定義
應用文的含義通常是指各級國家機關、企事業單位、社會團體以及個人處理公私事務、傳播信息、表達意願等所應用的具有一定格式的文體總稱。
寫作原則
第一，符合黨和國家的方針政策。
第二，符合業務工作的實際。
第三，觀點必須鮮明。
第四，材料必需準确真實。
第五，符合文種規範要求。
應用文在其長期的曆史發展中，已經形成了區别于文學作品與實用文體的極其鮮明的個性特點。
關于“應用文”的概念，學界尚無統一嚴格的定義，也不可能會有這樣的定義，不同的學者和書籍往往有不同的歸納和概括。學習者可從以下幾個方面把握其本質特征：
1.寫作目的明确（實用性）應用文是為實現特定目的服務的，因此其寫作動因與目的十分明确。應用文寫作為處理工作中和生活中的實際問題而寫，具有直接的功用性和廣泛的實用性。
2.語言表達規範（規範性）應用文主要使用規範的現代漢語，具有程式化，規範化的特點。規範是指應用文的内容結構和文面格式有規律可循。應用文的内容結構一般都是約定俗成的（如寫計劃一般寫目的，然後再寫具體任務目标措施時間步驟寫消息一般采用到金字塔結構形式，即把最重要的内容寫在前面寫調查報告，一般先介紹調查的目的，調查的對象調查的時間和地點，調查的方式，然後再就調查的問題分項闡述）。适當采用一些古語詞彙，文章的語言莊重、簡潔、嚴密，這一點和文學作品形成了鮮明的差異。
3.格式體例穩定大多數應用文已經形成了穩定的通用格式和體例，這體現了其規範性和嚴肅性，撰寫者在拟文時必須遵守格式體例的要求。
4.時間要素明确應用文其所針對的事務一般是在一定時期内存在的，因此執行時間、有效期和成文日期等時間要素非常明确。
綜上所述，可以這樣定義應用文：應用文是各類企事業單位、機關團體和個人在工作、學習和日常生活等社會活動中，用以處理各種公私事務、傳遞交流信息、解決實際問題所使用的具有直接實用價值、格式規範、語言簡約的多種文體的統稱。（參見韋志國主編《實踐技能訓練應用寫作》一書）
概述
人類自從有了文字就開始了寫作活動。人類最早的寫作就是為了解決各種實際需要而開始的。就寫作的目的而言可以分成兩大類，一類是文學寫作，一類是應用寫作，文學寫作主要用于抒發作者主觀情感，反應社會現實，是為人們欣賞而進行藝術創作，如詩歌、小說、戲劇、散文等，應用文寫作是為了公務和個人事務而寫的，用于解決實際問題。人們通常把應用型文章的寫作稱作應用寫作。
種類劃分
依用途分
指導性應用文，指具有指導作用的應用文，一般用于上級對下級的行文，如命令（令）、決定、決議、指示、批示、批複等。
報告性應用文，指具有報告作用的應用文，一般用于下級對上級的行文，如請示、工作報告、情況報告、答複報告、簡報、總結等。
計劃性應用文，指具有各種計劃性質作用的應用文，常用于對某件事或某項工程等開始前的預計，如計劃、規劃、設想、意見、安排等。
依性質分
一般性應用文，指法定公文以外的應用文。一般應用文又可以分為簡單應用文和複雜應用文兩大類。簡單應用文指結構簡單、内容單一的應用文，如條據（請假條、收條、領條、欠條）請貼、聘書、文憑、海報、啟事、證明、電報、便函等；複雜應用文指篇幅較長，結構較繁、内容較多的應用文，如總結、條例、合同、提綱、讀書筆記、會議紀要等。
