發明
1800年代，英國伯明翰的詹姆斯·瓦特發明了文字複制機(Letter copying machine)，是今日數碼複印機的前身。
複印機的發明人查斯特·卡爾森(Chester Carlson，又譯切斯特·卡爾森)，原本是一位專利律師，兼職研究員及發明家。他在紐約專利辦公室的工作需要複制大量重要文件。卡爾森患有關節炎，視複制文件為痛苦及單調的工作。這鼓勵了他進行有關Photoconductivity的實驗，并估計可以最簡單地制作複印本。卡爾迅在家中廚房進行Electrophotography實驗，1938年為過程技術申請專利。他使用以硫磺掩蓋的鋅片制作出首份複印産品。他使用一個覆有硫磺的鋅闆制造了第一個“複印機”。文字“10-22-38 Astoria”印在一個顯微幻燈片上，這個幻燈片放在硫磺上進行強光照射。
幻燈片拿走後，那些文字的鏡像就留在了硫磺上。卡爾遜打算将他的發明出售給一些公司，但是由于這個處理過程還不成熟所以沒能取得成效。
在那個時代，大量的複制工作使用炭紙或者複制機來完成，人們對于電子複印機沒有強烈的需求。在1939年到1944年間，卡爾遜被包括IBM和通用電氣在内的20多個公司拒絕，沒有一家認為複印機會有大量的市場需求。 1944年，一個位于俄亥俄州哥倫布的非盈利組織與卡爾遜簽訂合同用來完善他的新工藝。在随後的五年時間裡，這個機構進行了許多試驗以改進電子照相工藝。在1947年，Haloid（一個位于紐約的當時制造銷售相紙的小型組織）接洽Battelle以獲得授權來開發銷售基于這項技術的複印機。
Haloid意識到“電子照相”這個詞過于複雜并且沒有很好的記憶性。在咨詢過俄亥俄州立大學一位經典語言教授之後，Haloid和卡爾森将這個過程的名字更改為“Xerography”，它由希臘語中的“幹寫”一詞派生而來。Haloid決定将新的複印機稱為“施樂”，在1948年施樂成為商标。
曆史演變
20世紀初，文件圖紙的複印主要用藍圖法和重氮法。重氮法較藍圖法方便、迅速，得到廣泛的應用。後來又出現了染料轉印、銀鹽擴散轉印和熱敏複印等多種複印方式。
1938年，美國的卡爾森将一塊塗有硫磺的鋅闆用棉布在暗室中摩擦，使之帶電，然後在上面覆蓋以帶有圖像的透明原稿，曝光之後撒上石松粉末即顯示出原稿圖像。這是靜電複印的原始方式。
1950年，以硒作為光導體，用手工操作的第一台普通紙靜電複印機問世；1959年又出現了性能更為完善的914型複印機。自此以後，複印機的研究和生産發展很快。靜電複印已成為應用最廣的複印方法。n60年代開始了彩色複印的研究，所用方法基本上為三基色分解，另加黑色後成為四色複印。70年代後期，在第三次國際靜電攝影會議上發表了用光電泳方法一次彩色成像的研究報告，這比以前所采用的方法又前進了一步。到了九十年代又出現了激光彩色複印機。
1949年，施樂公司開發了第一個稱為型号A的靜電圖像複印機。施樂公司取得了如此大的成功以至于複印技術被大衆稱為“Xeroxing”，施樂公司積極應對以防止“xerox”成為一個通用商标。“Xerox”在一些字典中作為複印的同義詞出現，這導緻施樂公司發出信函和廣告要求他們更改這些條目，并且要求人們不要這樣使用“Xerox”。
