簡介
傳真機将需發送的原件按照規定的順序，通過光學掃描系統分解成許多微小單元（稱為像素），然後将這些微小單元的亮度信息由光電變換器件順序轉變成電信号，經放大、編碼或調制後送至信道。接收機将收到的信号放大、解碼或解調後，按照與發送機相同的掃描速度和順序，以記錄形式複制出原件的副本。
傳真機按其傳送色彩，可分為黑白傳真機和彩色傳真機。按占用頻帶可分為窄帶傳真機（占用一個話路頻帶）、寬帶傳真機（占用12個話路、60個話路或更寬的頻帶）。占用1個話路的文件傳真機，按照不同的傳輸速度和調制方式可分為以下幾類：①采用雙邊帶調制技術，每頁（16開）傳送速度約6分鐘的,稱為一類機；②采用頻帶壓縮技術，每頁傳送速度約 3分鐘的，稱為二類機；③采用減少信源多餘度的數字處理技術，每頁傳送速度約 1分鐘的，稱為三類機；④将可與計算機并網、能儲存信息、傳送速度接近于實時的傳真機，定為四類機。按用途可分為氣象圖傳真機、相片傳真機、文件傳真機、報紙傳真機等。記錄方式多用電解、電磁、燒灼、照相、感熱和靜電記錄等。
傳真機能直觀、準确地再現真迹，并能傳送不易用文字表達的圖表和照片，操作簡便，在軍事通信中廣泛應用。1842年，英國人A·貝恩提出傳真原理。1913年，法國人E·貝蘭研制出第一台傳真機。随着大規模集成電路、微處理機技術、信号壓縮技術的應用，傳真機正朝着自動化、數字化、高速、保密和體積小、重量輕的方向發展。
種類介紹
傳真機的種類比較多，分類方法也各不相同。按照它的用途，一般可分為以下幾種：
相片傳真機
是一種用于傳送包括黑和白在内全部光密度範圍的連續色調圖像，并用照相記錄法複制出符合一定色調密度要求的副本的傳真機。相片傳真機主要适合于新聞、公安、部隊、醫療等部門使用。
報紙傳真機
是一種用掃描方式發送整版報紙清樣，接收端利用照相記錄方法複制出供制版印刷用的膠片的傳真機。還有一種報紙傳真機，稱作用戶報紙傳真機，它裝設在家庭或辦公室内，通常用來接收廣播電台或電視台廣播的傳真節目(整版報紙信息或氣象預報等)，直接在紙上記錄顯示。
氣象傳真機
是一種傳送氣象雲圖和其他氣象圖表用的傳真機，又稱天氣圖傳真機，用于氣象、軍事、航空、航海等部門傳送和複制氣象圖等。傳送的幅面比一版報紙還要大，但對分辨率的要求不像對報紙傳真機那樣高。氣象傳真有兩種傳輸方式，利用短波(3～30兆赫)的氣象無線傳真廣播和利用有線或無線電路的點對點氣象傳輸廣播。氣象傳真廣播為單向傳輸方式，大多數的氣象傳真機隻用于接收。
文件傳真機
是一種以黑和白兩種光密度級複制原稿的傳真機。主要适用于遠距離複制手寫、打字或印刷的文件、圖表，以及複制色調範圍在黑和白兩種界限之間具有有限層次的半色調圖像，它廣泛應用于辦公、事務處理等領域。按照文件傳真機利用電信網、信号加工處理技術和傳送标準幅面原稿時間的不同，又可分為在公用電話網上使用的一類傳真機、二類傳真機、三類傳真機以及在公用數據網上使用的四類傳真機等。一、二、三類傳真機通常利用電話電路傳輸，傳送一頁A4(大16開)幅面文件，分别約需6分鐘、3分鐘和1分鐘。四類機傳送文件速度快(約幾秒鐘至十幾秒鐘)，作為一種數據終端，主要用于公用數據通信網絡，但若采用适當的調制方式，也可用于公用電話交換網絡。三、四類傳真機也稱高速傳真機。
在信号特征上，一、二類傳真機有别于三、四類傳真機。一、二類傳真機信号特征是模拟式；三、四類傳真機信号特征為數字式，因此具有數字通信的許多特點和優點(詳細情況參見“電子飛鴻話軌迹”中的“從模拟傳輸到數字傳輸”一節)，是文件傳真機的主力和發展方向。
根據文件傳真機的服務對象和安裝地點分類，通常分公用傳真機和用戶傳真機兩類。前者安裝在公共場所，面向公衆服務；後者安裝在手戶辦公室或家中，直接為用戶服務。
三類傳真機是目前使用最普遍、需求量最大的一種數字式傳真機。它集光學、電子學、精密機械、數據通信和微處理技術等最新成就于一身，具有其他傳真機所不及的許多特點。
一是功能多。三類傳真機由于電子計算機參與了傳真信息的控制處理，機器自動化程度很高。目前使用的三類機功能多達幾十種，例如：
自動檢測(診斷)功能。當機器出現故障時，能自動顯示故障現象和部位。如當發送文稿或記錄紙出現卡紙現象時，機上除了有文字顯示外，相應指示燈發亮，使用者可随時根據顯示排除故障。