公務文書又稱為公文，它是指國家法定的行政公務文書。1964年中華人民共和國國務院秘書廳發布了《國家行政機關公文處理試行辦法（倡議稿）》，在第二章中把公務文書規定為九類11種，即命令、批示、批轉、批複（答複）、通知、通報、報告、請示、布告（通告）。國務院1981年發布了《國家行政機關關于公文辦理暫行辦法》，其中又把公文分為九類15種，即命令（令、指令）、決定（決議）、指示、布告（公告、通告）、通知、通報、報告（請示）、批複、函。國務院2000年又發布了《國家機關公文處理辦法》，把公文分成13種，即命令（令）、通告、批複、指示、決定、請示、意見、函、會議紀要等。國務院2012年又發布了《國家機關公文處理辦法》，把公文分成15種，即命令（令）、決定、決議、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、批複、請示、議案、函、紀要等。
依行業分
傳統意義上的應用文多指行政機關使用的公文，包括命令、批示、批轉、批複（答複）、通知、通報、報告、請示、布告（通告）等等通用性常用文體。随着社會經濟的發展及其越來越細的社會分工，為适應各行各業具體需要的專業類應用文文體應運而生，拓展了應用文的領域，增加和豐富了應用文的種類與内容，。如：
财經應用文。指各類隻為财經工作所用的财經專業類文書，是專門用于經濟活動的經濟應用文體的統稱。
财經應用文在内容和形式方面體現出兩大特征：從内容方面來看，财經應用文是為解決某個特定的經濟問題或處理某項具體的經濟工作而撰寫的文種，它的内容同經濟活動有關，是經濟活動内容的反映；從形式方面來看，财經應用文大都有着固定的體式，帶有一定的程式化特點。
财經應用文又可分為：财稅工作應用文，生産經營應用文，企業管理應用文，信息交流應用文等等。
銀行應用文。是銀行企業在日常經營工作中所使用的一類應用文文體，它是在處理和解決銀行如存款、信貸、計劃、核算、管理等具體工作而撰寫的文種，它的内容同銀行的資金運動有關，是銀行經營活動内容的反映。
銀行應用文又可分為信貸工作文書（信貸工作計劃，信貸、現金計劃執行情況分析，投資信息與調查報告，基建和技改項目評估報告，銀行财務決算報告，企業流動資金運用情況分析）。事務文書，内部管理工作文書等。
外貿應用文。是對外經貿企業專用的一門使用英語的應用文體。它是從事對外投資貿易工作的業務人員在溝通、處理和解決對外經貿的具體工作時一門用英文撰寫的專業文種。它最突出的特點：一是、使用英文，或英、漢兩種語言文字并存（一般在經貿合同中使用）；二是、基本結構、格式、用語及法律依據須符合國際慣例。
外貿應用文的内容包括：1、對外公務、商務訪問的文體。如：邀請信、感謝信、請柬、回帖與名片、宴會講話、國際經貿會議講演。2、業務通信。如業務信件、傳真等。3、投資與貿易合同、協議書等。
四要素
主題每篇應用文都要圍繞着一個主題展開。主題越是具體專一，應用文就越容易寫出
為誰而寫私人信件為家人、朋友、愛人而寫；商務信件為生意夥伴而寫；廣告為一般大衆而寫；海報為某一群人而寫。了解了為誰而寫，就可以使應用文的内容适度而得體，使你的信息能全面地傳達給對方。
寫作目的為什麼要寫這篇應用文？是要把你的信息提供給對方，還是要求對方給你提供信息？是洽談生意還是聯絡感情？一篇應用文盡管确定了主題，有時卻達不到目的，這是為什麼？目的不明确，就會造成内容不确切，造成費解。
文章的格式和結構不同類型的應用文其格式和結構是不相同的。信件有信件的格式和結構，廣告有廣告的格式和結構。不了解各類應用文的格式和結構，就寫不好應用文。
特點
實用性強應用文在内容上十分重視實用性。它是用來辦事、解決實際問題的，具有很強的實用性。
真實性強“真實”是文章的生命，一切文章都要求具有真實性。對于這一點，各類文章要求不同。它反映的情況、問題，叙述的事實是客觀存在的，發布、傳達上級指示精神是确有的，不能經過任何藝術加工。
針對性強它根據不同的領域、不同的具體業務、不同的行文目的，選用不同的文種。