但是，僅僅在北美地區出現了這種情況。例如，在不列颠群島“photocopying”遠比“Xeroxing”使用更為普遍，這或許是由于在複印技術開始流行之後來自日本和歐洲制造商的複印機數量遠遠超過施樂公司的産品。在一些語言中使用混合詞彙，如在波蘭語中廣泛地使用kserokopia（“xerocopy”），盡管施樂公司商标的複印機所占市場份額很小。
随着技術進步誕生了靜電複印技術，首先在硒鼓上生成一個高對比度的靜電影像，然後一種可熔化的塑料粉末（稱為墨粉）轉送到普通紙上，經過加熱熔化到紙張上，這個過程類似于激光打印機中使用的技術。技術進步帶來了彩色複印和靜電複印藝術在1970年代和1980年代的發展。
一些市面上作為複印機銷售的産品使用噴墨或者膠片轉印技術取代了基于硒鼓的工作過程。
在二十世紀五十年代早期，RCA（美國無線電公司）開發了一系列的稱為Electrofax的工藝，使用這種工藝圖像直接在特殊的有覆層的紙上生成，使用液體的墨粉進行着色。
具體分類
複印機按産品類型分為普通辦公用、工程圖紙、閱讀、彩色及微型和傳真複印機；按工作原理分為光化學複印機、熱敏複印機、靜電複印機3種類型。
光化學複印機
複印方法有5種。
①直接照相法:是1950年前資料複印的主要方法。用高反差相紙代替感光膠片對原件進行照相。
②藍圖法：複印紙表面塗有感光鐵鹽，與透明或半透明原件疊在一起進行接觸式曝光、顯影後形成藍底白線圖像。
③重氮法：複印紙表面塗有感光重氮化合物，其成像方法與藍圖法相似，但較藍圖法複印質量好,使用簡便。
④擴散轉印法:含有氯化銀的負片紙與原件一起進行反射式接觸曝光(面對面)，然後與另一無感光作用的正片紙合在一起進行顯影，負片紙上的氯化銀擴散到正片紙上并還原為金屬銀而成像。
⑤染料轉印法：與擴散轉印法相似，區别在于負片紙顯影後生成黑色染料，可轉移到普通紙上。
熱敏複印機
應用熱化學成像原理進行複印。将表面塗有熱敏材料的熱敏紙與原件貼在一起，利用原件黑色圖像部分吸收紅外線迅速轉變成熱，反射到與原件相接觸的熱敏紙上而生成黑色沉積物，即形成複印件。
靜電複印機
利用物質的光電導現象與靜電現象相結合的原理進行複印。常用的感光體有硒鼓、氧化鋅紙、硫化镉鼓和有機光
導體帶。複印方式有間接式和直接式之分。
間接式靜電複印步驟（見圖）為：首先用高壓電暈放電使感光體表面在暗處充上靜電荷；然後對原件進行曝光,曝光部分靜電荷消失,其餘部分靜電荷保留，形成肉眼看不見的靜電潛像；再用顯影劑将靜電潛像顯影成可見的墨粉圖像；将墨粉圖像轉印到普通紙上,加熱墨粉使其熔化而定影在紙上,即得到複印件。定影後的複印件和普通印刷品一樣能長期保存。除去轉印後殘留在感光體上的墨粉，清潔後的感光體可立即再用。 直接式靜電複印的感光體為氧化鋅紙，最終的圖像直接定影在該紙上，不需轉印和清潔。
工作原理
現在的複印機已經與現代通信技術、電子計算機和激光技術等結合起來，成為信息網絡中的一個重要組成部分。在近距或遠距的數據傳輸過程中可作為讀取和記錄信息的終端機，是現代辦公自動化中不可缺少的環節。
靜電複印機的工作原理
靜電複印機是集靜電成像技術．光學技術．電子技術和機械技術于一體的辦公設備。它采用的成像方法有很多，如間接式靜電複印法（即卡爾遜法），NP靜電複印法、KIP持久内極化法、TESI靜電轉移成像法等。
現代靜電複印機普遍采用間接式靜電複印法和NP靜電複印法。
以下主要介紹這兩種靜電複印機的基本原理與工作過程。
一、卡爾遜靜電複印法
