簡介
文件管理是操作系統中一項重要的功能。其重要性在于,在現代計算機系統中,用戶的程序和數據,操作系統自身的程序和數據,甚至各種輸出輸入設備,都是以文件形式出現的。可以說,盡管文件有多種存儲介質可以使用,如硬盤、軟盤,光盤,閃存,記憶棒,網盤等等,但是,它們都以文件的形式出現在操作系統的管理者和用戶面前。
文件管理是操作系統的五大職能之一,主要涉及文件的邏輯組織和物理組織,目錄的結構和管理。所謂文件管理,就是操作系統中實現文件統一管理的一組軟件、被管理的文件以及為實施文件管理所需要的一些數據結構的總稱(是操作系統中負責存取和管理文件信息的機構)從系統角度來看,文件系統是對文件存儲器的存儲空間進行組織,分配和回收,負責文件的存儲,檢索,共享和保護。從用戶角度來看,文件系統主要是實現"按名取存",文件系統的用戶隻要知道所需文件的文件名,就可存取文件中的信息,而無需知道這些文件究竟存放在什麼地方。
電子文件作為文件最主要的形式,是政府高效實現公衆服務的重要保障,是人民獲取信息資源的重要來源,是社會知識積累和民族文化傳承的重要方式。因此制定科學的電子文件管理模式,對國家組織高效運行和健康發展相當重要。但我國對電子文件研究起步較晚,制定的政策法規不健全,地方自發性、分散性、各自為政和條塊使國家不能從橫貫上對我國的電子文件有效把握,造成了許多文件的流失、文件不規範和系統重複低效開發浪費和資源不能得到有效利用等。
我國電子文件管理長時間以來實行各區域自行探索,因此大部分成果呈現出明顯的區域性特征,其中一些具有地方特色的電子文件管理模式便是這些成果的典範。
功能
①集中存儲,統一的文檔共享
②權限管理,可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的權限控制,控制用戶的管理、浏覽、閱讀、編輯、下載、删除、打印、訂閱等操作
③全文索引,可以索引Office、PDF等文件内容,快速從海量資料中精準查找所需文件
④文檔審計,描述了文檔生命周期全過程中的每一個動作,包括操作人、動作、日期時間等信息,通過審計跟蹤您可以全局掌握系統内部所有文件的操作情況。
⑤版本管理,文檔關聯多版本,避免錯誤版本的使用,同時支持曆史版本的查看、回退與下載。
⑥自動編号,可自由組合設計編号規則。
⑦鎖定保護,文檔作者和管理權用戶可将文檔鎖定,确保文檔不被随意修改。當文檔需要修改或删除時,可以解鎖,保證文檔的正常操作。
⑧規則應用,系統支持為目錄設定規則,指定動作、條件和操作,當動作觸發符合設定的條件,系統則自動執行規則的操作。
⑨存儲加密,文件采用加密存儲,防止文件擴散,全面保證企業級數據的安全性和可靠性。
⑩數據備份,支持數據庫備份和完整數據備份雙重保護,全面保障系統内部數據安全性。用戶可自行設定備份時間及位置,到達指定時刻,系統自動執行備份操作。
⑪文檔借閱,借出過程中可控制用戶訪問權限。被借閱用戶會收到系統發送的即時消息通知。系統支持根據時間對借出的文檔自動進行收回處理。
⑫審批流程,可自定義審批流程,實現流程固化,解決企業内部流程審批混亂的問題。
⑬統計報表,自動統計人員、部門文檔使用情況和文檔的存儲情況
随着信息化進程,文件管理越來越受到企業的重視,但是企業在進行文件管理的過程中,經常會碰到以下的問題:
①海量文件存儲,文檔存儲分散,管理困難;
②查找緩慢,效率低下;
③文件版本管理混亂;
④文件安全缺乏保障;
⑤文檔的命名和存儲無法規範化;
⑥文件無法有效協作共享;
⑦知識管理舉步維艱等。
所以文件管理逐漸成為國内外業界研究的熱點。
方式
一般企業對文檔安全的管理方式大緻分為以下四個階段:
第一階段:制定企業内部保密制度,嚴格限定機密文檔接觸人群範圍,設立保密管理機構,指派專人保管機密文件,通過制度和紀律約束來保證文檔的安全。
第二階段:随着計算機應用的普及,單純通過制度進行文檔安全管理越來越力不從心,企業開始采用專門的保密設備來管理機密文檔,如安裝專門的涉密計算機、使用認證存儲設備等。
第三階段:為适應信息化工作及無紙化辦公的要求,同時随着互聯網絡技術的發展,為了應對來自互聯網絡的威脅,很多企業采用堵塞的方式,如内網隔離、封USB口、禁止打印等方式管理内部機密文檔。
