内容
應該包括會議時間、地點、出席人員、内容、目的、費用支出明細、支付憑證等。
注意事項
- 嚴格控制會務支出，會務費一般不予報銷。特殊情況需要報銷的，須辦理相關手續或滿足相應條件。
（1）教學單位參加對專業建設、學科建設等有重大意義的學術會議的會務費，報單位領導簽字并注明情況後，經分管校領導審批。
（2）行政機關需符合下列全部條件：
①主管部門召開的工作會議；
②有正式會議通知；
③取得合法收款票據；
④分管校領導審批。
3.個人參加學術會議，有科研經費的，會務費可從本人科研經費列支。
4.報銷時，應将會議通知附于票據後。電話通知的應在出差事由中注明。
規範措施
開具單位
以“會務費”名義收款的單位可謂是五花八門，除了一部分是會議組織者外，更多的是飯店、賓館和度假村等，内容當然也包括上面所說的一切會議費用，而且大多沒有明細清單，報銷單位也大多以會議費用列支。筆者認為，“會務費”，應該是召開或參加會議而發生的一切合理費用，一般是由會議組織者代辦的，所以也隻能由會議組織者以“會務費”的名義開票收取。飯店、賓館和度假村隻是為會議提供條件和服務，最多隻是個承辦者，按照工商登記的經營範圍，他們提供的服務都有具體内容，費用應該按具體内容收取，不應該有“會務費”這樣一項籠統的收費内容。
雜亂無章的“會務費”背後，也往往隐藏着各種各樣的違紀違規問題。有的單位将活動費、旅遊費、招待費等以“會務費”名義報銷列支，發票的開具單位都是飯店、賓館、度假村等，而且沒有明細清單，要核實也比較困難。“會務費”隻能由會議組織單位開具，并且要附列明細清單。
财務處理
按照現行的有關制度規定，“會務費”中如果能明确區分内容，屬于就餐、住宿等一律作為“業務招待費”處理，不能在“公務費---會議費”中列支。這種比較絕對化的規定和處理辦法，有些不合情理，也是造成“會務費”瞞瞞藏藏的間接原因。
“會務費”有兩種情況，一種是本單位召開業務會議，發生的費用剔除從參加會議者收取的部分以後的餘額，或者全部由會議組織者支付；另一種是參加上級或其他單位組織的會議，由會議組織者收取的代辦費用。以上兩種情況中都包含了召開會議所發生的一切費用，當然也可能有餐費、住宿等費用，如果對上述情況不加區分，一視同仁，顯然是不合情理的。第一種情況所發生的費用，應該能夠區分内容，并且按照不同的性質區别對待，把租用會議場所費用、會議資料費、交通費等列為“公務費---會議費”，把餐費、住宿費等列為“業務招待費”，一般不應該出現所謂的“會務費”發票；但第二種情況完全不同，參加上級或其他單位組織的會議，隻要合情合理，都應該屬于“會務費”範圍，憑會議組織者開具的“會務費”發票在“公務費---會議費”報銷列支，和“業務招待費”根本沒有關系，如果一味的把餐費、住宿等歸入“業務招待費”範圍，不加區分内容的性質，會造成某些單位鑽政策的空子，憑服務行業開具籠統的“會務費”發票入帳，造成管理上的漏洞和弊端。