卡爾遜靜電複印的過程本質上是一種光電過程，它所産生的潛像是一個由靜電荷組成的靜電像，其充電、顯影和轉印過程都是基于靜電吸引原理來實惠的。
由于其靜電潛像是在光照下光導層電阻降低而引起充電膜層上電荷放電形成的，所以卡爾遜靜電複印法對感光鼓有如下要求：具有非常高的暗電阻率。這種感光鼓在無光照的情況下，表面一旦有電荷存在，能較長時間地保存這些電荷；而在光照的情況上，感光鼓的電阻率應很快下降，即成為電的良導體，使得感鼓表面電荷很快釋放而消失。卡爾遜靜電複印法所使用的感光鼓主要由硒及硒合金、氧化鋅、有機光電導材料等構成，一般是在導電基體上（如鋁闆或其它金屬闆）直接塗敷或蒸鍍一薄層光電導材料。其結構是上面是光導層，下面是導電基體。
卡爾遜靜電複印法大緻可分為充電、曝光、顯影、轉印、分離、定影6個基本步驟。
1. 充電: 一條高壓導線把圓柱形複印鼓表面上充滿負性靜電電荷叫做電纜線corona wire 或充電輥charge roller。 複印鼓用光電導材料(例如硒)塗制成 .當暴露點燃光導體會變成傳導體。
2.曝光:曝光燈照射了原稿,把原稿的白色區域光線反射到複印鼓表面上,該區域被照射下(原稿的白色區域) 變成導電,因此電荷接到地線排走,不被照射下(原稿的黑色區域)仍然帶負電荷.結果在複印鼓的表面上有一個潛伏性的影像。
3.顯影 :碳粉是正電荷.當它應用到滾筒顯影,它被吸引而且附着于負電荷 (黑色區域),正如紙用靜電附着于一個供玩耍的氣球上。
4.轉印:因比一個複印鼓較高的負電荷,在複印鼓的表面上産生的碳粉影像轉印到紙上。
5.定影:,由高溫高壓滾軸.把碳粉熔化并黏貼文件上。
6.清潔: 用清潔刀片把複印鼓碳粉清走。
複印方法
NP靜電複印法
NP法是日本佳能公司發明的一種新的靜電複印方法，這種方法有别于傳統的卡爾遜靜電複印法，它是卡爾遜靜電複印法的改進和發展。NP靜電複印法基本過程它主要由前消電/前曝光、一次充電（主充電）、二次充電/圖像曝光、全面曝光、顯影、轉印、分離、定影、鼓清潔9個基本步驟組成。
從上述步驟我們可以看到，NP法的靜電複印過比典型的卡爾遜法靜電複印過程複雜，其主要原因是NP法采用的光電導材料雖然光敏性很好，但暗阻率太低，充電以後暗衰太快，不能像硒等基它光電導材料那樣能長時間地保存電荷。因此使用硫化镉等基它光電導材料那樣能長時間地保存電荷。因此使用硫化镉光電導材料的感光鼓結也與典型卡爾遜法的感光鼓結構不同。
卡爾遜靜電複印法的感光鼓一般是兩層結構，即光電導層和導電基本。
而NP法的感光鼓則是由透明的絕緣層、光導層和導電基本三層構成。
NP法靜電複印的過程除了靜潛像的形成和顯影過程外，基它都與卡爾遜法靜電複印過程基本相同。NP法靜電潛像的形成包括前消電/前曝光、一次充電、二次充電/圖像曝光和全面曝光4個基本步驟。
1、前消電/前曝光
前消電/前曝光的過程是在第一次充電（主充電）前用負高壓電暈放電來消除感光鼓表面由于前一次複印循環遺留的殘餘電荷，同時用熒光燈（前曝光燈）充分照射感光鼓（稱為前曝光），以降低硫化镉光導層内部的電阻。前曝光的作用，一方面是使光導層的殘餘電荷可以充分洩入大地，另一方面則是為以後再對感光鼓進行主充電時，能夠均勻地注入一定數量和極性的電荷提供條件，以防止由于靜電潛像電荷分布不良造成複印濃度不均和黑實心圖像中出現白色斑點的現象。