時效性強應用文在傳遞信息、解決實際問題方面取得好的效果，必須注意時間、效率，講究時效性。一般來說，應用文往往是在特定的時間來處理特定的問題，盡快的傳遞相關信息，因此時效性很強。不及時發文，拖拖拉拉，或時過境遷再放馬後炮，使信息失敗，就會失去其實用價值。
格式化比較固定應用文有其慣用的外觀體式和主體風格。有不少體式是社會長期約定俗成的，也有一些體式由國家統一規定，如公文。還有一些應用文格式比較簡單。不論體式如何，都是為了提高辦事效率，更好地發揮它的工具作用。
格式
稱呼：頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的×××等。
問候語：如寫“你好”、“近來身體是否安康”等。獨立成段，不可直接接下文。否則，就會違反構段意義單一的要求，變成多義段了。
正文。這是信的主體，可以分為若幹段來書寫。
祝頌語。以最一般的“此緻”、“敬禮”為例。“此緻”可以有兩種正确的位置來進行書寫，一是緊接着主體正文之後，不另起段，不加标點；二是在正文之下另起一行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此緻”的下一行，頂格書寫。後應該加上一個感歎号，以表示祝頌的誠意和強度。稱呼和祝頌語後半部分的頂格，是對收信人的一種尊重。是古代書信“擡頭”傳統的延續。古人書信為豎寫，行文涉及對方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書寫到何處，都要把對方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書寫。它的基本做法，為現代書信所吸收。
署名和日期。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關系，如兒×××、父、你的朋友×××等。再下一行寫日期。
語言特征
簡潔
應用文作為一種實用性文體，語言上與其他文體相比較，主要表現出“樸實、沿習、多元、明确、簡練、生動”等特征。
樸實
文學作品屬形象思維範疇，主要用場景渲染、人物描寫、心理刻畫等手法塑造出活生生的藝術形象來感染讀者，即“以情動人”。語言上特别重視積極的修辭手法，特别講究動詞、形容詞的錘練。論文寫作屬邏輯思維範疇，以對事理的解剖分析、綜合歸納、邏輯推論“以理服人”，語言上特别重視語法、邏輯和專業術語的準确。
應用文是一種處理公私事務的工具，是用來說明事實、解決實際問題的，側重于“以事告人”。所以語言要求樸實無華、開門見山。例如在述職報告中就寫“該幹什麼、幹了什麼、幹得怎麼樣”，直陳直述，不展開論述，不誇張、不掩飾、更不能虛構。大多數的應用文中不宜用比喻、比拟、借代、誇張等修辭手法。葉聖陶先生在談公文寫作時說：“公文必須寫得一清二楚、十分明确，句穩詞妥，通體通順，讓人家不折不扣地了解你說的是什麼”。例如我國的《現金管理條例》第一條是：“為了改善現金管理，促進商品生産和流通，加強對社會經濟活動的監督制定本條例。”直接了斷地回答了為什麼制定此條例。
樸實特征還表現在多用莊重典雅的書面語，少用或不用口語詞、方言詞、土俗俚語、歇後語。例如某财務大檢查通知中寫道：“費用錯誤列支的，務必糾正。今年的要糾正，去年的也不要放過。今後不論超産獎還是什麼亂七八糟的這個獎那個獎，統統都得在利潤中支付。”這段文字裡的“不要放過”、“亂七八糟的這個獎那個獎”、“統統”等詞語口頭表述尚可，但不宜用于應用文中。
沿習
