区分概念
第一次工地会议是建设工程尚未全面展开、总监理工程师下达开工令前，建设单位、工程监理单位和施工单位对各自人员及分工、开工准备、监理例会的要求等情况进行沟通和协调的会议，也是检查开工前各项准备工作是否就绪并明确监理程序的会议。
时间安排
1、时间间隔
一般以一周为适宜，如果工程规模较小或工种较单调，可以适当调整为两周一次或每半个月一次，但不应再减少。
2、时间长短
可灵活控制，在切实解决问题的基础上，尽量不要拖延时间，避免讲空话。
3、特别注意
会议应该准时开始，维护监理例会的严肃性，必要时可以实行点名和奖惩制度。避免因为几个人迟到耽误所有入会者的时间。
地点
按照惯例，一般均将工程现场会议室作为工地例会的召开地点，但有时根据工程情况，为解决某一主要问题，可以选择施工现场甚至材料供应地等有关地点召开例会。
例会的程序和内容
到场人员首先按规定签到，注明姓名、单位名称、负责的工作、联系电话等。由总监理工程师主持会议。
会议举行的程序和内容，如下：
1、承包单位发言
⑴汇报由上次例会至今的工程进展情况，对工程的进度、质量和安全工作进行总结，并分析进度超前或滞后的原因；
⑵质量、安全方面以及资料上报等方面存在的问题，所采取的措施；
⑶汇报下阶段进度计划安排，克服现阶段进度、质量、安全问题的措施；
⑷提出需要建设单位和监理单位解决的问题。应注意的是，汇报中需将各个专业的情况逐一介绍，避免工地例会重视土建专业、忽视设备安装专业的问题，随着科技发展，现代建筑中各设备安装专业新技术、新材料的应用迅猛增长，存在的问题可能更多，总监应引起重视。
2、监理单位发言
⑴对照上次例会的会议纪要，逐条分析入会各方是否已实施了承诺；
⑵对承包单位分析的进度和质量、安全等情况做出评价，主要是指出漏报的问题以及原因是否正确、整改的措施是否可行；
⑶同时，安全生产、文明施工是一个长期的任务，必需对施工单位的安全教育情况进行分析，加强监理自身的保护；
⑷对工程量核定和工程款支付情况进行阐述；
⑸对承包单位提出的需要监理方答复的问题进行明确答复；
⑹提出需要建设单位或承包单位解决的问题。
3、建设单位发言建设单位指出承包单位和监理单位工作中需要改正的问题，并对承包单位和监理单位提出的问题给予明确答复。
4、特别注意入会各方在给出解决问题的措施时，均应说明解决问题的具体期限，并严守承诺，使方案能落到实处，达到会议的目的。在下一次的例会中由各方对照检查，未按期落实的应说明原因，由入会各方商讨处理方法。
5、整理会议纪要会议纪要应由监理机构整理。整理纪要时需注意：
⑴注明该例会为第几次工地例会、例会召开的时间、地点、主持人，并附会议签到名单。
⑵用词准确、简略、严谨，书写清楚，避免歧义。
⑶分清问题的主次，条理分明。会议纪要整理完毕后，首先送总监审阅、签字，之后送承包单位和建设单位及被邀请参加的其它单位代表审阅签字、签字时应注明日期，若某一方的改动超出会议内容，应征得其他各方的同意。
各方均签字完毕后由监理人员打印、盖章、分发，分发时需请接收人员签字、并注明接收的日期和份数。经各方签字的原稿应由监理单位妥善保管，供需要时查阅。开好工地例会，整理好会议纪要，切实解决工程施工中存在的问题，是做好监理工作的重要一环。它有助于监理工作的正常开展，同时也在一定程度上树立了监理单位的威信，必需引起监理人员的高度重视。