NP法采用硫化镉分散體作為光電導層，這種材料在暗處放置一段時間後電阻率會大大增加，如果在這種情況下進行複印品産生底灰，甚至使得整個畫面發黑。經過前消電/前曝光這一過程後，由于負高壓電暈放電的影響，會使感光鼓表面略呈負電位。
2、一次充電
NP靜電複印法通過在一次充電電暈器上加正極性直流高壓進行正電暈放電，使感光鼓表面均勻充上一層正電荷，即形成一次電位。
當一次充電電暈器加上直流高壓後，電暈器開始放電，使得電暈絲周圍的空氣電離，正極性的離子在電場的作用下，向感光鼓表面的絕緣層運動，由于絕緣層不導電，起着阻擋層的作用，這樣電暈離子因不能穿過絕緣層而沉積在絕緣層表面，使絕緣表面均勻地充上一層正電荷。
由于靜電感應的作用，在接地的導電基體側感應出等量的反極性電荷（負電荷），但因硫化镉是N型半導體，主要載流子是負電荷（電子），同時由于經過前曝光，光導層（硫化镉）的阻值下降，使得這些感應出的負電荷比較容易地注入到光導層，并在絕緣層表面正電荷的吸引下向表面正電荷方向遷移，最終到達光導層與絕緣層界面處，使硫化镉膜層表面帶有與絕緣層表面相反的等量的負電荷，與表面正電荷相平衡，形成穩定狀态。
這樣，硫化镉光導層表面就具有了一定的表面電位，從而在絕緣層表矶與導電基體間形成了一定的電位差，使感光鼓表面（即絕緣層面）具有一定的表面電位。随着充電時間的增長，表面電荷越積越多，感光鼓表面電位也相應升高。
3、二次充電/圖像曝光
二次充電/圖像曝光是一個過程的兩個方面。這一過程是利用交流電暈器或反極性直流電暈器對感光鼓表面充電電荷進行消電的同時對感光鼓進行圖像曝光的。二次充電的作用是中和絕緣層表面的正電荷；圖像曝光則是為了在消電過程中使絕緣層表面形成與原稿明暗相對應的靜電電荷分布。
當原稿圖像被照射并通過光學系統投射到感光鼓表面時（即曝光），在感光鼓表面形成兩個區域：帶圖像的“暗區”和不帶圖像的“明區”。在明區，由于光照使光導層（硫化镉）的電阻率大大降低，成為導體。原先駐留在光導層與絕緣層界面的負電荷（電子），随着絕緣層表面的正電荷被二次負電暈中和的同時，通過光導層向接地的導電基體洩逸。
因此，明區的表面電位迅速下降至0伏左右。在暗區，則由于光導層（硫化镉）未受光照，基電阻率仍然很高（即保持絕緣狀态）使得駐留在光導層與絕緣層界面的負電荷不能向導電基體方向洩逸。絕緣層表面正電荷受基影響，即由于絕緣層下面負性電荷的吸引，使得消電電暈隻能中和掉一部分表面正電荷，大部分正電荷仍然保留在感光鼓暗區表面。此時，由于表面正電荷數量的減少，在絕緣層下面的負電荷多于絕緣層表面的下奄荷，因此在導電基體與光導層界面處又感應出正電荷（導電基體側），基數量與表面正電荷減少的數量相等，以達到正負電荷量的平衡。
雖然在感光鼓暗區仍保留有大部分表面電荷，但由于暗區仍保留大部分表面電荷，但由于暗區表面電位低于光導層的電位，因此仍未形成适用的靜電潛像。也就是說，二次充電/圖像曝光的結果，使得無論是在感光鼓的明區還是暗區，表面電位都已降為零電位，沒有形成電位反差。
4、全面曝光
經過圖像曝光、二次充電（逆充電）後，在硫化镉感光鼓的表面形成了表面電位相同、電荷密度不同的潛像，這種潛像是無法用傳統的靜電顯影方式來顯影的。為了把這種電荷密度潛像表面電位起伏的靜電潛像，必須對感光鼓表面進行全面曝光。
