使用範圍
公函的使用範圍很廣，平行機關或不相隸屬機關間聯系工作時可以使用公函，上下級機關之間聯系、詢問、答複工作時，也可以使用公函。
相關分類
公函根據内容和性質，可以分為很多種類，如：用于商洽的商洽函、用于詢問的詢問函、用于答複的複函、用于委托的委托函等。另外，還有用于慰問的慰問信、用于祝賀的賀信、公開發表的公開信等，實際上隻要它們使用于公務活動中，也應劃入廣義的公函範圍。不過，從狹義的範圍來講，函和信也有一定區别，函的使用比信的範圍窄，但比較莊重、嚴肅。
結構組成
由于函的類别較多，從制作格式到内容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規範性公函的結構、内容和寫法。
公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、内容和寫法要求如下：
首部
主要包括标題、主送機關兩個項目内容。
1、标題。公函的标題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。
2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒号。
正文
其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
1、開頭
主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等内容，然後用“現将有關問題說明如下：”或“現将有關事項函複如下：”等過渡語轉入下文。複函的緣由部分，一般首先引叙來文的标題、發文字号，然後再交代根據，以說明發文的緣由。
2、主體
這是函的核心内容部分，主要說明緻函事項。函的事項部分内容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是洽談工作，詢問和答複問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見叙寫清楚。如果屬于複函，還要注意答複事項的針對性和明确性。
3、結尾
一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時複函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。
4、結語
通常應根據函詢、函告、函或函複的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（）”、“請即複函”、“特此函告”、“特此函複”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此緻”、“敬禮”。
結尾落款
一般包括署名和成文時間兩項内容。
署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。
注意事項
公函，要求叙事簡明，為什麼事，有什麼意見，怎樣答複，寫明白就行。語氣要懇切，但不必寒暄與客套。尤其平行或不相隸屬機關之間的公函，措辭更要得體，戒用命令、指示等語氣。
其次，函也有時效性的問題，特别是複函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。
相關例文
例文 通知事宜函
國務院辦公廳關于羊毛産銷和質量等問題的函
國辦函 2号
國家計委、經貿辦、農業部、業部、經貿部、紡織部、技術監督局：
為進一步發展我國羊毛生産，搞活羊毛流通，提高羊毛質量，根據國務院領導同志的批示，現就有關問題通知如下：
一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。
二、技術監督局要加強羊毛的質量監督和檢驗工作。
三、要盡快組織直接進入國際羊毛拍賣市場。
四、為了促進國内養羊業的發展，支持紡織工業生産和擴大出口創彙。
上述有關政策，請有關部門、各地區特别是羊毛生産區認真研究落實，執行中的問題，由國家計委和經貿辦協調，并督促落實。
國務院辦公廳（蓋章）
一九九三年一月三日
範文一
關于商洽代培統計人員的函
××金融管理學院:
得悉貴院将于3月份舉辦統計人員講習班,系統培訓統計工作人員。國務院《關于加強統計工作的決定》下達後,我廠曾打算集訓現職統計工作人員,但由于力量不足,未能實現。現在貴院決定辦講習班,我廠拟派15名統計人員随班學習,請你們代培。如同意,将是對我廠統計工作的有力支持。代培所需費用由我廠如數撥付。盼于複函。
此緻 敬禮
×××機廠(公章)
××××年×月×日
詞語解釋
公函gōnghán
（1）[official letter]∶文書的一種。用于與同級單位、部門或不相隸屬的單位、部門之間的聯系和商辦事宜等
（2）[missive]∶正式的或官方的書信