一般說“文無定法”，但寫作應用文應當遵循“慣例”。應當符合相對穩定的格式、表述規定的内容、使用習慣的語言。标題、開頭、結尾、轉折過渡采用習慣的用語。例如，公文中的“指示”是要求受文者幹什麼的，通常結構安排是：“為什麼”——“幹什麼”——“怎麼幹”——“希望和要求”四段式。“請示”的正文為“請示起因、請示事項和請示結尾”三段，而且把“請示起因”确定為行文重點。法律文書結構一般為“斷——事——析”三段，即第一段寫根據事實得出訴訟請求和結論。第二段寫引起法律糾紛的事實，第三段寫以某種法律條文為依據，對所述事實進行透徹分析。
以上說明應用文的結構是相對穩定的。再如公文标題語95%以上運用“關于……”介賓短語；報告的結尾多用“特此報告”；複函的引語常用“……來函收悉”等等，不同的行文者沿習約定俗成的格式、内容和用語，有助于提高行文速度，也有利于受文者的閱讀理解，提高辦事效率。
多元
一般文章多用文字表述，應用文除了用文字表述外，還可以用數據、表格、圖形來說明事理，可謂“語出多門”。特别是财經類應用文則大量采用數據、表格、統計圖形。例如：“某銀行儲蓄網點1999年儲蓄存款新增1650萬元，員工人數15人，人均存款增量110萬元；1998年儲蓄存款增量為1200萬元，員工人數12人，人均存款增量100萬元。1999年比1998年人均存款增量增長了10%。”以上文字也可以下表格方式來表述：
××銀行××儲蓄點人均存款增量表
以上表格表述更為簡潔、清晰。如果我們要深入分析，就會從直觀的表格中發現：該儲蓄網點的員工增長幅度高于人均增量的上升幅度。又如某城市調查酒類銷售情況的一篇調查報告中寫到：“今年夏季酒類銷售與去年同期比較，啤酒上升1.8倍，葡萄酒上升90%，白酒下降19%……”，以上數據可以說明該城市酒類銷售的趨勢是從烈性酒向低度酒轉變。
明确
文學創作講“文貴曲”，而應用文有很強的政策性、實用性。要求語言明确，使人一看就懂，一懂就可執行、答複或辦理，不能模棱兩可，不能有再創造的餘地。明确特征要求，不用或少用比喻，不用或少用具有描寫性和感性色彩的詞語。例如《中華人民共和國憲法》第二章第45條：“國家和社會保障殘廢軍人的生活，撫恤烈士家屬，優待軍人家屬。”該條中的“保障”“撫恤”“優待”表現出對三種人明确不同的政策。
周恩來總理1954年4月28日在日内瓦會議上分析當時的形勢時說：“我們認為，美國這些侵略行為應該被制止，亞洲的和平應該得到保證，亞洲各國的獨立和主權應該得到尊重，亞洲人民的民主權利和自由應該得到保障，對亞洲各國的内政幹涉應該停止，在亞洲各國的外國軍事基地應該撤除，駐在亞洲各地的軍隊應該撤退，日本軍國主義的複活應該防止，一切經濟封鎖和限制應該取消。”這段講話，諸如“制止”“保證”“保障”“撤除”“撤退”等等一系列動詞準确、莊重。
我國對台問題的一貫提法是“世界上隻有一個中國，台灣是中國的一部分，中國的主權和領土完整不容分割”。2002年3月8日，朱镕基總理在《政府工作報告》中的提法是：“世界上隻有一個中國，大陸和台灣同屬一個中國，中國的主權和領土完整不容分割。”幾個字的改動強調了兩岸都是中國人，消除了“中共大、台灣小”的疑慮，有利于平等協商。
各行各業的應用文中要用到許多專業術語，作者應顧及受文對象，如果面對社會公衆行文必須用明白通曉，讀者能夠看懂的語言诠釋專業名詞。例如在《中國金融》一篇“信用是擴大積累的有力杠杆”的文章中，是用如下語言解釋财政資金與信貸資金的區别的：“從财政學的觀點來說，财政的錢隻能一個頂一個用……決不能把拔給張三的錢交給李四支配，反之亦同。信貸資金則不同，張三把一筆錢存入銀行……，銀行把這筆資金貸給李四，李四就取得了對這筆資金的支配權；李四歸還貸款後，銀行又可以把這筆資金的支配權交給第三者，如此等等。”這就把一個比較專業的問題，用通俗的語言表述出來，有利于讀者理解。