全面曝光就是利用曝光燈對感光鼓表面進行全面、充分、均勻的光照，使感光鼓光導層（硫化镉）的電阻率下降成為電的良導體。對于明區由于二次充電/圖像曝光時就已失去全部電荷，故全面曝光對基不發生任何作用，其表面電位不變；對于暗區，由于全面曝光使得絕緣層下面的光導層變為導體，使光導層與絕緣層界面處多餘的負電荷穿過光導膜層與導電基體感應上來的一部分負電荷則因有絕緣層表面正電荷的吸引，繼續保持平衡狀态。這樣在感光鼓絕緣層表面和導電基體間就形成電位差，最終使得感光鼓絕緣層表面“暗區”的電位迅速升高。
因此，全面曝光的結果，使得感光鼓明區和暗區形成了明顯的電位差，最終在感光鼓絕緣層表面上形成了表面電位随光學圖像明暗變化的高反差靜電潛像。
5、顯影
NP靜電複印法使用單組分顯影劑跳動顯影。單組分顯影劑中沒有載體，基色粉粒子由磁性材料、炭黑和樹脂等組成，具有磁性和絕緣性。絕緣性有助于色粉的轉印，磁性便于用顯影磁輥來運載色粉。顯影時，色粉與旋轉的顯影磁輥相摩擦而帶負電并且在顯影刮刀刃口的集束磁場作用下，在顯影磁輥表面形成一層薄而均勻的色粉層。當具有靜電潛像的感光鼓與顯影磁輥上的色粉層接近時，在感光鼓表面靜電潛像和顯影磁輥交流偏壓的作用下，使色粉在感光鼓與顯影磁輥之間的跳動顯影。
6、轉印、分離、定影、清潔
NP法的轉印、分離、定影和清潔等過程與卡爾遜靜電複印法一樣。感光鼓上的靜電潛像通過顯影形成可見的色粉像，經轉印裝置轉印到複印紙上，再由分離裝置分離後送到定影部件進行定影，使色粉固着在複印紙上，形成永久的複印品。感光鼓則在清潔後進入下一複印循環。
數字複印
數字複印機是通過激光掃描、數字化圖像處理技術成像的，它既是一台複印設備，又可作為輸入/輸出設備與計算機以及其它辦公自動化（OA）設備聯機使用，或成為網絡的終端。因此，随着人類社會信息時代的到來，數字化技術将會更廣泛地應用于人類社會生産、生活的各個方面，數字複印機也必将成為複印設備的主導産品。數字複印機将以其輸出的高生産力、卓越的圖像質量、功能的多樣化（複印、傳真、網絡打印等）、高可靠性及可升級的設計系統，而成為人們辦公自動化的好幫手。
數字複印機與模拟複印機比有哪些優點：
由于數字複印機采用了數字圖像處理技術，使其可以進行複雜的圖文編輯，大大提高了複印機的生産能力、複印質量，降低了使用中的故障率，其主要優點在于：
（1）一次掃描，多次複印。數字複印機隻需對原稿進行一次掃描，便可一次複印達999次之多。因減少了掃描次數，所以減少了掃描器産生的磨損及噪音，同時減少了卡紙的機會。
（2）整潔、清晰的複印質量。文稿，圖片/文稿，圖片，複印稿，低密度稿，淺色稿等五項模式功能，256級灰色濃度、400DPI的分辨率，充分保證了複印品的整潔、清新。
（3）電子分頁。一次複印，分頁可達999份。
（4）先進的環保系統設計。無廢粉、低臭氧、自動關機節能，圖像自動旋轉，減少廢紙的産生。
（5）強大的圖像編輯功能。自動縮放、單向縮放、自動啟動、雙面複印、組合複印、重疊複印、圖像旋轉、黑白反轉25%-400%縮放倍率。
（6）可升級為A3幅面3秒高速激光傳真機，可以直接傳送書本、雜志、釘裝文件，甚至可以直接傳送三維稿件。
（7）可升級為20張/分--45張/分的高速A3幅面雙面激光打印機，解析度高達600DPI。不僅可以直接與計算機連接，也可與電腦網絡連接，成為高速激光網絡打印機。同時，經掃描到内存的原稿，可以經過電腦編輯後，以400DPI的清晰度進行多達999份打印。