無人值守功能。無人值守可以節省人員，特别是對時差很大的國際間傳真通信更有實際意義。無人值守通常可以區分為三類：收方無人值守、發方無人值守和雙方無人值守。收方無人值守指收方傳真機旁可以不要操作人員，發方撥通收方的電話号碼後即可自動啟動收方傳真機，并接收發方傳送的文稿，打印出管理報表供收方查看。發方無人值守指當發方用戶因臨時有急事要離開而又需将文稿傳給對方時，可以将所有的發送文稿放在傳真機的進紙闆上，按照事先規約，收方撥通發方的電話号碼後，即自動啟動了發方的傳真機，待核實雙方事先制定的密碼後，将發送文稿按順序依次發給收方。雙方無人值守就是收發雙方傳真機都可以不要操作人員，發方将要發送的文稿按次序放在進紙闆上，并調整好報文的發送時間，到了預定時刻，發方傳真機自行啟動，通過撥号呼叫，啟動收方傳真機，待核實雙方事先制定的密碼後，将文稿發送給對方。
圖像自動縮擴功能。前面曾經提到，文件傳真機好比是遠距離複印，有時發送的文稿尺寸未必與收方記錄紙剛好配套，這也無妨。倘若發送的文稿比較寬，而收方的記錄紙比較窄，這時可以通過調整使文稿按比例縮小。同樣道理，倘若發送的文稿比較窄，字也比較小，看不清楚，加上收方傳真機的記錄紙比較寬，這時可自動地将文稿放大。
自動進稿和切紙功能。三類傳真機的紙台上可以放入50來張文稿紙，由機上的自動進紙器控制，按照順序依次自動發送。在傳送過程中，如果想了解傳送質量，可以查看打印出來的報表。傳真機上的自動切紙功能是使接收到的副本長短與發送文稿一樣，以防副本因紙長造成浪費、紙短了丢失文字。
色調選擇功能。有的三類傳真機除能傳送黑白兩種色澤外，還可以傳送深灰、中灰以及淺灰等中間色調，這樣，傳送的圖片畫面層次分明，富有立體感。
選發文稿的功能。有時發送文稿中的某些字段不需要向對方發送，隻要在這些字段旁邊注上一些特定的符号，則在收到的報文中，這些字段内容就自動被删除。
“跳白”功能。一張傳真文稿上往往有為數衆多的“白行”和“白段”，傳送這些空白部分要浪費相當的時間，因而降低了傳輸文稿的效率。具有“跳白”功能的三類傳真機遇到字與字或行與行之間有空白時，就會自動跳過去，這樣可以大大提高低密度文字的文稿的傳輸效率。利用三類傳真機傳輸一幅A4幅面的文稿，正常傳輸時間為1分鐘，有了“跳白”功能以後，可以提高到40秒、30秒、20秒，甚至幾秒鐘。
縮位撥号功能。對于一些經常的傳真對象，可以将其位數較多的電話号碼用1～2位自編代碼來代替。例如，用戶向電話局登記了用“86”兩位數代替對方的電話号碼82420772，那麼，傳真前用戶隻要按規定鍵入“86”即可自動接通被叫用戶82420772電話。
複印機功能。三類傳真機收、發合一，不僅能傳真，而且還能當複印機使用。有些三類傳真機将“複印”稱作“自檢”，通過它檢測傳真機工作狀況是否正常。
故障建檔功能。三類傳真機能将在使用過程中每次出現的障礙自動存儲在機内存儲器中，自動建立“病曆”檔案，需要時可以調出“病曆”進行分析和維修。
除此以外，三類傳真機還具有選擇掃描線密度的功能以及通話請求等功能。
二是操作使用方便。操作人員無須進行專門訓練，在很短時間内就能掌握使用和操作方法。
三是體積小，重量輕。最新的三類傳真機隻有幾千克重，個頭也不大，可很方便地攜帶。
四是傳輸方式靈活。三類傳真機可使用現有的公用電話交換網或專用電話線進行傳輸，以半雙工方式工作。
傳真是辦公自動化的常用手段，也是居家得力的通信助手。目前應用的傳真機大多是黑白傳真，它所傳送的圖像隻有黑白色澤的差别，沒有彩色的信息。伴随着科學技術的發展，既能傳送圖像亮度信息又能傳送圖像色度信息的彩色傳真将躍入通信舞台。它比起黑白傳真來更富有真實感和感染力。
彩色傳真的原理說起來也并不複雜，我們知道，自然界盡管絢麗多彩，百色争豔，但絕大多數色彩的光都能分解成紅、黃、藍3種顔色，反過來說，按照一定量的比例将它們調和在一起，就能合成出各種色彩，這就是有名的“三基色原理”。例如白色是由适量的紅、黃、藍色合成，青色是由适量的黃、藍色合成等。彩色電視機就是根據三基色原理進行工作的。
