職位說明書:指導性的管理文件-中文百科頻道

簡介

職位說明書（JOB DESCRIPTION BOOKLET）

zhi wei shuo ming shu

職位說明書是對企業崗位的任職條件、崗位目的、指揮關系、溝通關系、職責範圍、負責程度和考核評價内容給予的定義性說明。

作用

1．為招聘、錄用員工提供依據

2．對員工進行目标管理

3．是績效考核的基本依據

4．為企業制定薪酬政策提供依據

5．員工教育與培訓的依據

6．為員工晉升與開發提供依據

同時，人力資源從業人員在編寫職位說明書至少有以下五項好處：

第一，它有助于實現組織優化。在編寫職位說明書之前，有一個職位分析的過程，即對部門職責進行列舉和歸類，對工作流程、各職位間的職責分配進行分析和規劃，從而最大限度地發揮組織效力。在此過程中，重點思考的是：人員配置是否冗餘？職責是否相互重疊？部門職能是否細化到每個崗位上？是否忙閑不均？職責接口是否得當？工作流程是否順暢而且簡易？這就像我們實施ISO9000質量認證一樣，拿到證書不是目的，目的是通過認證過程促使企業建立起完善的質量保證體系，把内部的運作流程理順。

第二，它使員工各司其責，上下目标一緻。一份好的職位說明書可以使員工了解組織的目标、自己在組織中的作用、相應的責任和職權。特别是對于新員工，如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的職位說明書，不僅能給他留下公司管理規範的印象，而且有助于他盡快了解工作的全貌，順利進入角色，同時便于主管和下屬共同拟定試用期的考核目标與考核方式。有了員工和主管共同簽字的職位說明書，意味着雙方對工作内容達成了共同的理解，意味着一種對工作目标和規範的承諾。

第三，職位說明書是各部門制訂績效管理标準的依據之一。好的職位說明書，既要按照重要性的先後順序，列明每項職責的主要内容，又要說明該職責是全責，還是部分責任，抑或是輔助支持性的工作；同時，也要列明相應的考核方法。考核指标可以是反映質量的，也可以是反映數量的。例如，在成本方面，可以用預算與實際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指标；在時限方面，可以用交貨時間、投放市場時間、客戶響應時間等指标；在數量方面，可以用利潤率、産量、增長率、市場占有率、顧客保有率、新顧客數、新産品比例、投資回報率、每股收益等指标；在質量方面，可以用準确率（錯誤率，次品率）、預算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指标。如果難以用上述标準，可以用概括性的詞語，比如“遵照公司ISO9001的要求”。

第四，職位說明書是進行職位評估從而确定職位級别的前提條件。職位評估的内容通常包括職責範圍大小、工作複雜難易程度、勞動強度、勞動條件等要素。有了職位等級和薪酬調查結果，才便于确定每個職位的薪酬水平。

第五，它是進行人員招聘、制定培訓計劃和個人發展計劃的一種依據。一線經理提出用人申請，人事部門在發布招聘啟事、甄選面試、确定培訓内容、設計員工的職位升遷路線時，都離不開它。

編制流程

首先根據組織架構，進行崗位梳理和工作分析。組織架構是崗位設定的基礎，制定招聘職位說明書，需要根據組織架構，對崗位進行梳理和分析;新增崗位需要确定其在組織架構中的位置和崗位設定的目的。可以采用問卷調查、崗位總結分析、員工記錄、直接面談等方法，明确招聘崗位目标;

其次，明确崗位職責。崗位職責就是工作說明，即該崗位應該做什麼、怎樣做、需要達到什麼樣工作标準。我們一般采取先由各部門負責人将崗位職責進行梳理後，填報在統一的模版中上報的方法，再經過組織相關部門進行反複考慮和論證後，确定最終的崗位職責描述;

第三，确定工作權限和工作關系。根據組織架構、工作分析和崗位職責，确定該崗位的所屬部門、具體工作權限和管轄權限，直接負責的上下級關系和管轄人數等内容;确定崗位任職資格。根據該崗位勝任能力确定崗位任職資格，具體内容含：年齡工齡、資格證書、工作經驗、技術技能、管理能力、學曆學位、工作業績等等必備的入職條件;

第四，申報審批實施。初步框架出來後，人力資源部、品質部、用人部門就招聘JD進行細則讨論和補充，最後由人力資源部進行提煉總結後，填寫進統一模版，報公司總經理進行審批後實施。

第五，招聘職位說明書的調整。随着公司的發展和情況變化，招聘JD使用過一段時間後，可能需要對一些内容進行調整。調整可以由業務部門提出調整申請、人力資源部進行調整或品質部督察過程發現問題發出整改單、人力資源部進行調整均可，調整按規定流程進行。