數字複印機與模拟複印機的主要區别主要是工作原理不同。模拟複印機的工作原理是：通過曝光、掃描将原稿的光學模拟圖像通過光學系統直接投射到已被充電的感光鼓上産生靜電潛像，再經過顯影、轉印、定影等步驟，完成複印過程。數字複印機的工作原理是：首先通過CCD（電荷耦合器件）傳感器對通過日暴光、掃描産生的原稿的光學模拟圖像信号進行光電轉換，然後将經過數字技術處理的圖像信号輸入到激光調制器，調制後的激光束對被充電的感光鼓進行掃描，在感光鼓上産生有點組成的靜電潛像，再經過顯影、轉印、定影等步驟，完成複印過程。
注意事項
一、擺放複印機的環境要合适，要注意防高溫、防塵、防震，還要注意放在不容易碰到水的地方。在複印機上不要放置太重的物品，避免上面闆受到重壓而變形，影響使用。最重要的是，要把複印機擺放到通風好的場合，因為複印機工作時候會産生微量臭氧，長期接觸對操作人員的健康有害。
二、還要注意複印機的電源問題，一般複印機額定電壓在200V至240V間，電源插座電壓過高或者過低都會影響複印機的正常工作。無論在進行插拔電源，還是排除卡紙故障等，都應該先關閉複印機的電源開關再操作，否則會縮短複印機使用壽命，造成故障。
三、合理預熱對延長複印機很有幫助，每天應該先對複印機預熱半小時左右，使複印機内保持幹燥。而且在長時間沒有複印任務時，應該關掉複印機電源節省能耗，平時就應該讓複印機工作在節能狀态，避免因頻繁啟動預熱對複印機的光學元件帶來損害。複印零碎文件的時候，也應該将文件積累起來，達到一定數量後一次進行複印，有效的保護光學元件。
四、随時注意耗材的剩餘量，碳粉量不夠發出警告時應該對複印機進行加粉，否則加粉不及時可能造成複印機故障。而且加粉的時候最好不要選擇劣質墨粉，如果使用劣質墨粉會直接影響複印效果，而且會對複印機内部的硒鼓造成磨損。更為嚴重的是，千萬要避免複印機内部掉落墨粉，如果這些粉塵落在複印機的工作電路闆上，很容易造成電路短路損壞複印機。
五、在添加複印紙的時候要正确放置複印紙張，要使用平整的高質量的複印紙，紙盤内的紙不能超過複印機所允許放置的厚度。如果使用的紙張不标準或者厚度過厚，就容易出現一次進多紙、不進紙或卡紙的現象，嚴重的話會損壞内部的進紙裝置。
使用技巧
一、預防卡紙技巧
對複印機要經常清潔保養，定期用脫脂棉擦拭搓紙輪，這樣可以有效避免卡紙。使用時可選用離感光鼓近的紙盒，這樣複印走紙過程就比較短，可以減少"卡紙"的概率。在複印底色較深的文件時，複印件容易呈扇狀卡在出紙口，而使用複印機的消邊功能，同樣可以減少紙卡在出紙口的概率。
二、提高複印質量技巧
要複印的稿件有時候色調深淺不—，一般情況下複印件顔色淺的地方不容易看清楚。這就要根據實際情況，調節曝光量來獲得最佳的複印效果。通常是以較淺的字迹為标準減小曝光量，加大顯影濃度。而對于對于照片、圖片等色調深的稿件則應減小顯影濃度，加大曝光量。其具體的做法是可以将曝光窄縫闆抽出，把光縫調寬，即可減小顯影濃度，光縫調小可以加大顯影濃度。
三、複印雙面稿件技巧
有時候需要複印的是雙面稿件，通常複印的時候會把反面的圖案也透射到前面複印出來，造成複印件的失真。要解決這個問題最簡單的辦法就是在複印的時候，在原稿的上面在覆蓋一張深色的紙張，這樣就可以避免光線透射過去，将背面的圖案也複印出來。