用傳真發送彩色圖片，基本上有兩種方法：一是采用“順序傳送”，即先把彩色圖像信息分解成紅、黃、藍3種基本信息，然後依照順序傳送出去，在接收端再将這3個基色混合起來，重現出與發方相同的彩色圖像。采用這種方法傳輸，就需要3倍于發送黑白圖像的傳輸時間，如果包括黑色在内，就要花上4倍的時間。另是采用“同時傳送”，即同時傳送每種顔色的單獨信号，但這樣需要增加電路的頻帶寬度。
就彩色傳真的基本原理來說，其實不是個新問題。早在1925年4月“貝爾系統技術指導”的卷首插圖中，就有彩色傳真的樣張。1945年8月，在波茨坦會議上，斯大林、杜魯門、艾德禮的彩色相片，曾用傳真機通過無線電傳到了華盛頓。現在問題在于如何提高彩色相片的傳輸效率和質量。科學家們預測，利用圖像壓縮技術，在不遠的将來，可以在傳輸黑白傳真的頻帶内，以相同的速度傳輸彩色傳真。随着圖像技術的發展，彩色傳真的廣泛應用已是指日可待。
發展曆程
傳真技術早在19世紀40年代就已經誕生，比電話發明還要早三十年。它是由一位名叫亞曆山大·貝恩的英國發明家于1843年發明的。但是，傳真通信是在電信領域裡發展比較緩慢的技術，直到20世紀20年代才逐漸成熟起來，60年代後得到了迅速發展。近十幾年來，它已經成為使用最為廣泛的通信工具之一。
“中國第一台華文傳真機”于50年代初期在天津成功開發，填補了國内一項空白。
鐘擺的啟示
傳真技術的起源說來很奇怪，它不是有意探索新的通信手段的結果，而是從研究電鐘派生出來的。1842年，蘇格蘭人亞曆山大·貝恩研究制作一項用電控制的鐘擺結構，目的是要構成若幹個鐘互連起來同步的鐘，就像現在的母子鐘那樣的主從系統。他在研制的過程中，敏銳地注意到一種現象，就是這個時鐘系統裡的每一個鐘的鐘擺在任何瞬間都在同一個相對的位置上。
這個現象使發明家想到，如果能利用主擺使它在行程中通過由電接觸點組成的圖形或字符，那麼這個圖形或字符就會同時在遠距主擺的一個或幾個地點複制出來。根據這個設想，他在鐘擺上加上一個掃描針，起着電刷的作用；另外加一個時鐘推動的一塊“信息闆”，闆上有要傳送的圖形或字符，它們是電接觸點組成的；在接收端“信息闆”上鋪着一張電敏紙，當指針在紙上掃描時，如果指針中有電流脈沖，紙面上就出現一個黑點。發送端的鐘擺擺動時，指針觸及信息闆上的接點時，就發出一個脈沖。信息闆在時鐘的驅動下，緩慢地向上移動，使指針一行一行地在信息闆上掃描，把信息闆上的圖形變成電脈沖傳送到接收端；接收端的信息闆也在時鐘的驅動下緩慢移動，這樣就在電敏紙上留下圖形，形成了與發送端一樣的圖形。這是一種原始的電化學紀錄方式的傳真機。
滾筒式傳真機
1850年，又有一位英國的發明家，名叫弗·貝克卡爾，他把傳真機的結構作了很大的改進，他采用“滾筒和絲杆”裝置代替了時鐘和鐘擺的結構。這種改進的結構，工作狀況有點像車床，滾筒作快速旋轉，傳真發送的圖稿卷在滾筒上随之轉動。而掃描針則沿着呖杆緩慢地順着滾筒的軸向前進，對滾筒表面上的圖形進行螺旋式的掃描。這種滾筒式的傳真機一直被延用了一百多年。
1865年，一位名叫阿巴卡捷的伊朗人根據貝恩和貝克卡爾提出的傳真機原理和結構，自己研制出了可以實際應用的傳真機，并且帶着傳真機到法國巴黎、裡昂和馬賽等城市進行了傳真通信的實驗。
相片傳真機的發明
人們對新聞照片和攝影圖片的傳送的要求是很廣泛的。許多科學家都曾緻力于相片傳真機的研究。1907年11月8日，法國的一位發明家--愛德華·貝蘭在衆目暌暌之下表演了他的研制成果——相片傳真。愛德華·貝蘭（1876-1963）是在法國攝影協會大樓裡工作的人員，他所在的法國攝影協會大樓下正好是法國電信線路從巴黎——裡昂——波爾多——巴黎的起始點和終點。這為貝蘭的研究提供了得天獨厚的條件。貝蘭的潛心研究，獲得了電信部門的允許，同意他在夜間利用這條通信線路做實驗。貝蘭在大樓的地下室裡廢寝忘食地研究和試驗了三年的時間，終于制成了相片傳真機。
愛德華·貝蘭并不滿足于自己所取得的初步成功，繼續進行傳真機方面的研究。1913年，他制成了世界上第一部用于新聞采訪的手提式傳真機。1914年，法國的一家報紙首先刊登了通過傳真機傳送的新聞照片。
相片傳真把指針接觸式的掃描改變成光電掃描，不僅使傳真的質量大大提高，而且光電掃描和照相感光制版配合，使相片傳真得以實現。