簡練
“簡”本來是戰國至魏、晉時代的書寫材料，是削制成的狹長竹片或木片。由于這種書寫材料制作的困難，就要求作者必須言簡意赅，盡量争取以少少的文字，容進多多的意思。“練”指把絲麻或布帛煮得柔軟潔白，這裡是要求文字寫得明白。
應用文寫得簡煉是高速傳遞信息的需要，是節省時間、提高辦事效率的需要，也是樸實、明确特征在“文字量”上的體現。列甯曾經提出過：“寫報告、文件要象電報那樣寫得簡短”。應用文寫作中要反複錘煉語言，像魯迅先生提出的那樣，毫不可惜地删去那些可有可無的字、詞、句、段。為達到語言簡練可多使用單音節詞，酌情使用一些文言詞語，合理使用簡稱。
生動
語氣莊重、言簡意明、直來直去、明白顯露是應用文用語的基本要求。但在調查報告、總結等應用文種裡，也可以用生動活潑的語言表達事理、吸引讀者，感染讀者。誠然，上述應用文文種不會象文學作品那樣借用種種寫作手法來塑造形象，隻可以有限使用比喻、借代、誇張等修辭技巧，穿插使用成語、俗語、歇後語等增強文章的吸引力、感染力、新鮮感。例如：1983年《人民日報》的新春獻詞标題為《恭喜發“才”》。這個标題巧妙地采用了“諧音”的修辭手法，把人們習以為常的“财”字換成“才”字，把當時國家百廢待興、求才若渴的局面鮮活地體現出來了。
1993年一名作者對安徽鳳陽縣小企業經營狀況進行調查，寫出了《一個小廠崛起的啟示》的調查報告，在這個調查報告中作者總結鳳陽縣對發展小企業的經驗是“五借”，即“借雞下蛋、借巢引鳳、借花獻佛、借船出海、借題發揮”。采用這樣的形象生動的語言歸納總結，讀者倍感親切，也好記憶。
專用語言
應用文書具有獨特的專用語言，常見的有以下8類：
1.開頭用語用于說明發文緣由，包括意義、根據，或介紹背景材料及情況等。如：為、為了；根據、按照、遵照、依照；鑒于、關于、由于；目前、當前；茲（指現在）、茲有、茲将、茲介紹、茲派、茲聘。
2.承啟用語用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：根據······決定，根據······特通告如下，依據······公告如下；為了······現決定，為······通報如下，現就······問題請示如下；現将······（情況）報告如下，現就······問題提出如下意見，經······批準（同意）将有關事項通知如下；拟采取如下措施；經······研究，答複如下。
3.引述用語用于批複或複函引述來文作為依據的用語。如：悉（知道），收悉，電悉，文悉，敬悉，欣悉。
4.批轉用語用于批轉批轉、轉發、印發通知時的用語。如：批示，閱批，審批，批轉，轉發，印發。
5.稱謂用語對各機關稱謂的簡稱。如。我（部），貴（局），你（省），本（部門），該（處）。
6.經辦用語表明工作處理過程或情況。如：經，業經，茲經，未經；拟，拟辦，拟定；施行，暫行，試行，可行，執行，參照執行，貫徹執行，研究執行；審定，審議，審發，審批；會議聽取了，會議讨論了，會議認為，會議指出，會議強調指出，會議通過了，會議決定，會議希望，會議号召，會議要求，會議懇切呼籲。
7.表态用語用于表态的語言。如：不同意，原則同意，同意； 不可，可辦，照辦； 批準，原則批準。
8.結尾用語（1）用于請示。如：當否，請批示；如無不妥，請批轉各地執行；妥否，請批複。（2）用于函。如：請研究函複；盼複；請與複函；不知尊意如何，盼函告；望協助辦理，并盡快見複。（3）用于報告。如：請指正；請審閱。（4）用于批複、複函。如：此複；特此專複；特函複（5）用于知照性公文。如：特此公告