第四階段:随着應用的深入,人們逐漸認識到通過上述制度約束和封堵的方式,并不能從根本上解決洩密的問題,給員工的日常工作也帶來了極大的不便,嚴重降低了工作的積極性與工作效率,越來越不能适應管理的需求。企業迫切需要通過一種更人性化的方式來進行文檔安全管理,這樣的文檔加密軟件在文檔安全管理應用方面成為當前的主流方式。
表示
在SQL Server中建立一個數據庫OfficeFiles,然後在其中建立一個數據表Physics。字段“級别”說明了該記錄信息是屬于文件夾還是文件,如果值為0,則表明是文件,否則是文件夾,并表明是哪級文件夾(例如:字段“文件夾”值為“成人教育|計算機應用”,則該字段值為2);字段“文件夾”說明了文件或文件夾在邏輯上的絕對路徑(為方便操作,在路徑的文件夾之間以及路徑末段插入了一個“|”分割符,因此,用戶在新建文件夾或重命名時,系統不允許在文件夾名中出現“|”);字段“文件名”說明了存儲的文件的文件名,其值為文件名的全稱,即文件名包括擴展名,如果值為“*",則表明該記錄是屬于文件夾,而不是文件;字段“文件”是用于存儲文件内容的,數據類型為Image,如果是文件夾,則無須過問該字段。
國内系統分類
開始文檔管理系統
專注文檔的管理,解決企業與組織等多用戶間的文檔傳輸、共享版本與安全,系統為B/S結構加C/S結構,可完美使用于各種環境。系統支持分布式存儲、支持HA雙機熱備、支持多服務器集群,可以滿足大量用戶、高并發等需求。
edoc2文檔管理系統
edoc2為企業提供了一個易用,安全,高效的文檔管理系統。通過edoc2,企業可以集中存儲和管理海量文檔和各類的數字資産(如Office文檔,電子郵件,多媒體文檔,工程設計文檔等等)。edoc2采用了領先的文檔權限控制和加密技術,以保障文檔的安全。通過edoc2企業可以更高效地管理文檔的整個生命周期:創建、修改、版本控制、審批程序、存儲、查詢、重用以及歸檔。edoc2完整的産品線可以适應任何規模和複雜程度的公司體系。
三品EDM文檔協同管理系統
幫助企業集中規範管理圖文檔,提升企業技術掌控力,主要的功能點有:集中存儲、分類管理、文檔編碼、文檔歸檔、文檔發布、版本管理、業務定義、工作計劃、搜索定位、流程審批、流程提醒等,幫助企業解決圖文檔管理的混亂狀态,讓企業文檔圖紙管理“井井有條”。
緻得E6協同文檔管理系統
将文檔管理、紙質文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協同辦公等各種應用與管理全面整合,各功能間緊密關聯,全程無縫管理。
HOLA企業内容管理系統
為企業提供包含知識管理、文檔管理以及專業化咨詢服務在内的企業内容管理整體解決方案,幫助行業客戶理解、規劃、成功實施企業内容管理戰略。
易度文檔管理系統
幫助企業解決文檔的存儲、安全管理、查找、在線查看、協作編寫及文檔發布控制等問題。
網絡硬盤:網絡硬盤是基于雲存儲的文件存儲、傳輸平台,使文件的管理更加高效便捷。其無限量的存儲空間、多移動終端的協同工作,使網絡硬盤得到企業和個人的青睐。目前,國内較為知名的網盤有115、同步盤、華為網盤等。
國外系統分類
DocMgr,使用的是postgresql數據庫
KnowledgeTree Document Management,除了開源的版本,還有商業版本可用
MyDMS
OwnCloud:源于德國的著名開源軟件項目,目前已經被一家叫做常青科技的公司引入中國,該項目提供了一套強大的系統解決方案,是一套兼顧移動性和安全性的雲存儲文件管理解決方案。能為企業或項目提供集中式的文件存儲、上傳和共享服務,特别适合企業建立自己專用的文件管理系統,是非結構化大數據和多媒體文件的存儲管理的首選平台,實施該項目最大的價值在于取得企業運營最關鍵信息數據的控制權。
其他flickr、yupoo等在線圖片管理網站,隻能管理圖片,不能管理其他類型的文件
工具
Windowns資源管理器
QTTab文件整理工具
FreeCommander文件整理工具
Total Commander文件整理工具
Everything文件名搜索工具
Ava Find文件名搜索工具
Locate32文件名搜索工具
谷歌桌面搜索
TrueCrypt加密軟件
Winzip文件壓縮工具
Winrar文件壓縮工具
7-zip文件壓縮工具
EasyRecovery磁盤數據恢複工具
FinalData數據恢複工具
超級文件粉碎機