1925年，美國電報電話公司的貝爾研究所研制出高質量的相片傳真機。1926年正式開放了橫貫美國大陸的有線相片傳真業務，同年還與英國開放了橫跨大西洋的無線相片傳真業務。此後，歐美各國和日本等國相繼都開放了相片傳真業務，從此相片傳真被廣泛用于新聞通訊社傳送新聞照片，随後擴展到軍事、公安、醫療等部門，用來傳送軍事照片、地圖、罪犯照片、指紋、X光照片等。
彩色傳真機
最早彩色傳真記錄的圖片刊登在《貝爾系統技術報導》1925年4月的卷首插圖上。這幅圖片實際上是用濾色鏡按紅、綠、藍順序三種顔色分三次獨立傳送的，然後再重疊合成。後來有人用同樣的巋本技術，采取了一些自動化的操作，研制成能複制彩色圖片的傳真設備。1945年8月，在波茨坦會議上，杜魯門、斯大林和艾德禮的彩色照片成功地從歐洲通過無線電傳到華盛頓，但是仍未能用于開放彩色傳真業務。直到80年代中期，彩色傳真機才逐漸發展到可以實用化的程度。
傳真通信業務的大發展
1968年，美國率先在公用電話網上開放傳真業務，世界各國也随之相繼利用電話網開放傳真通信業務。使原本局限于在專用電路上應用的傳真機的數量猛增，應用的範圍迅速擴大。尤其是用于傳送手寫、打印或印刷的書信、文件、表格、圖形等的文件傳真機，使用最為普通，發展也最快。原國際電話咨詢委員會（CCITT）對電話網上使用的文件傳真機進行了分類，它們是：
一類機（G1） 在話路上傳送一頁A4幅面（210mm×296mm）文件約6分鐘時間；
二類機（G2） 在話路上傳送一頁A4幅面文件，約需3分鐘；
三類機（G3） 在話路上傳送一頁A4幅面文件，約需1分鐘；
四類機（G4） 高速文件傳真機，傳送一頁A4幅面文件，隻需3秒鐘。
在70年代以前，主要是使用一類機，70年代曾經使用二類機，80年代開始推廣使用三類機，它的性能、功能不斷完善，已逐漸成為傳真通信中主要機種。四類機的使用尚不普遍。最近十多年來，傳真通信的發展更為迅速，目前已成為發展最快的業務之一。
工作原理
市場上常見的傳真機可以分為四大類：1、熱敏紙傳真機（也稱為卷筒紙傳真機）；2、激光式普通紙傳真機（也稱為激光一體機）；3、噴墨式普通紙傳真機（也稱為噴墨一體機）；4、熱轉印式普通紙傳真機。傳真機的工作原理很簡單，即先掃描即将需要發送的文件并轉化為一系列黑白點信息，
該信息再轉化為聲頻信号并通過傳統電話線進行傳送。接收方的傳真機“聽到”信号後，會将相應的點信息打印出來，這樣，接收方就會收到一份原發送文件的複印件。但是四種傳真機在接收到信号後的打印方式是不同的，他們的工作原理的區别也基本上在這些方面。
1、熱敏紙傳真機（也稱為卷筒紙傳真機）：熱敏紙傳真機是通過熱敏打印頭将打印介質上的熱敏材料熔化變色，生成所需的文字和圖形。熱轉印從熱敏技術發展而來，它通過加熱轉印色帶，使塗敷于色帶上的墨轉印到紙上形成圖像。最常見的傳真機中應用了熱敏打印方式。
2、激光式普通紙傳真機（也稱為激光一體機）：激光式普通紙傳真機是利用碳粉附着在紙上而成像的一種傳真機，其工作原理主要是利用機體内控制激光束的一個硒鼓，憑借控制激光束的開啟和關閉，從而在硒鼓産生帶電荷的圖象區，此時傳真機内部的碳粉會受到電荷的吸引而附着在紙上，形成文字或圖像圖形。
3、噴墨式普通紙傳真機（也稱為噴墨一體機）：噴墨式傳真機的工作原理與點矩陣式列印相似，是由步進馬達帶動噴墨頭左右移動，把從噴墨頭中噴出的墨水依序噴布在普通紙上完成列印的工作。
保養方法
1、不要頻繁開關傳真機。
因為每次開關機都會使松下傳真機的電子元器件發生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導緻機内元器件提前老化，每次開機的沖擊電流也會縮短傳真機的使用壽命。
2、盡量使用專用的傳真紙。
請參按傳真機說明書，使用推薦的傳真紙。劣質傳真紙的光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。
3、禁忌在使用過程中打開合紙艙蓋。
因為傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，打印中請不要打開紙卷上面的合紙艙蓋，打開或關閉合紙艙蓋的動作不宜過猛。
