基本含義
可從多方面多角度來理解行政效率：一是指投入産出的定量比例關系；二是指最佳的選擇；三是指能達到的最高紀錄；四是指完成既定目标的程度；五是指及時有效的克服困難、解決問題。上述幾個方面都是從宏觀上評價行政效率，而在具體實踐中我們則應結合實際予以綜合衡量和評價。我們經常用以評價、衡量、測算行政效率的方法大緻有以下三種行政費用測量法（從單位費用、人均負擔、劍術？費用來測量）；行政功能測定法（将每項目标與理想目标和必須達到的标準進行比較）；因素評分法（給人力、經費、物資、機構、制度、方法打分）。我們也可換個視角來考察行政效率：局部與整體（堅持局部效率從屬于整體效率）；短期與長期；經濟效益與社會效益（單純經濟效益應從屬于社會效益）；正效益與負效益（全面衡量）。
基本要素
行政行為速度。辦事速度是效率的外在表現。但是，就行政效率而言，并不一定是越快越好，而是指時間使用的合理性。這種合理的時間标準是指行政服務對象希望的“快”和可以接受的“慢”之間的結合。所謂希望的快，當然是越快越好，即時即刻。所謂可以接受的慢，是指行政服務對象的希望底線，即不因政府工作的周期破壞其原定的計劃，或者付出額外的成本。通俗地說就是不至于“壞事”。在這兩者之間的結合點是比較理想的。一方面，政府機關不需要為滿足服務對象的不十分必要的速度而支付不合理的成本，另一方面也不會對服務對象造成任何意義的延誤。
行政行為的成本。政府處理問題的投入成本是一個很複雜的經濟學問題，大緻包括三個部分：行政設施成本、行政制度成本、行政人員成本。如果政府機關處理某個問題速度很快，具體的服務對象評價為效率高。但是由于投入巨大的人力、物力成本，與處理該問題的最後社會效果不成比例，就不能認為該政府運作具有高效率。例如，某地通往某旅遊景點的公路年久失修，經常發生堵車和遊客被圍困在旅遊景點的現象。當地政府于是派出專機免費疏散被圍困的遊客。如何評價當地政府的工作效率呢？對被圍困的遊客來說，政府辦事效率高。如果是非常特别的情況，如涉及人的生命安全，作為既定的應急措施，這樣處理沒有問題。但如果通過及時維修公路能夠解決的問題，卻不及時維修公路，而是等到遊客被困再派出飛機來解決，就不能得出結論說這裡的政府運作效率高。
行政行為的正确度。處理問題的效果是行政目标的核心。行政行為的目的是實現和增加服務對象的合法利益，促進地區經濟發展，促進社會公平的實現。成本也好、速度也好，隻有同效果聯系起來考察才可能得出具有普遍意義的結論。對于抽象行政行為而言，行政行為的正确度是指制定的公共政策（包括各種法規、規章和規範性文件）在充分兼顧相關利益群體合理利益的基礎上，積極促進經濟和社會發展，并最終增進社會整體福利。對于具體行政行為而言，行政效果是指行政機關對管理（服務）對象所作出的行政決定合法、合理、公平、公正。
特點作用
行政效率離不開定量分析；行政效率更重要的是體現在追求社會效益上；行政效率體現在各個層次、各個環節上，是公共行政體系各種因素的綜合反映，是對各種公共組織、各種公共行政管理活動以及相關要素的整體要求。
行政效率在公共行政管理中的作用：（1）提高行政效率是公共行政管理的宗旨，它是公共行政活動的起點和落腳點。（2）行政效率是檢查和衡量公共組織和公共行政管理活動有效性的一個重要标準。（3）行政效率關系到中國的社會主義現代化進程。高效的公共行政是國家和社會全面的發展必要保證，是建立和發展社會主義市場經濟的必要條件。
效率公平公共行政的目的是效率，公共行政的價值是公平。效率是發展速度，是社會發展機制；公平是一種社會價值和社會心理狀态，是社會穩定機制。市場經濟的缺陷主要表現在社會分配不公上，政府則可以在維護社會公平方面發揮巨大作用，通過行政行為公平、行政程序和行政制度公正來維護社會公平。
效率與公平是一個矛盾的統一體。其矛盾表現在追求效率的同時在一定程度上影響公平的實現；追求公平又在一定程度上妨礙了效率的提高。其統一表現在效率是最終實現事實上公平的基礎和主要途徑，公平是效率的保證。
正确處理效率與公平的關系必須遵循以下原則：效率優先，兼顧公平的原則；平等原則；公平分配的原則；機會均等，能者優先的原則。
定量分析
行政速度的定量分析。合理的行政速度是指行政機關處理行政事務所花費的合理的時間。行政機關處理行政事務的時間主要受以下四個因素的制約：