其他技巧
1、大家知道，如果被複印的文稿表面，有污迹或其他痕迹時，那麼複印後的文稿也會有痕迹存在；為了讓複印後的文稿消除痕迹，你可以巧妙地用遮蓋法，将原稿表面上的污迹遮擋住，來改善複印效果。比較簡便的辦法是，用比污迹範圍稍微大一些的白紙條，直接覆蓋在污迹上面，同時确保小紙條邊緣能與原稿表面緊密接觸，盡量不要留有空隙，然後直接放到複印機中複印就OK了。此外，我們在複印一些較厚的文稿時，常常發現在複印件上有陰影出現，這個時候你直接找一張白紙，墊在被複印文稿的上面，就可以消除陰影了。如果複印的材料是一本書時，往往會在書本的兩頁間出現陰影，此時你不妨用白紙将目标複印區域以外的地方遮蓋住，就能消除兩頁間的陰影了。
2、倘若你複印的文稿中，包含圖象信息時，那麼你必須先将複印機的顯影濃度降低一些，然後将複印機中的曝光窄縫闆移開，将光縫寬度調大一些，這樣能夠增大曝光量，提高複印效果。倘若被複印的文稿中，含有各種色調深淺不—的圖象時，就需要将曝光量适當降低一些，如此一來文稿中顔色淺的文字就能被清楚地複印出來了。在降低曝光量時，你隻要将顯影濃度調淡一些，就能達到目的了。
3、在複印文檔材料時，你或許會經常遇到一些緊急的複印任務，例如在連續複印的過程中，突然有一份加急文稿需要複印，此時你不妨按下控制面闆中的“暫停”按鈕，那麼複印機會将當前處理的任務立刻停止下來，同時控制面闆中的複印數量自動恢複為“1”，這個時候你可以重新設置複印份數，等到緊急任務處理完畢後，複印機立即回到持續工作狀态，此時你再次按下“暫停”按鈕，就能繼續工作了。如果在複印機工作的過程中，希望取消當前的複印任務時，可以直接單擊“停止”按鈕。
清潔保養
日常，在複印機的運行過程中，經常會受到來自複印機内部和外部的灰塵等雜物的侵害，造成複印品質變差和運行故障。光學系統中的雜物會造成複印件底灰較重，出現黑色斑點，機械系統中的雜物會造成卡紙，複印件出現污迹等問題。因此，在日常工作中，我們要注意複印機的清潔保養。
1、稿台玻璃的清潔
由于稿台玻璃容易受到稿件和手的沾污，同時也容易被劃傷，所以應定期清潔保養才能保證良好的複印效果。在工作中要 避免用手直接接觸稿台玻璃，如有裝訂，應将原稿上的大頭針、曲别針、訂書釘等拆掉，并放在指定位置。塗改後的原件一定要等到塗改液幹了以後再複印。清潔稿台玻璃時，應避免用有機溶劑擦拭。因為稿台玻璃上塗有透光塗層和導電塗層，這些塗層不溶于水，而溶于有機物質。
2、蓋闆的清潔
由于接觸各種原稿和被手扶摸，會使潔白的塑料襯裡或傳送帶變黑，造成複印件的邊角出現黑色污迹。用棉紗布蘸些洗滌劑反複擦拭，然後用清水擦拭，再擦幹即可。注意：不要用酒精、乙醚等有機溶劑擦拭。
3、更換部件
在複印到一定張數後，複印機的易耗性零件（如：清潔刮片、電極絲、分離爪（片）、搓紙輪等，這些零件在保修期内也不屬于免費提供）由于磨損，可能需要進行必要的更換。而這類維修及零備件費用的支出，是正常的，不應認為是設備的質量問題。
4、清除廢舊墨筒
小心地清除廢舊墨筒，以防墨粉充斥在空氣中過多的被人體吸入。
5、電路系統
電路系統因長時間在高壓下工作，吸附了大量的粉塵，從而造成電子元件間的電阻率降低，引起電流擊穿電子元件，燒毀線路闆。以下部分的清潔工作應由專業技術人員進行：光學系統的清潔、機械系統的清潔、進紙系統的清潔、出紙系統的清潔。