4、經常做清潔。
要經常使用柔軟的幹布清潔松下傳真機，保持外部的清潔。對于傳真機内部，最好每半年清潔保養一次。
5、使用環境很重要。
傳真機要避免受到陽光直射、熱輻射，及強磁場、潮濕、灰塵多的環境，防止水或化學液體流入傳真機，以免損壞電子線路及器件。
挑選技巧
目前，市場上的傳真機種類有很多，既有國産的，也有進口的，要選購一台适合自己使用的傳真機，首先應從用途及功能上進行選擇。是家用，還是辦公用?傳真量大還是小?是否要錄音?是否要普通紙?是否要多合一等等。因為每增加一個功能就要增加購買成本，所以要結合自己實際使用情況，選一款性能價格比最适合自己的傳真機。
第一，傳真機的速率
如果有大量的國際業務傳真，那麼高速傳真機可為你節省大量的通信費用。
第二，确定傳真機傳輸和接收的幅寬
大多數傳真機傳送的都是A4幅寬，但很多文件會因幅面的限制而無法傳送。如果你經常有寬幅的文稿傳送，就需要選擇B4甚至A3的傳真機。
第三，要确定文件傳送的質量要求
目前一般傳真機的掃描密度大多為7.7線/mm的粗細型，你隻能傳送大字體的文件;如果你的文件字體很小，對方就無法分辨了。因此應選擇15.4線/mm超粗細型的傳真機，就會幫你解決此類問題。
第四，确定是否采用普通紙接收的傳真機
這是很重要一點，由于熱敏紙無法長期保存，所以普通紙傳真機就有明顯優勢，但其成本也相對較高。
優缺點比較
四類傳真機中最常見的是熱敏紙傳真機和噴墨/激光一體機，而激光一體機和噴墨一體機的不同之處僅僅是打印方式和所采用的耗材上。所以基本上可以分為兩大陣營進行比較，一類為熱敏紙傳真機，另一類為噴墨/激光一體機。
熱敏紙傳真機的曆史最長，價格也比較便宜，它的優點還有彈性打印和自動剪裁功能，還可以自己設定手動接收和自動接收兩種接收方式。與噴墨/激光一體機相比還有一個比較大的優點就是自動識别模式。當傳真機被設定為自動識别模式的時候，傳真機在響鈴2聲後會停幾秒鐘，自動檢測對方是普通話機打過來的還是傳真機面闆上撥号鍵打過來的。如果檢測對方信号為傳真信号，就自動接收傳真；如果隻檢測到語音信号，就會自動識别這是通話信号而繼續響鈴，直到沒有人接聽再給出一個接收傳真信号。這樣的接收模式，比起自動接收方式，更智能一些，可以盡量減少在誤設為自動接收方式時丢失的來電。另外就是熱敏紙傳真機在複雜或較差的電信環境中的兼容性相當好，傳真成功率比較高。
熱敏傳真機最大的缺點就是功能單一，僅有傳真功能，有些也兼有複印功能，也不能連接到電腦，相比噴墨/激光一體機無法實現電腦到傳真機的打印工作和傳真機到電腦的掃描功能。還有就是硬件設計簡單，分頁功能比較差，一般隻能一頁一頁的傳。這類傳真機在菜單設計上也比較簡單，在傳真特殊稿件時很難手動調整深淺度、對比度等參數。
相對于熱敏紙傳真機功能單一的缺點，噴墨/激光一體機首先要指出的就是功能的多樣性。除了普通的傳真和複印功能，一體機都可以連接電腦進行打印和掃描的操作，有些也可以實現傳真保存到電腦中的功能，這樣更能節省紙張和墨水。通過安裝相關軟件就可以實現電腦發送傳真和打印到傳真的功能。在菜單設計上，在噴墨/激光一體機的面闆上可以很方便的設定要傳真稿件的各種參數，還可以實現彩色複印和彩色傳真等功能。在自動分頁功能上，噴墨/激光一體機可以自動的一頁一頁的進紙，使得傳真發送方便快捷。
但是，噴墨/激光一體機支持的傳真接收方式隻有自動接收方式和手動接收方式這兩種，不支持自動識别功能，在機身上一般也沒有設置話筒。另外噴墨/激光一體機對線路的要求很高，一般需要直接連接到電話局的進線。
發展方向
熱敏紙傳真機發展的曆史最長，現在使用的範圍也最廣，技術也相對成熟，但是功能單一的缺點也是比較突出，需要長期保存的傳真資料還需要另外複印一次，這也比較麻煩，但是如果傳真量比較大或者是傳真需求比較高而且也确實不需要掃描和打印功能的用戶，熱敏紙傳真機是比較合适的選擇。
随着噴墨/激光一體機技術發展的不斷成熟，其強大的多功能性也不斷在現代化的辦公應用中得到廣泛應用，對于提高辦公設備的利用率和工作效率的提高還是有比較大的幫助的。因此如果是有電腦在身邊的話，一台具有掃描、打印、打印到傳真等多功能的傳真機也是不錯的選擇。