1．行政程序設計的工作環節。行政工作環節由内部工作環節和外部監督環節兩部分構成。在這些環節中，有的是必要的環節，有的是選擇性環節，有的可能是不必要的環節。對一個行政環節作出必要與不必要的判斷是困難的，但又是必需的。行政機關多傾向于增加内部環節而減少外部環節。從速度和經濟成本而言，内部環節優于外部環節，但從正确度而言，外部環節優于内部環節。從現代管理學的角度來看，多傾向于簡化内部環節，而适當加強外部環節，即所謂“扁平式”管理。在政府行政行為中，強化外部環節除提高正确度之外，還可以減少行政行為的外部成本，提高社會運行效率。其中相對人參與、科學論證和監督三個外部環節是保證行政行為合法、合理、公平、公正的必要措施，但又是特别耗費時間、影響行政速度的環節。因此，每個辦事環節需要花費的時間、可以節省的時間，成為影響行政速度的變量之一。
2．行政機關設施運行的有效性。處理行政事務所需要的場地、設備是否能處于有效運行狀态，是決定行政工作速度的重要條件。願意以及能夠付出多少财政性資金維持行政設施的高效或者有效運轉，是影響行政速度變量之二。
3．滿足行政服務對象需求的時間。對公民來說，到政府機關辦理有關事務，有一個時間預期。合理的時間預期上限是同類公共機構提供同類服務所能達到的最短時間，下限是不損害其他正當利益，以至于放棄正常申請而轉入非法行為或者尋租。如果申請人通過計算，發現來政府機關辦理該事務付出的代價包括時間與所得到的利益相比不經濟而選擇放棄或者以尋租等違法方式辦理，那麼，政府機關的該項工作就是無效率的。因此，在許多場合，違法現象或者行賄現象和行政效率成反比，申請數量和行政效率成正比。
4．法定期限和承諾期限。法律對具體行政行為多有期限要求。但法定期限隻是最低限度。設定最低限度基本原則是：不保證、也不排除最快，隻保證遏止最慢。因此，法定期限隻是考量行政效率的基本因素之一，但不一定是最重要的因素，更不是唯一的因素。而承諾期限通常是在法律沒有規定期限的情況下出現。如果法律規定了期限，行政機關再作出承諾，那麼承諾期限必須少于法定期限。法律對抽象行政行為一般沒有期限要求，但在許多行政機關有内部規程，大緻規定工作期限。
5．行政人員的素質。提高行政人員的素質是保證行政效率的關鍵。行政人員的素質主要包括業務熟練程度和工作責任心兩個方面。業務熟練程度主要取決于行政人員的受教育水平和接受繼續教育的情況；工作責任心主要取決于道德水平和利益制約機制。一個機關工作人員的素質評價結果，構成影響行政速度的另一變量。
行政成本的定量分析。行政成本是行政效率的基礎，正如投入是産出的基礎一樣。行政成本是否合理，是計算行政效率的出發點。什麼是合理行政成本？就是要與行政行為的效果相适應，與當地經濟社會發展水平相适應。讓納稅人相信，花這麼多錢，養這樣一個機構，辦這些事情是經濟的、正當的。一個高效率的組織其運行成本必然與所在地經濟社會發展相适應。在競争态勢下，通常會略高于其他同類組織。特别是對生産耐用商品的機構而言，競争往往是一種成本投入的競争。
因此，公共機構要向公衆提供高質量的公共産品，自然不能忽視或者回避成本投入的問題。從辦公設施、制度建設、人力資源管理各方面必須與當地經濟社會發展水平同步，甚至适當超前。例如，政府辦公設施不應當豪華，但應當先進；行政程序不應當繁瑣，但應當盡可能擴大當事人參與；公務人員隊伍不需要太多的高級專業人才，但在關鍵技術崗位應當有代表當地水平的專業人員加入，并且努力保持他們在本專業領域内的領先地位。為達到上述目标需要支付的費用就是行政的資金成本。社會應當支付的行政資金成本的标準大緻應當與當地最有競争力的商業機構的運行成本水平持平。略低于或者略高于其水平都是合理的。這取決于當地的财政支付能力。财政預算及其執行情況是衡量行政成本的一個基本要素。可以認為：财政預算是一種預期成本，執行情況是實際成本。
行政行為正确度的定量分析。行政行為的正确度由三個基本要素構成：合法性、合理性、滿意度。合法性的定量考核比較簡單；合理性考量雖然複雜一些，但還是可以從統計學的角度進行統計分析。服務對象滿意度的考量相對要複雜一些，但基本方法不外乎民意調查結果、投訴率、複議和訴訟的勝訴率，行政違法案件發生率、特定機構的業務增長量等。
