息，因此时效性很强。不及时发文，拖拖拉拉，或时过境迁再放马后炮，使信息失败，就会失去其实用价值。
格式化比较固定应用文有其惯用的外观体式和主体风格。有不少体式是社会长期约定俗成的，也有一些体式由国家统一规定，如公文。还有一些应用文格式比较简单。不论体式如何，都是为了提高办事效率，更好地发挥它的工具作用。
格式
称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的×××等。
问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段，不可直接接下文。否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。
正文。这是信的主体，可以分为若干段来书写。
祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。后应该加上一个感叹号，以表示祝颂的诚意和强度。称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。
署名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父、你的朋友×××等。再下一行写日期。
语言特征
简洁
应用文作为一种实用性文体，语言上与其他文体相比较，主要表现出“朴实、沿习、多元、明确、简练、生动”等特征。
朴实
文学作品属形象思维范畴，主要用场景渲染、人物描写、心理刻画等手法塑造出活生生的艺术形象来感染读者，即“以情动人”。语言上特别重视积极的修辞手法，特别讲究动词、形容词的锤练。论文写作属逻辑思维范畴，以对事理的解剖分析、综合归纳、逻辑推论“以理服人”，语言上特别重视语法、逻辑和专业术语的准确。
应用文是一种处理公私事务的工具，是用来说明事实、解决实际问题的，侧重于“以事告人”。所以语言要求朴实无华、开门见山。例如在述职报告中就写“该干什么、干了什么、干得怎么样”，直陈直述，不展开论述，不夸张、不掩饰、更不能虚构。大多数的应用文中不宜用比喻、比拟、借代、夸张等修辞手法。叶圣陶先生在谈公文写作时说：“公文必须写得一清二楚、十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么”。例如我国的《现金管理条例》第一条是：“为了改善现金管理，促进商品生产和流通，加强对社会经济活动的监督制定本条例。”直接了断地回答了为什么制定此条例。
朴实特征还表现在多用庄重典雅的书面语，少用或不用口语词、方言词、土俗俚语、歇后语。例如某财务大检查通知中写道：“费用错误列支的，务必纠正。今年的要纠正，去年的也不要放过。今后不论超产奖还是什么乱七八糟的这个奖那个奖，统统都得在利润中支付。”这段文字里的“不要放过”、“乱七八糟的这个奖那个奖”、“统统”等词语口头表述尚可，但不宜用于应用文中。
沿习
一般说“文无定法”，但写作应用文应当遵循“惯例”。应当符合相对稳定的格式、表述规定的内容、使用习惯的语言。标题、开头、结尾、转折过渡采用习惯的用语。例如，公文中的“指示”是要求受文者干什么的，通常结构安排是：“为什么”——“干什么”——“怎么干”——“希望和要求”四段式。“请示”的正文为“请示起因、请示事项和请示结尾”三段，而且把“请示起因”确定为行文重点。法律文书结构一般为“断——事——析”三段，即第一段写根据事实得出诉讼请求和结论。第二段写引起法律纠纷的事实，第三段写以某种法律条文为依据，对所述事实进行透彻分析。
以上说明应用文的结构是相对稳定的。再如公文标题语95%以上运用“关于……”介宾短语；报告的结尾多用“特此报告”；复函的引语常用“……来函收悉”等等，不同的行文者沿习约定俗成的格式、内容和用语，有助于提高行文速度，也有利于受文者的阅读理解，提高办事效率。
多元
一般文章多用文字表述，应用文除了用文字表述外，还可以用数据、表格、图形来说明事理，可谓“语出多门”。特别是财经类应用文则大量采用数据、表格、统计图形。例如：“某银行储蓄网点1999年储蓄存款新增1650万元，员工人数15人，人均存款增量110万元；1998年储蓄存款增量为1200万元，员工人数12人，人均存款增量100万元。1999年比1998年人均存款增量增长了10%。”以上文字也可以下表格方式来表述：
××银行××储蓄点人均存款增量表
以上表格表述更为简洁、清晰。如果我们要深入分析，就会从直观的表格中发现：该储蓄网点的员工增长幅度高于人均增量的上升幅度。又如某城市调查酒类销售情况的一篇调查报告中写到：“今年夏季酒类销售与去年同期比较，啤酒上升1.8倍，葡萄酒上升90%，白酒下降19%……”，以上数据可以说明该城市酒类销售的趋势是从烈性酒向低度酒转变。
明确
文学创作讲“文贵曲”，而应用文有很强的政策性、实用性。要求语言明确，使人一看就懂，一懂就可执行、答复或办理，不能模棱两可，不能有再创造的余地。明确特征要求，不用或少用比喻，不用或少用具有描写性和感性色彩的词语。例如《中华人民共和国宪法》第二章第45条：“国家和社会保障残废军人的生活，抚恤烈士家属，优待军人家属。”该条中的“保障”“抚恤”“优待”表现出对三种人明确不同的政策。