現階段兩大類傳真機都擁有廣闊的市場，各自有各自的特點，大家可以根據自己的需要選擇适合自己的傳真機。
随着網絡的發展成熟，傳統的傳真機正在逐漸被新型的網絡傳真機取代。所謂網絡傳真機是指不需要傳真機隻要上網就可以收發傳真的新型傳真方式。在未來，它極有可能取代傳統傳真機而成為傳真主流。
安裝方法
1、使用前：請仔細閱讀使用說明書，正确地安裝好機器，包括檢查電源線是否正常、接地是否良好。機器應避免在有灰塵、高溫、日照的環境中使用。
2、芯線。有些芯線如松下V40、V60、夏普145、245等用的是4芯線而有的用的是3芯線，這兩種連接如錯誤，則傳真機無法正常通信。（1）線路通信質量的簡單判斷：當線路通信質量差時，進行傳真可能會引起文件内容部分丢失，字體壓縮或通信線路中斷。（2）判斷方法：摘機後聽撥号音是否有異常雜音。如“滋滋”聲或“咔咔”聲。
3、記錄紙的安裝：記錄紙有兩種，傳真紙(熱敏紙)和普通紙(一般為複印紙)。
a、熱敏紙原理：在基紙上塗上一層化學塗料，常溫下無色，受熱後變為黑色，所以熱敏紙有正反面區别，安裝時須依據機器的示意圖進行。如新機器出現複印全白時，故障原因可能是原稿放反或熱敏紙放反。
b、普通複印紙的選擇：普通紙傳真機容易出現卡紙故障，多數由于紙質量引起。一般推薦紙張重量為80g/平方米，并且要幹燥。特别是佳能B110、B150、B200、三星SF4100機型。
4、三星系列某些機型帶有語言芯片錄音功能：該功能須一節安裝于機内的9V疊層電池支持工作，如傳真機工作電源斷開後，該電池獨立工作20小時後電量将被放盡，面闆液晶顯示“無電池”或“請更換電池”，因此建議該種機型24小時連續加電工作。
5、卡紙的處理：(1)原稿卡紙，如顯示“DOCUMENTJAM”等。如強行将原稿抽出，易引起進紙機構損壞(如三洋117、217等會顯示“MACHINEERROR”)。解決方法：掀開面闆，将原稿抽出或将面闆下自動分頁器彈簧掀開(詳見各機器使用說明書)将紙取出。(2)記錄紙卡紙，故障原因是記錄紙安裝不正确、紙質量差、切紙刀故障。解決方法：a、正确安裝記錄紙。b、選用高質量記錄紙。c、對于切紙刀引起的卡紙，打開記錄紙艙蓋時不能過于用力。如打不開，則可以将機器斷電後再加電，一般問題可以解決，切記不可強行打開，否則極易引起切紙刀損壞，如松下V40、V60等。
6、接收傳真正常，複印、發傳真時有豎直黑條。一般為掃描頭髒引起(如塗改液、公章印)。解決方法：用軟布或棉花蘸酒精液輕輕将掃描頭上贓物擦去。
傳真機使用過程中，要進行保養維護，由于各個型号的機器在結構上的不同，所以維護的方法都不盡相同。下面隻能就一些通常的故障現象做以分析。
1．通信故障：
一般通信故障的原因有三種，一是電話線路的連接或線路本身不正常，二是傳真機的内部參數設定不對，三是傳真機的電路部分損壞。遇到這種故障，首先要先咨詢傳真機的專業維修部門，如果是前兩種原因應該進行調整，如果是最後一種情況則應請專業維修人員進行修理。
2．接收或複印的副本文件不清晰：
1）如果接收的文件不清晰，首先向發送方确認原文件是否清晰，然後對自己的機器進行熱敏頭的測試，所有機器的說明書中都應有熱敏頭的測試方法。檢查機器的熱敏頭是否損壞。如果損壞應更換。上述檢查均沒有問題的情況下，則說明發送機器有問題。
2）如果發送或複印文件不清晰，應檢查熱敏頭是否損壞，此外應檢查CIS或CCD及機器的鏡片是否髒，如果機器的掃描器是CIS，還應檢查記錄紙接觸的膠滾（白色）是否有灰塵。一般對這些部分的清洗要用工業酒精擦拭幹淨，不能用水。
3）如果排除了上面的原因，一般講是機器的掃描器或主控闆損壞，應請專業人員更換。
4）除了前面三種原因外，還有可能是機器熱敏頭髒或熱敏頭的安裝位置不正常。
使用技巧
1、啟用傳真機以前，應當仔細閱讀這些安全教育，以便今後更好的使用傳真機。
2、不能自己拆卸傳真機部件：如果接觸設備内部暴露的電接點将引起電擊。請将傳真機交給您所在地經授權的佳能傳真機維修商維修。
3、傳真機隻能在水平的、堅固的、穩定的台面上運行。