政府負責執行市場經濟法律，對市場秩序與市場運行進行平等的監管與公正執法，運用宏觀調控手段實現公共政策；除了必要的社會管制和經濟管制之外，政府不直接幹預企業活動，不采用行政手段幹預市場運行。它的理念包括：n第一，承認公衆需求的合理性、以滿足公衆需求為焦點，現代公共管理不僅關注政府應該做什麼、如何去做，更應當關注公衆希望從政府那裡得到什麼、公衆的需求如何才能得到滿足。n第二，諸多的社會問題雖然形式多樣而且日趨複雜，但都與公衆需求或切身利益相關。如果說公共行政關注“政府如何解決這些問題”，那麼現代公共管理就應該關注“社會問題如何才能通過政府及非政府的途徑得到解決”。n第三，确保公共利益的增進和分配是公共管理的根本目的。公共管理主體對社會問題的回應不是即時性的和功利性的，而應該看作是 “有效地增進與公平地分配社會公共利益的調控活動”；或者說，公共利益乃是現代公共管理的本質問題。n第四，吸收新公共管理強調有效性和結果取向的理念，現代公共管理更加關注這些基本理念，并且強調通過立法、行政、司法職能、政府與非政府等多種途徑，以及績效協議制度、市場或準市場的手段，以保證實現有效性和可能性。
測量标準
測量行政效率的必要性：通過測定行政效率可以降低公共行政的投入成本，減少資源的消耗，實現公共利益；可以确定行政目标的達成度；可以确定公共組織的各種要素組合的科學合理程度；可以确定公共行政活動的社會效益的大小。測定行政效率的标準應是質和量的統一，既要有定性分析，也要有定量分析。
（1）量的标準：主要是人力、财力、物力和時間消耗的數量。
（2）質的标準：主要是看公共行政職能是否充分發揮；行政目标是否正确；是否遵循了公共行政的客觀規律。
（3）社會效益标準：即公共行政适應國家的社會、經濟、文化和社會發展的程度及反映和滿足反映公衆需要的程度。
（4）規範性标準：是通過比較而确定的标準，是一種定性考察标準。
測定方法
傳統的行政效率測定方法：
（1）行政費用測量法。它是以行政費用開支與使用是否合理，是否收到實際成效為依據測量行政效率的方法。行政費用測量法包括單位費用測量法、人均費用測量法、計件費用測量法。
（2）行政職能測量法。它主要看行政機構能否充分發揮其行政職能，能否圓滿地達成行政目标。
（3）标準比較法。它是一種定性的行政效率測量法，以既定的标準與行政管理的實際成效相比較，來判斷行政效率高低。（4）要素評分測量法。它是對影響行政效率的各要素分别作出評定，對評定結果予以綜合來測量行政效率的方法。一般分為兩步：第一步是對影響行政效率的各要素進行測量評價，第二步是進行加權綜合評價，将評價結果作為衡量行政效率高低的标準。
提高途徑
行政效率是一個全局性的、綜合性的問題，行政效率低下的形成是多方面因素共同起作用的結果，同樣解決此問題的途徑及手段也需多管齊下，針對不足之處予以各個擊破。行政效率的提高主要可以從健全組織機構、選擇優秀領導、健全人事制度、實行決策科學化、健全行政法規和監督體制。結合實際中存在的問題，提高行政效率可以從以下幾個方面入手。
進一步強化行政體制改革，明晰職責，各司其職。将社會能夠管的事交給社會管，提高社會的自治能力；對于社會難以調節、解決、管理的事務則由政府提供必要的管理；轉變政府職能，将市場能管且能管好的事交給市場管，将企業能關且能管好的事交給企業管，實行政企分開；加強黨的政治、思想、組織、作風領導，而将社會經濟中的具體事務交由政府管，實行黨政分開。這樣有利于權利和責任的明确，有利于實現分工專業化和專門化。
優化組織結構設置。行政機構臃腫、層次繁多、職責不清必然導緻行政效率低下，因而，必須建立高效、民主、公正、精簡的組織設置。要求做到以下幾點：界定行政能，理順各層次各部門關系；按照科學性和整體性的要求精簡機構和人員；建立健全決策、執行、信息、監督四類機構；優化管理幅度和層次；實行行政決策一元化，避免多頭領導，在賦予權力的同時明确其職責。
強化競争意識，完善激勵制度。這有利于增強廣大行政人員提高行政效率的緊迫感和危機感，同時亦可使他們不斷提高自身素質的積極性增強。建立開放、競争、公正、透明的幹部管理和任用機制，任人惟能、任人為才；大力提高公務員素質，實行競争上崗機制，優勝劣汰，實行能上能下的公務員制度；按照德能勤績标準選人用人。
實行崗位責任制，把政治表現、個人業績與宣布任用聯系起來；建立和完善各種工作制度、規範、準則，促使行政人員管理标準化、規範化、制度化，保持提高行政人員素質的長期性、規範性和制度化。