周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上分析当时的形势时说：“我们认为，美国这些侵略行为应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民主权利和自由应该得到保障，对亚洲各国的内政干涉应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各地的军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。”这段讲话，诸如“制止”“保证”“保障”“撤除”“撤退”等等一系列动词准确、庄重。
我国对台问题的一贯提法是“世界上只有一个中国，台湾是中国的一部分，中国的主权和领土完整不容分割”。2002年3月8日，朱镕基总理在《政府工作报告》中的提法是：“世界上只有一个中国，大陆和台湾同属一个中国，中国的主权和领土完整不容分割。”几个字的改动强调了两岸都是中国人，消除了“中共大、台湾小”的疑虑，有利于平等协商。
各行各业的应用文中要用到许多专业术语，作者应顾及受文对象，如果面对社会公众行文必须用明白通晓，读者能够看懂的语言诠释专业名词。例如在《中国金融》一篇“信用是扩大积累的有力杠杆”的文章中，是用如下语言解释财政资金与信贷资金的区别的：“从财政学的观点来说，财政的钱只能一个顶一个用……决不能把拔给张三的钱交给李四支配，反之亦同。信贷资金则不同，张三把一笔钱存入银行……，银行把这笔资金贷给李四，李四就取得了对这笔资金的支配权；李四归还贷款后，银行又可以把这笔资金的支配权交给第三者，如此等等。”这就把一个比较专业的问题，用通俗的语言表述出来，有利于读者理解。
简练
“简”本来是战国至魏、晋时代的书写材料，是削制成的狭长竹片或木片。由于这种书写材料制作的困难，就要求作者必须言简意赅，尽量争取以少少的文字，容进多多的意思。“练”指把丝麻或布帛煮得柔软洁白，这里是要求文字写得明白。
应用文写得简炼是高速传递信息的需要，是节省时间、提高办事效率的需要，也是朴实、明确特征在“文字量”上的体现。列宁曾经提出过：“写报告、文件要象电报那样写得简短”。应用文写作中要反复锤炼语言，像鲁迅先生提出的那样，毫不可惜地删去那些可有可无的字、词、句、段。为达到语言简练可多使用单音节词，酌情使用一些文言词语，合理使用简称。
生动
语气庄重、言简意明、直来直去、明白显露是应用文用语的基本要求。但在调查报告、总结等应用文种里，也可以用生动活泼的语言表达事理、吸引读者，感染读者。诚然，上述应用文文种不会象文学作品那样借用种种写作手法来塑造形象，只可以有限使用比喻、借代、夸张等修辞技巧，穿插使用成语、俗语、歇后语等增强文章的吸引力、感染力、新鲜感。例如：1983年《人民日报》的新春献词标题为《恭喜发“才”》。这个标题巧妙地采用了“谐音”的修辞手法，把人们习以为常的“财”字换成“才”字，把当时国家百废待兴、求才若渴的局面鲜活地体现出来了。
1993年一名作者对安徽凤阳县小企业经营状况进行调查，写出了《一个小厂崛起的启示》的调查报告，在这个调查报告中作者总结凤阳县对发展小企业的经验是“五借”，即“借鸡下蛋、借巢引凤、借花献佛、借船出海、借题发挥”。采用这样的形象生动的语言归纳总结，读者倍感亲切，也好记忆。
专用语言
应用文书具有独特的专用语言，常见的有以下8类：
1.开头用语用于说明发文缘由，包括意义、根据，或介绍背景材料及情况等。如：为、为了；根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；目前、当前；兹（指现在）、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘。
2.承启用语用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据······决定，根据······特通告如下，依据······公告如下；为了······现决定，为······通报如下，现就······问题请示如下；现将······（情况）报告如下，现就······问题提出如下意见，经······批准（同意）将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经······研究，答复如下。
3.引述用语用于批复或复函引述来文作为依据的用语。如：悉（知道），收悉，电悉，文悉，敬悉，欣悉。
4.批转用语用于批转批转、转发、印发通知时的用语。如：批示，阅批，审批，批转，转发，印发。
5.称谓用语对各机关称谓的简称。如。我（部），贵（局），你（省），本（部门），该（处）。
6.经办用语表明工作处理过程或情况。如：经，业经，兹经，未经；拟，拟办，拟定；施行，暂行，试行，可行，执行，参照执行，贯彻执行，研究执行；审定，审议，审发，审批；会议听取了，会议讨论了，会议认为，会议指出，会议强调指出，会议通过了，会议决定，会议希望，会议号召，会议要求，会议恳切呼吁。
7.表态用语用于表态的语言。如：不同意，原则同意，同意； 不可，可办，照办； 批准，原则批准。
8.结尾用语（1）用于请示。如：当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；妥否，请批复。（2）用于函。如：请研究函复；盼复；请与复函；不知尊意如何，盼函告；望协助办理，并尽快见复。（3）用于报告。如：请指正；请审阅。（4）用于批复、复函。如：此复；特此专复；特函复（5）用于知照性公文。如：特此公告