4、在傳真機的背面，底面均有通風孔。為避免傳真機過熱(将引起運轉反常)，請不要堵塞和蓋住這些孔洞。不應将傳真機置于床上、沙發上、地毯上或其他類似的柔軟台面上。不應靠近暖風或熱風機，傳真機也不應放在壁櫥内、書櫃上及其他類似通風不良的地方。
5、傳真機所用電源隻能是設備上标注所指定的電源類型。
6.應确認插在牆面電源插座上的所有設備所用的總電流不超過插座斷路器的電流整定值。
7. 不允許電源軟線挨靠任何物品。不要将傳真機放置在電源軟線會被踩到的地方。确認電源軟線無絞纏、打結。
8. 不要使傳真機靠近水或其他液體，如果設備上或設備内測到了水，應立即拔去電插頭，并給您所在地經授權的佳能傳真機維修商打電話。
9 不要使小件物品(例如，大頭針、曲别針或釘書針)掉入傳真機内，如果有東西掉入應立即拔去設備電插銷頭，并給您所在地授權的佳能傳真機維修商打電話。
名詞解釋
一些高檔傳真機可以将文件及多家接收方的電話号碼存儲，然後自動依次撥通分組内的電話号碼（多個地址），分别發送，不用用戶一個一個地撥号碼發送，節省了大量的撥号時間，提高了辦公效率，發送的結果情況（是否發送成功）可以打印出來。也叫“廣播發送”和“多站發送”。
報告/參考系統
傳真機就象人一樣，工作了一段時間後就要寫總結，寫報告，反饋意見等，而傳真機反饋的是一些信息和傳真機其他的一些系統信息，包括出錯報告、日志報告、系統配置報告、功能列表、存儲号碼列表、安裝幫助，這就是報告/參考系統。
出錯報告：在傳真發送或接收失敗後傳真機顯示的相關錯誤信息，它可以幫助用戶找到傳真機工作失敗的原因，正确的重新發送或者接收傳真。日志報告：傳真機在收發一定次數的文件後，将機器記錄的工作結果打印出來，又稱工作報告。這個報告對統計發送的文件相當有用處。大部分的傳真機都具有這兩項報告，而其他的報告并不是所有的傳真機都支持。
快速撥号
為了節省時間，不用記大量的傳真号，一般都設置了一些比較快捷的撥号方法，大大方便了撥号，大緻上有單觸式快速撥号、編碼式快速撥号等好幾種快速撥号方式。
單觸式快速撥号：
傳真機可以将一些常用的電話号碼存儲，并用一按鍵來代替号碼，這就象現在的手機的快速撥号功能，撥号時隻需按一下這個鍵即可撥号。編碼式快速撥号：傳真機将常用的電話号碼編成一系列的代碼以取代電話号碼的撥号方式，又稱鍊式撥号，例如撥IP卡，将服務号碼存在一個快捷鍵中，将卡号存在另一個快捷鍵，将密碼存在第三個快捷鍵中，這樣一次通話撥三次快捷鍵即可。一般快速撥号都有其支持的最大數目，當然支持的最大數目越大，也就更方便快捷。
網上傳真機
直接在計算機的網頁上發送傳真給任意本地傳真機（通過代理服務商）。您可以輸入任意中文或西文信息，收件人的傳真号碼可以是任意的本地傳真号碼。随着Internet的不斷伸延，網絡的觸端遍及各個地方，網上傳真機将不斷發展。
印章發送
這裡的印章是指傳真機發送文件的時候，在固定位置和正文一起傳送到接收方的圖案，就象普通文件的印章一樣。印章發送增加了傳真的保密性和趣味性。傳真機設置的印章大多有兩種類型：一種是自制印章，用戶根據自己的喜好，又或者按要求制成文字圖象，可以包含有本人地址、照片、公司徽章等，然後使用傳真機特定的紙張掃描到傳真機中；第二種是傳真機提供的印章樣品，如“請來電話”，“急件”，“閱後請銷毀”等等。這些預先設定的印章方便了用戶，用戶隻需選擇要傳送那個就行了。印章的規格一般是80毫米×25毫米。
電話／傳真切換
有些傳真機可以識别來電是傳真或是電話。如果人為按鍵撥号視同電話，機器不啟動工作；如果機器自動撥号則視為傳真，機器自動啟動工作。
電話錄音
有些傳真機附帶有留言錄音功能，和普通的錄音電話功能相同。
靜音接收
有些傳真機可以在電話打進來時不振鈴直接轉入傳真接收狀态。
免提通話
和電話的免提通話是一樣的功能。但是很多傳真機的免提通話是單向的，即隻能免提撥号及接聽，而不能免提通話。
停電通話
傳真機在停電後可以作為普通電話使用。
遙控啟動
一般傳真機的工作啟動要通過按“啟動/開始”鍵。有些機器可以用數字鍵盤來啟動機器的工作。
預約發送
預約發送是指傳真機在準備發送文件過程中可以定時發送文件。
無紙接收
有些傳真機内置有存儲器（Memory），當記錄紙用完後接收的文件可以存儲在機器的存儲器裡，安裝記錄紙後自動打印存儲的文件。在記錄紙用完時，保存文件資料非常的重要。