其它相關

撰寫問題及對策

編寫過程中容易出現的五個概念問題：

一是僅重結果，不重過程。編寫職位說明書的過程其實也是一種溝通方式。在編寫職位說明書的過程中，主管和下屬應充分溝通，雙向交流，各自表達對部門職責的理解、對具體職位的看法和期望，以求得上下一緻。這個過程本身，就是對業務的深入探讨。可惜的是，許多一線經理匆匆忙忙像應付作業似地草草寫就，而未能借此機會與屬下進行交流，在以後職位說明書的應用過程中，也就容易出現屬下不理解、不利用、不執行的情況，使職位說明書變成了可有可無的擺設。

二是“一個藥方吃到底”。以IT行業為例。在IT行業，變革是唯一的常數。組織結構的頻繁調整，人事的變化，部門職能的變化，會相應地導緻職位的工作内容發生變化。這時候，職位說明書如果不能适應這種變化及時修正，會很快過時。另一種情況是，在變化如此迅速的IT時代，有人疑惑：“我們還需要職位說明書嗎？”在比較穩定的傳統行業裡，提這個問題有可能被奚落一番，但在IT行業卻是非常普遍。許多在新興的網絡公司從事人力資源管理的同行們，常常發出這樣的抱怨：“我們的組織結構圖三周一變，辦公室幾乎全是新面孔，常常是職位說明書剛寫完，職位就又調整了，整天忙着招人，根本沒有時間也沒有必要去寫什麼職位說明書”。這不禁使人對其中所蘊含的人力資源風險感到憂慮。在這個時候，更需要對職位進行分析、編寫職位說明書，以減少由于人員迅速膨脹、組織經常變動所帶來的風險，努力避免員工進出頻繁、職責不清、角色沖突、無法考核、培訓不力等混亂狀況，降低人力成本。此時，職位說明書的格式應當簡潔實用，突出重點，項目不應貪多；在描述職責時，盡量多用概括性、通用性的語言，以使職位說明書能有相對較長的穩定性。同時應加強上下溝通，避免出現上層人員熱血澎湃、調整方向過快，而基層員工面對變化卻無所适從、仍舊原地踏步的情況。即使在傳統行業裡，職位說明書一般地也需要每一到兩年修改一次。

三是人事部門大包大攬。編寫職位說明書不僅僅是人事部門的事。人事部門的責任是提供一種格式和方法，培訓一線經理如何編寫并運用職位說明書，同時要對一線部門所撰寫的職位說明書進行審核。一線經理是具體的編寫者，所以要經常審視下屬的工作内容是否變了，工作要求（衡量标準）、組織關系是否變了，如果有變化，應馬上更新職位說明書。這也是其承擔人事職能的一種體現。有的公司是人事部門代行其事，擔任寫手，這在一定程度上失去了編寫職位說明書的本意。

四是過于詳細或過于簡略。有的公司把職位等級、工作的複雜性、管理責任的大小評價也納入其中，使得職位說明書過于複雜。我認為像這些屬于職位評估的内容，是不應該寫入職位說明書中的。職責内容寫得很詳實，别人理解起來會很容易，但會加大編寫者的工作量，而且，一旦職責内容有了細微變化就要調整職位說明書，會加快職位說明書的更新速度。同樣，如果寫得過于簡略，語焉不詳，或者生僻的專業術語過多，會使人閱讀理解困難。還有的公司所寫的職位說明書，内容僅僅局限在工作職責方面，這是不夠的。怎樣才算詳簡得當？一句話，實用就行。

五是對号入座，過分遷就現任職者。職位說明書僅描述職位本身所具有的特性，而與從事或即将從事此工作的具體人員無關。編寫時不應摻雜着現有任職者的身影，盡管這很難做到。過分遷就目前的任職者，會影響其客觀公正性。當然，也不要矯枉過正，不顧現實條件，按照絕對理想的任職标準和考核标準來寫，那會缺乏實用性。

而在具體操作過程中，還會出現下面的問題，我們要想出解決辦法：

一、部門職責分解不充分、不完全（在下屬職位中沒有得到充分的分解，部分職責沒有相關職位具體承擔）

1、對部門所有職位職責進行彙總合并，與部門職責對比，然後明确責任職位進行填充；

2、對同一部門職責，不同層級的職位可能擔負責任不一樣，必須進行分級詳細的描述；

3、如是部門經理和業務口主管，請添加補充組織建設相關内容。

二、工作領域的劃分不合理、不全面（某些職位從頭到尾隻有一個領域，某些職位一條職責對應一個領域）

1、準确理解職位主要職責；

2、可參考部門工作領域對本職位進行劃分；

3、如本職位是負責部門工作領域中的單個領域，請根據具體的職責用合并屬性同類項的方式進行領域劃分。

三、職責描述不符合要求（不規範、不準确、不全面，有重複、交叉現象）

1、請統一按“動詞+内容+目的”的方式進行規範、準确、全面地描述，做到無重複、無交叉，以利于體現職位價值和提取績能衡量指标。