努力推進行政管理體制改革，進一步完善行政法制建設。努力構建精幹、高效、協調、廉潔的政府機構體系，實現政府組織機構合理化；按照精簡、統一、效能原則，建立辦事高效、責任明确、運轉協調規範的行政管理體制；完善法律法規和部門規章制度，使行政有法可依；依法行政，加強責任制建設，堅持以行政法律法規作為行動的準繩，做到違法必究、有法必依、執法必嚴。唯有如此，才能不斷提高行政效率。
切實提高領導者素質。包括努力提高領導者的思想政治素質、業務工作素質及領導者領導藝術能力。領導作為領頭羊，其素質的提高對于行政效率的提高具有舉足輕重的作用，因為“一隻獅子領導的一群綿羊的力量遠強于一隻綿羊領導的一群獅子的力量”。可以采用舉行培訓班等形式，使領導的知識更新能力和再學習能力得到保持和提高。
建立電子政府。配備現代化設備，逐步實現管理手段的現代化，重視辦公設備現代化和信息傳遞的現代化，從中國行政管理的實際出發，配備現代化辦公設備，同時采用系統論、信息論等科學方法，實現辦公自動化、協調化、高效化。例如在土地資源觀行政管理中，可以實現信息化、自動化辦公，利用航測取代人測，等等，這樣就有利于減少不必要成本，實現信息的準确化、動态化、适時化，這對于提高土地行政效率可以起着巨大作用。
加強組織協調與溝通。加強機構間的合作，實現資源共享，打破部門壟斷主義、小團體主義和部門保護主義，減少不必要的行政開支。加強聯合辦公能力，完善溝通和協調機制，以達到杜絕踢皮球現象的目的。在現實土地規劃行政中，城市利用規劃和土地利用規劃分屬城市建設部門和土地資源管理部門制定，在内容上就往往缺乏溝通和協調，出現“打架”現象，在具體執行中更是各自為政，這就需要有關部門出面進行協調了。唯有如此，才能科學、合理、高效地規劃好、管好、利用好有限的土地資源，使土地在社會經濟發展中起着更大的調控作用，實現土地資源的可持續利用。
努力營造提高行政效率的氛圍和環境。外因是事物發展的重要條件，一個良好的環境對于提高工作效率可以起着巨大的作用。同時，一個組織的正确的價值取更能對此組織有着巨大的導向作用。向如在實際行政工作可以建立工作卡片，進行時間預算、決策，開展工作競賽如進行“工作大練兵大比武”等等，使提高行政效率成為組織文化和價值觀，這樣就有利于從整體上提高行政效率。
重要意義
行政效率的高低直接影響到政府及其工作人員在公衆心目中的形象和地位，高效的政府會赢得人民和社會的好評和極力擁護，而這對于提高政府的權威、感召力、影響力、誠信度，實現政府與社會和公民的良性互動，降低政策的執行成本，推動社會全方位發展和進步具有重要意義。
當前，随着信息技術的飛速普及，信息步伐不斷加快，這客觀上迫切要求我們提高行政效率，因為效率意味着能否把握住機遇，能否快速适應環境變化，能否實現信息的相互溝通和快速協調。同時，提高行政效率也是提高黨執政興國能力的必然要求，有助于加強黨群、幹群關系。
提高行政效率、降低行政成本和支出也是大勢所趨，是符合中國國情的必然選擇，它對于進一步提高國家的綜合實力和競争力發揮着巨大作用。提高行政效率也是為實現更好地為人民服務、對人民負責的題中要義，隻有這樣才能真正代表和實現、維護廣大人民群衆的利益，才能真正地實現利為民所謀、情為民所系、權為民所用，才能真正的做好人民的公仆。提高行政效率是提高行政績效的關鍵，是實行服務行政、打造服務型政府的必經之路。它也是促進我們改革發展協調、穩定、和諧前進的必然要求。
總之，行政效率是行政管理追求的最終目标，它關系到中國社會主義現代化進程，是檢驗行政改革成果的重要尺度。不斷提高行政效率具有十分重大的意義，提高行政效率亦是前進和發展要求和時代賦予給我們的使命。
黨的十九大提出，新時代要繼續深化政府職能轉變和機構改革，這對于提高政府部門行政效率具有重大意義。通過提高效率，可以進一步樹立政府部門的良好形象，促進現代化建設事業發展。但是，我們必須認識到，與新時代新要求相比，在政府部門還存在機構臃腫、功能配置不合理、觀念落後、權力濫用等影響行政效率的問題。根據新時代新要求，提高政府部門行政效率，我們要進一步進行機構改革，規範政府政務大廳，樹立新的工作理念，充分利用互聯網，發揮綜合服務優勢，加強監督制約等手段。