自動傳真
也就是由傳真機自己完成傳真過程不需要人工的幹預，具體操作首先由客戶通過電話按鍵來選擇所需的某一特定的傳真服務，然後傳真服務器會根據客戶的輸入，自動動态地生成傳真文件，并自動給客戶發送傳真，方便快捷。客戶也可以根據按鍵自動向語音系統的電腦發送傳真。 電腦傳真:如果在與客戶交談時需要立即為客戶發傳真，可以通過啟動電腦上的桌面傳真，客戶的資料，如客戶名、傳真号等，會自動調出。選擇客戶所需的傳真内容後，輕輕一點發送按鈕，傳真就會快速的發送出去，方便快捷。
自動進稿
自動進稿（ADF-Auto Document Feeder）指傳真機可以自動進給多頁文件并對文件分頁。進行多頁稿件發送，簡單容易又方便。
自動切紙
自動切紙（Auto cutter）紙傳真機帶有切紙刀，每傳送一頁就自動切紙，省了用戶專門切紙。
自動展平
針對于熱敏紙而言。由于記錄紙是桶狀的，接收文件後會卷曲，自動展平功能指傳真機在接收文件後将記錄紙自動展平，方便用戶的觀看。
自動重撥
在自動發送傳真時，如果發送沒有成功，傳真機可以自動重複撥号。
常見問題
一、在發送傳真時，為什麼原稿經常出現傳送歪斜甚至卡紙現象？
當原稿在傳送過程中，不是出現傳送歪斜就是原稿被卡的問題時，大家應該及時檢查傳真機内部紙張傳動部分的兩棍軸是否已經松動，因為一旦兩棍軸松動就不會對紙張産生足夠的壓力，紙張就很容易出現歪斜甚至堵塞，所以發現兩棍軸松動的話，應該立即清洗和調整兩棍軸，使兩棍軸恢複正常的工作狀态；兩棍軸如果安裝的位置不平行的話，也會容易引起上面的故障問題，因此大家必須确保兩棍軸的位置要平行；原稿導引闆位置擺放得正确與否，也會對原稿的傳送産生影響。
因此在傳送文稿之前，必須正确調整好原稿導引闆的位置，同時把要傳送的文稿整齊地放置在導引闆上；除了上面的幾個因素外，紙張傳送路徑上的障礙物很容易阻擋原稿的正常傳送，從而産生卡紙或者堵塞現象，所以一旦出現卡紙現象時，大家也要記得及時打開傳真機的側面闆蓋，來将紙張傳送路徑上的紙屑或者其他障礙物清除幹淨。
二、為什麼傳真機每次都會多頁傳送？
每次多頁傳送是一種很普遍而又十分常見的故障現象，引起這種故障的可能原因有多種，例如紙張傳送部分的傳動金屬片一旦發生變形，就會産生這種故障，因此一旦發現傳動金屬片發生變形的話，應該立即對它進行調整甚至重新更換一個新的傳動金屬片；如果傳真機的面蓋沒有正确蓋好的話，也很容易造成每次多頁傳送的故障現象。
所以在發送傳真之前，大家應該首先認真檢查是否已經蓋好了傳真機的面蓋；除了上面兩種原因外，分紙橡膠片的好壞直接影響到原稿的正确傳送，如果分紙橡膠片發生損壞或者表面有污垢的話，應該及時更換或者用清潔劑來對它進行清洗。
三、為什麼傳真機不能自動輸入原稿？
引起傳真機不能自動輸入原稿的因素很多，主要有以下幾個方面：首先檢查紙張傳送路徑上是否有障礙物阻擋，如果有要立即将它清除幹淨；其次檢查傳真機控制面闆上的各種相關指示燈是否工作正常，如果“傳真”指示燈不亮的話，表明傳真機的原稿位置傳感器或者原稿讀取傳感器工作不正常甚至發生故障，我們應該及時對它們進行檢查和更換。
第三種可能因素為分紙橡膠片出現了損壞或者産生的壓力不正常，我們也應該對它進行及時檢修；第四種故障原因可能是紙張傳送機構中的金屬彈簧片和傳送輥軸産生了松動，從而對原稿産生不了足夠的壓力，如果是這樣的話，大家應該看看傳真機的側面蓋是否已經蓋好，檢查金屬彈簧片是否已經變形或者失去彈性，一旦工作不正常的話，應立即予以更換。第五種故障原因是傳送原稿的輸入部分出現問題，例如如果被傳送的原稿表面太光滑，就很容易産生打滑現象而不能自動輸入原稿，此時應該将原稿複印一份，然後再傳送複印件就可以了，如果傳送原稿厚度不夠也會産生不能自動輸入原稿的現象，因此大家一定要保證被傳送的紙張厚度大于0.15毫米，再有就是被傳送的原稿不能卷曲，不然傳真機也不會自動輸入原稿的。
最後一種故障原因是紙張傳動部分的傳送輥工作不正常，例如傳送皮帶出現打滑現象或者脫落，一旦發現這個問題的話，要及時将皮帶重新安裝好或者重新更換新的皮帶，也有可能是固定皮帶輪的螺絲釘出現了松動現象，如果出現松動的話，趕快想辦法将它擰緊。
